Електронне листування та документообіг

Електронні документи повинні створюватись за вимогами Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851–IV (далі – Закон № 851–IV–2003).

Створені електронні документи повинні відповідати правовому статусу установ.

Право видавання електронних документів, їх підписання, погодження, затвердження регламентується положеннями (статутами) установ, положеннями про структурні підрозділи і посадовими інструкціями.

В установах визначається конкретний комплекс управлінських документів, передбачений номенклатурою справ установи, що за правовим статусом можуть створюватися як оригінали у формі електронних документів, згідно вимог Закону № 851–IV–2003.

З метою ефективності та оперативності роботи з електронними документами, відповідно до табеля та альбому уніфікованих форм документів установи, створення яких визначається Інструкцією з діловодства, можуть розроблятися уніфіковані форми електронних документів установи, зокрема трафаретні тексти електронних документів.

Порядок розроблення уніфікованих форм електронних документів, формат, структура, зміст та їх застосування визначається в залежності від технологій, що використовуються для організації електронного документообігу, і вводиться у дію наказом керівника установи або наказом організації вищого рівня, що розробляє уніфіковані форми електронних документів для відомства або галузі.

Склад реквізитів організаційно-розпорядчих електронних документів та порядок їх розташування, що забезпечує організацію процесів управління установою, встановлює ДСТУ 4163–2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (далі –ДСТУ 4163–2003).

Електронний документ - це документ із записом звуку або інформації для ЕОМ. Основним способом документування тут виступає не писемність, а екраном, заснована не на лінійному, тобто витягнутому в рядок листі, а на тимчасовому потоці екранних зображень (електронна книга, електронний журнал, диск). Відтворення тексту ЕОМ здійснюється двома шляхами: зображення його на екрані дисплея або у вигляді текстового роздруку.

Досягнення останніх років в обчислювальній техніці, великий ринок порівняно недорогих комп'ютерів і принтерів дозволили успішно використовувати персональний комп'ютер у діловодстві. Сьогодні розвиток малого і середнього бізнесу не обходиться без комп'ютера в організації.

Раніше робота з документами вимагала часу і великих трудовитрат у зв'язку з необхідністю передруковувати вручну весь документ навіть при внесенні самих незначних змін. Величезні стелажі паперових архівів і «десять тисяч кур'єрів» визначали «обличчя» солідної організації. Комп'ютером викликані фундаментальні зміни в діловодстві. Комп'ютерні програми допомагають працювати з текстом, таблицями, графіками, малюнками, дозволяють створювати електронні архіви документів, забезпечують рух документів всередині і ззовні організації, їх реєстрацію і контроль.

У залежності від реалізації, можливостей та призначення системи діловодства, технічного архіву та документообігу можна поділити на три рівні:

1. Персональні системи (однокористувацькі). Ці системи найбільш прості і дешеві, але не завжди задовольняють потребам підприємства. Як приклад може бути розглянута проста організація діловодства в середовищі Windows.

2. Система для робочих груп. Дані системи, як правило, для забезпечення пошуку документів використовують базу даних. Вони прості у налаштуванні, не вимагають виділеного сервера, призначені для використання в першу чергу в мережах. Приклади: Rasterex EDM, CYCO AutoManager WorkFlow, Інтермех Search 3.0, Intergraph WorkShare. Такі системи доцільні для використання 20 - 30 одночасно працюючими співробітниками.

3. Системи масштабів підприємства. Такі системи побудовано в архітектурі клієнт-сервер, використовують для пошуку даних, як правило, SQL Server (що ускладнює їх адміністрування). Працюють вони як на платформі РС, так і на робочих станціях. Можливостями захисту даних вони володіють більшими, ніж системи середнього рівня, добре масштабуються, що дозволяє використовувати їх як в рамках відділу, так і всього підприємства. Найбільш відомі в нашій країні системи такого класу - на основі DOCS Open. Виробники САПРдля UNIX-станцій також пропонують ряд систем: ComputerVision Optegra, EDS / Unigraphics IMAN, Intergraph AIM.

