Оперативный и бухгалтерский учет

На предприятиях ведется три вида учета — оперативный, бухгалтерский и статистический, которые дополняют друг друга и образуют единую систему учета. На основе этих трех видов учета создается возможность проведения глубокого системного анализа всей производственно-хозяйственной деятельности предприятия, его структурных подразделений и разработки по его результатам действенных мероприятий, направленных на повышение эффек­тивности производственной деятельности.

Организация оперативного учета должна быть такой, чтобы обеспечивать возможность непрерывного контроля состояния за­делов и запасов, выявления отстающих участков производственной деятельности с целью разработки мероприятий по оперативному устранению отставания, получения информации для разработки календарных планов на последующий расчетный период и осуще­ствления оперативной подготовки производственной деятельно­сти.

Номенклатура учетной информации определяется исходя из тех показателей, по которым строится календарный план, а также тех, которые дополнительно необходимы в процессе диспетчирования производственной деятельности. По показателям календарного плана оперативный учет с предусмотренной планом дискретностью (сутки, смена, часы) должен отразить выполнение заданий по объ­ему и номенклатуре продукции (работ, услуг).

В отличие от других видов учета главным требованием к опера­тивному учету является своевременность. Его задача — не сбор последующей отчетной информации, а отражение в реальном мас­штабе времени текущего хода производственной деятельности АТП

непосредственно на рабочих местах, контрольных пунктах и скла­дах.

Количественный и временной контроль хода производственной деятельности осуществляет планово-диспетчерское бюро цеха и диспетчерская служба предприятия.

На основе оперативного учета ведется бухгалтерский и статис­тический учет и выполняется ряд работ, связанных с финансиро­ванием. В связи с этим оперативный учет должен быть согласован с бухгалтерским и статистическим учетом и давать возможность выполнять соответствующие операции по финансированию.

Для оперативного получения учетных данных на современных предприятиях широко используются автоматизированные системы сбора и регистрации первичной информации (датчики, счетчики, регистраторы производства, информационные табло и др.), раз­ветвленная сеть оперативной телефонной, фототелеграфной и те­левизионной связи.

Особое внимание следует уделять обеспечению единства пер­вичной документации, что создает условия для повышения точно­сти и оперативности бухгалтерского и статистического учета и заметно снижает их трудоемкость.

Одним из важных объектов оперативного учета является учет выработки продукции (работ и услуг) и проработанного времени, который обобщается в бухгалтерском и статистическом учете.

Оперативный учет ведется в первичных документах установлен­ной формы.

Например, на перевозках грузов и пассажиров таким докумен­том является путевой лист, в котором учитываются время работы автомобиля на линии, количество перевезенных грузов, расстояние перевозки, расход топлива и другие показатели в зависимости от вида перевозок, условий работы. Те же грузовые перевозки могут выполняться по сдельному или часовому тарифу.

На сдельных перевозках в путевом листе обязательно учитыва­ются все технико-эксплуатационные показатели, которые влияют на производительность автомобиля, учитываемую в тоннах и тон­но-километрах: время пребывания автомобиля в наряде, пробег с грузом, общий пробег, число ездок, расстояние перевозки, коли­чество перевезенных тонн.

На перевозках по часовому тарифу учитываются время в наряде и пробег.

Каждое предприятие независимо от его организационно-правовой формы в соответствии с Федеральным законом «О бухгал­терском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ (в ред. Федерального закона от 03.07.98 № 123-Ф3), Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российский Федерации, утвержденным приказом МФ РФ от 29.07.98 № 34-н (в ред. При­каза МФ РФ от 30.12.99 № 107-н), Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Ин­струкции по его применению, утвержденной Приказом МФ от 31.10.2000 № 94-н, нормативными актами, методическими указа­ниями по бухгалтерскому учету должно вести бухгалтерский учет с целью обобщения результатов его деятельности в едином денеж­ном выражении, а также для выявления резервов улучшения фи­нансового состояния предприятия, и прежде всего увеличения прибыли и рентабельности. Он охватывает хозяйственную деятель­ность предприятия, движение средств, источники их образования. С помощью учета осуществляется контроль за всеми хозяйствен­ными операциями, соблюдением сметно-финансовой дисциплины и выполнением финансового плана [60].

Бухгалтерский учет проводит непрерывное и сплошное отра­жение в денежном выражении всех хозяйственных операций, связанных с движением материальных и денежных средств в про­цессе производства и обращения, обеспечивая сохранность соб­ственности.

Так, в бухгалтерском учете находятся сведения о начисленной и выданной заработной плате, затратах на топливно-энергетичес­кие ресурсы, запчасти, смазочные и другие эксплуатационные ма­териалы, о полученных доходах и т.п. Результаты производствен­ной деятельности и финансовое состояние отражаются в балансе.

Элементами бухгалтерского учета являются денежная оценка объектов учета (средств предприятий, источников их образования и хозяйственных операций); бухгалтерский баланс, отражающий в денежном выражении совокупность хозяйственных средств и источников их образования; сплошная документация хозяйствен­ных операций; счета бухгалтерского учета и двойная запись в них хозяйственных средств и источников их образования; периоди­ческое обобщение данных текущего учета в виде отчетов пред­приятия.

Счета являются документами текущего бухгалтерского учета. Они открываются и ведутся для учета первоначального состояния и дальнейших изменений по каждому виду средств, их источников и каждому виду хозяйственных процессов.

В соответствии с действующим законодательством РФ по ре­зультатам работы предприятия обязаны представлять годовую и квартальную отчетность:

· собственникам (учредителям и участникам) в соответствии с учредительными документами;

· государственной налоговой инспекции — по установлен­ной форме;

· другим государственным органам (фондам, комиссиям и т.п.) — в соответствии с законодательством страны.

В состав годовой бухгалтерской отчетности для коммерческих предприятий включаются следующие документы (см. приложе­ние):

· бухгалтерский баланс (форма № 1);

· отчет о прибылях и убытках (форма № 2);

· отчет об изменении капитала (форма № 3);

· отчет о движении денежных средств (форма № 4);

· приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5);

· отчет о целевом использовании полученных денежных средств (форма № 6);

· декларации о налогах;

· аудиторское заключение.

Контрольная отчетность состоит из бухгалтерского баланса (форма № 1) и отчета о прибылях и убытках (форма № 2), если иное не установлено законом РФ или учредительными документа­ми предприятия. Предприятие должно сформировать квартальную бухгалтерскую отчетность не позднее 30 дней по окончании отчет­ного периода.

ХАРАКТЕРИСТИКА И АНАЛИЗ БУХГАЛТЕРСКОГО БАЛАНСА [78]

Бухгалтерский баланс представляет способ экономической груп­пировки, обобщения состава и размещения средств предприятия и источников их образования на определенную дату.

Бухгалтерский баланс — это таблица из двух колонок: в левой записываются активы, в правой — пассивы.

Активы — хозяйственные средства предприятия, в которые вло­жен его капитал. Для облегчения учета и анализа активы делятся на внеоборотные и оборотные.

Внеоборотные активы включают:

1) основные средства, рассчитанные для использования на срок более года (здания, транспортные средства, оборудование, инвен­тарь и т.д.);

2) нематериальные активы, т.е. средства, не имеющие физичес­ки осязаемой формы, но приносящие компании доход. К ним от­носятся патенты, товарные знаки, торговые марки, авторские пра­ва, лицензии, затраты на НИОКР и разработку программного обеспечения, дополнительные стоимости из-за хорошего располо­жения фирмы (good will) и многое другое. Нематериальные активы амортизируются так же, как материальные активы. Величина из­носа по ним исчисляется ежемесячно по нормам, рассчитанным исходя из первоначальной стоимости и срока полезного использо­вания их (например, программное обеспечение имеет срок амор­тизации 2 года в связи с быстрым прогрессом этого вида техники и соответствующим его моральным старением);

3) финансовые активы или долгосрочные финансовые вложе­ния, т.е. вложения в ценные бумаги других компаний, облигации и кредиты другим предприятиям на срок более одного года.