Для організації автоматизації діловодства необхідно здійснити перехід від паперових носіїв інформації до електронних. Для цього в організації повинні бути наступні компоненти:

♦ Засоби для створення та обробки інформації в електронній формі;

♦ Засоби для зберігання даних - архів (сервер або кілька серверів з необхідним для архівного копіювання документів периферійним обладнанням);

♦ Система передачі даних між користувачами;

♦ Засоби для отримання твердої копії архівних даних;

♦ Власне програмне забезпечення автоматизації документообігу та управління даними.

На даний момент на користь діловодства на комп'ютері говорить і те, що цей процес підкріплений законодавчою базою. А також випускається багато літератури з цієї проблеми. Серед якої можна знайти як спеціальну інформацію, так і навчальну літературу, що дозволяє освоїти всі необхідні програми самостійно. Доступність інформації сприяє поширенню електронного діловодства та її популяризації.

У літературі з даного питання висвітлені положення сучасної регламентації діловодства на комп'ютері. Дана характеристика законодавчих актів та нормативно-методичних документів, що регламентують роботу з електронними документами.

Проблема електронних технологій у діловодстві - це проблема використання в традиційних умовах новітніх технологій, що прискорюють процеси на всіх стадіях діловодства, від документування до архівного зберігання. Характерно, що більшість автоматизованих систем діловодства є саме технологіями в традиційному середовищі.

Проблема використання електронного документообігу в сфері управління є виключно багатогранною і не зводиться тільки до можливостей техніки. Пильну увагу привертають аспекти інформаційної безпеки і захисту інформації, підтвердження достовірності електронних документів. разом з тим існує досить великий комплекс питань організаційного та методичного характеру, пов'язаних з інформаційно-документаційним аспектом. Досягнутий рівень використання нових інформаційних технологій у діловодстві дозволяє будувати не тільки гіпотетичні припущення про електронний офісі майбутнього, а й виявляти реальні шляхи переходу від традиційного документообігу до автоматизованого та електронного.

Електронний документообіг повинен являти собою цілісну, комплексну управлінську технологію, що забезпечує основні процеси роботи з електронними управлінськими документами (вхідними, вихідними і внутрішніми) з дотриманням вимог до їх оформлення і посвідченню.

Використання корпоративних систем автоматизації документообігу є конкретним кроком до впровадження та розширення елементів електронного документообігу.

По-перше, кожен користувач корпоративної системи у відповідності зі своїми правами має технологічну можливість звертатися не тільки до реєстраційно-облікових відомостями про документ, резолюціям, але і безпосередньо до електронного файлу цього документа (звичайно, якщо він узятий у систему). Тим самим можна організувати електронний документообіг всередині організації серед користувачів системи.

По-друге, інтеграція з системами електронної пошти дозволяє пересилати інформацію про документ і йогофайл абонентам поштової системи, не є користувачами системи автоматизації документообігу - як зовнішнім кореспондентам, так і співробітникам даної організації.

«Практика показує, що необхідний ряд етапів у впровадженні корпоративних систем та електронногодокументообігу (1-й етап - вирішуються питання організації впровадження системи; на 2-му - визначаються види і різновиди документів, потім передбачається масштабне використання функцій електронного документообігу)» [4].

Можна виділити два рівні організації впровадження та використання елементів документообігу:

- Документообіг всередині організації;

- Зовнішні комунікації організації.

В умовах застосування корпоративних інформаційних систем управлінські документи (їхні тексти або відскановане зображення) можуть включатися в бази даних у розрахунку на звернення до них у довідково-інформаційних цілях користувачів з числа працівників цієї організації.

Виходячи з документації організації і наявних ресурсів, доцільно також визначити, документи якого обсягу підлягають скануванню (наприклад, до 15-20 сторінок, до 50 сторінок і т.п.). Можливо здійснювати сканування і без формального обмеження обсягу, якщо багатосторінкові документи для організації нехарактерні або якщо дозволяє кадрове та технічне забезпечення.

Найбільш якісні програмні продукти автоматизації документообігу не обмежують формат файлу, що прикріплюється до електронної реєстраційної картки документа.

Графічні формати дають можливість отримати при скануванні зображення документу з усіма його реквізитами. Однак при введенні в інформаційну систему по таких файлів не можна провести контекстний пошук.

Текстові формати запису файлів дозволяють провести контекстний пошук у базі даних. Однак при записі в текстових форматах прибираються деякі зовнішні ознаки документа, залишається тільки його текст.