Оборотные активы включают:

· товарные запасы. В производстве они имеют три формы: сырье, незавершенное производство и готовая продукция. В торговле — это товары, закупленные ранее, но к моменту составления баланса еще не проданные. При продаже то­варные запасы переходят в дебиторскую задолженность, которая при последующей оплате становится денежным средством;

· дебиторскую задолженность — все формы кредитования со сроком менее года: продажа товаров в кредит (так на­зываемые «товарные» дебиторы) и выдача денежных ссуд («денежные» дебиторы). Их в балансе показывают раздель­но. Есть строка «Авансы выданные», если были выплаты вперед;

· денежные средства — кассовая наличность и средства фир­мы на банковских и прочих счетах, включая все виды оформления средств (наличные и безличные).

Пассивы — источники финансирования предприятия, которые состоят из капитала и резервов, долгосрочных и краткосрочных обязательств.

Собственный капитал — вклад в предприятие его владельцев и соответствующая доля прибыли или убытков, оставшаяся в распо­ряжении предприятия после распределения прибыли.

Страховые резервы — выплаты страховых компаний предпри­ятию при наступлении страхового случая (гарантийные обязатель­ства, риск, рекламации и т.д.). Они не прогнозируются, ибо на­ступление страховых случаев заранее неизвестно, но включаются в число резервных средств как их источник.

К краткосрочным пассивам относятся обязательства, которые покрываются оборотными средствами. Эти обязательства погаша­ются в течение краткосрочного периода времени (обычно в течение года).

Таблица 10.1

Баланс предприятия на 31 декабря 200... г.

К долгосрочным пассивам относятся долгосрочные кредиты бан­ка, займы и другие привлеченные средства на срок более одного года.

Сумма итога по графе АКТИВЫ должна быть равна сумме итога по графе ПАССИВЫ. Это естественно, так как активы предприятия получаются за счет средств, которые были сначала в пассиве и на которые затем произвели закупки этих активов (разместили сред­ства).

В табл. 10.1 приведен пример упрощенного баланса предпри­ятия. Как следует из данного примера (см. также приложение), баланс содержит подробную характеристику ресурсов предпри­ятия.

Рассмотрим более подробно разделы бухгалтерского баланса (см. приложение № 2).

АКТИВЫ предприятия отражают инвестиционные решения, при­нятые компанией за период ее деятельности. В основе распоряже­ния статей актива баланса заложен критерий ликвидности (способ­ность превращения средств предприятия в денежную наличность), являющийся одним из наиболее важных показателей финансового анализа.

Принципиальным для финансового анализа является разделе­ние активов на долго- и краткосрочные.

Долгосрочные активы — это средства, которые используются в течение более чем отчетного периода, приобретаются с целью ис­пользования в хозяйственной деятельности для продажи в течение года. Они представлены в первом разделе баланса «Основные сред­ства и внеоборотные активы».

Краткосрочные активы (или оборотные средства) — это сред­ства, использованные, проданные или потребленные в течение одного отчетного периода, который, как правило, составляет 1 год. Они представлены во втором и третьем разделах баланса.

Для принятия финансовых решений важно из состава оборот­ных средств выделить следующие группы ресурсов:

· денежные средства;

· кратко- и долгосрочные финансовые вложения;

· дебиторская задолженность (должны предприятию);

· материально-производственные запасы.

Денежные средства — наиболее ликвидная часть оборотных ак­тивов. Это денежные средства в кассе и в банках, включая валют­ные средства, используемые для текущих денежных платежей. Де­ловая репутация предприятия и возможные конъюнктурные вло­жения обязывают предприятие иметь денежный запас. В частности, он необходим для своевременного погашения текущих обяза­тельств, оплаты труда, развития производства и т.д. Отсутствие денежных средств может привести к банкротству предприятия.

Краткосрочные финансовые вложения отражают инвестиции предприятия в ценные бумаги других предприятий и облигации, а также предоставленные займы на срок не более года. Покупка этих ценных бумаг (государственных или частных) производится не с целью завоевания рынков сбыта или распространения влияния на другие компании, а в интересах выгодного помещения времен­но свободных денежных средств. Условием эффективности разме­щения таких средств является реализуемость ценных бумаг, что требует наличия достаточно емкого рынка для их продажи в любой требуемый момент.

Дебиторская задолженность — причитающиеся предприятию, но еще не полученные им средства. Сюда включается дебиторская задолженность, срок погашения которой не превышает 1 года.