Тому з урахуванням складу документообігу конкретної організації потрібно визначити не тільки категорії документів, файли яких вводяться в корпоративну систему автоматизації документообігу, але й у якому форматі вони повинні бути записані. Для окремих категорій документів можна застосовувати одночасно як графічний, так і текстовий файли, що значно розширює можливості корпоративної системи не тільки по забезпеченню документообігу, але і довідково-інформаційної роботи.

Сканування без розпізнавання тексту дозволяє виконати роботу зі створення файлу документа в графічному форматі досить оперативно.

Якщо до електронних реєстраційних карток прикріплюються файли вихідних і розпорядчих документів організації, то, звичайно ж, можна використовувати файл, приготований виконавцем документа.

Питання відповідальності виконавців за достовірність файлу повинні бути встановлені в інструкції з діловодства або в регламенті використання корпоративної системи автоматизації документообігу.

Поєднання використання електронних документів з елементами традиційного діловодства та документообігу має кілька аспектів.

Частина документів збереже паперову форму існування. Неминуче співіснування паперового та електронного документообігу з урахуванням впровадження нових інформаційних технологій. Тому важливо продумати оптимальні процеси документообігу для основних категорій документів з урахуванням використання елементів електронного документообігу.

Технологія роботи з вхідними документами може бути наступною. Якщо документ надійшов в організацію на паперовому носії, то проводиться його реєстрація, сканування (з розпізнаванням або без розпізнавання), прикріплення електронного файлу до реєстраційної картки в корпоративній системі документообігу. Після чого можливі різні варіанти технології подальшої роботи з документом.

Паралельний обіг паперових документів та їх електронних копій.

При цьому в базу даних вноситься інформація про проходження та виконання документів. Резолюції на документах керівники пишуть від руки. Потім діловодна служба або секретарі вводять їх в автоматизовану систему. Електронна копія є засобом оперативного оповіщення та використовується для довідково-інформаційної та аналітичної роботи. Подібну технологію швидше можна назвати не електронним, а автоматизованим документообігом, що представляє собою відображення процесів роботи з паперовими документами у комп'ютерній системі.

Після введення електронного образу документа в корпоративну систему паперовий оригінал залишається на оперативному зберіганні (в поточному архіві) у службі ДОП або в підрозділі, осуществлявшем реєстрацію документа, і міститься у справу згідно з номенклатурою справ. Відповідно до встановлених категоріями документів, електронні образи яких вводяться в корпоративну систему документообігу, подальша робота ведеться з електронними файлами цих документів.

Електронний документообіг внутрішніх документів в принципі можна здійснювати аналогічно технології роботи з вхідними документами. Але при роботі з внутрішньою листуванням можливості використання безпаперових комунікацій набагато ширше. Процедури сканування з розпізнаванням або без розпізнання тексту, характерні для технології обробки вхідних документів, можу бути виключені. З урахуванням аналізу складу внутрішньої документації, сфери її застосування та строків зберігання в багатьох ситуаціях можна обійтися без створення паперового документа. Наприклад, службова записка може спочатку створюватися в електронному вигляді, реєструватися в корпоративній системі документообігу і розглядатися особою, якій вона була адресована, без роздруківці на паперовому носії.

Таким чином, робота з внутрішніми документами в корпоративній системі документообігу являє собою свого роду модель для освоєння елементів електронного документообігу співробітниками організації.

Самостійне значення має питання про використання коштів підтвердження достовірності документів у внутрішньому електронний документообіг. Якщо програмним забезпеченням корпоративної системи документообігу передбачена ідентифікація користувачів на основі паролів і розвинена система протоколювання дій користувачів, то електронний цифровий підпис використовувати не обов'язково. Разом з тим у ряді ситуацій узгодження проектів документів використання ЕЦП може бути бажаним. Оптимальні технологічні варіанти допоможе вибирати практика застосування елементів електронного документообігу.

Головне призначення систем електронного документообігу - це організація зберігання електронних документів, а також роботи з ними (зокрема, їхнього пошуку як по атрибутах, так і за вмістом). У системах електронного документообігу також реалізований санкціонований доступ до документів, відстежуються вироблені в них зміни і контролюються всі їхні версії і підверсії.