Материально-производственные запасы — материальные активы, которые предназначены для продажи в течение делового цикла и производственного потребления внутри предприятия.

В эту статью включаются сырье и материалы, незавершенное производство, готовая продукция, а также другие статьи, которые характеризуют краткосрочные вложения денежных средств пред­приятия в хозяйственную деятельность, предшествующую реали­зации продукции. Материально-производственные запасы явля­ются наименее ликвидной статьей из всех статей оборотных акти­вов. Обращение ее в денежные средства требует времени не только на то, чтобы найти покупателя, но чтобы получить с него плату за продукцию.

Анализ этой статьи очень важен, так как запасы могут иметь значительный удельный вес не только в составе оборотных акти­вов, но и в целом в активах предприятия. Это может свидетель­ствовать о том, что предприятие испытывает затруднения со сбы­том продукции, что может быть обусловлено низким качеством продукции, нарушением технологии производства, недостаточным изучением рыночного спроса и конъюнктуры. Нарушение опти­мального уровня материально-производственных запасов приводит к убыткам в деятельности компании, поскольку увеличивает рас­ходы по хранению запасов, отвлекает из оборота ликвидные сред­ства, увеличивает опасность обесценивания запасов и снижения их потребительских качеств, приводит к потере клиентов, если это вызвано нарушением каких-либо характеристик готовой продук­ции. Базой оценки материально-производственных запасов явля­ется себестоимость.

Долгосрочные финансовые вложения — это вложения в ценные бумаги других компаний, облигации и кредиты другим предпри­ятиям на срок более года.

Составим табл. 10.2 показателей актива баланса по состоянию на конец периода поданным баланса, необходимых для финансо­вого анализа.

Таблица 10.2

Показатели актива

В ПАССИВЕ баланса отражаются решения компании по выбо­ру источника финансирования. Для финансового анализа необхо­димо выделить следующие группы пассива:

· краткосрочные обязательства, которые покрываются обо­ротными активами или погашаются в результате образова­ния новых краткосрочных обязательств (обычно они пога­шаются в течение не более 1 года). К ним относятся:

- счета и векселя к оплате;

- долговые свидетельства о получении компанией кратко­срочного займа;

- задолженность по налогам и отсроченные налоги, явля­ющиеся по существу формой кредита, предоставляемого компанией со стороны государства в виде отсрочки налого­вых платежей;

- задолженность по заработной плате;

- полученные авансы;

· долгосрочные обязательства, которые должны быть погаше­ны в течение срока, превышающего 1 год:

- долгосрочные займы и кредиты;

- облигации;

- долгосрочные векселя к оплате;

- обязательства по пенсионным выплатам;

- арендные платежи про долгосрочной аренде;

· собственный или акционерный капитал, в который включа­ются вложенный капитал и накопленная прибыль.

Накопленная прибыль — это прибыль за вычетом налогов и ди­видендов, которую предприятие заработало за все годы своего су­ществования. В эту статью входят нераспределенная прибыль прошлых лет, резервный капитал, фонды накопления, прибыль отчетного года (за вычетом налогов, отвлеченных средств и диви­дендов) и резерв переоценки.

Резерв переоценки отражает инфляционные процессы в эконо­мике. И хотя отдельная его часть приходится на вложенный капи­тал, экономически более корректно показывать его стоимость от­дельно.

Вложенный капитал — это капитал, инвестированный собствен­ником. Сюда включаются такие статьи, как:

- номинальная стоимость вложенного капитала;

- эмиссионная премия (в соответствующих случаях), которая показывает превышение рыночной цены вложенного капи­тала над его номинальной ценой;

- некоторые другие статьи, влияющие на стоимость вложенно­го капитала, а также уставный фонд и добавочный капитал.

Таким образом, для расчета показателей собственного заемно­го капитала для финансовой оценки необходимы корректировки по состоянию на конец отчетного года (табл. 10.3).

Таблица 10.3

Показатели собственного и заемного капитала

В этой таблице следует особо обратить внимание на расчет заемного капитала, по­скольку этот показатель участвует в расчете коэффициента финан­совой зависимости.

Итак, сравнение начального состояния (начального баланса) с конечным балансом дает полную информацию о деятельности предприятия за отчетный период.