Учет денежных средств в кассе

Основными нормативными документами, регламентирующими порядок ведения кассовых операций, являются Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно- кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», Инструкция ЦБ РФ от 04.10.1993 №18 «Порядок ведения кассовых операций в РФ».

В организациях различают два вида касс: операционная и главная. Операционная касса оборудована кассовым аппаратом и предназначена чаще всего для получения наличных денежных средств за проданные товары от населения. Организации также обязаны применять контрольно-кассовую технику при осуществлении наличных денежных расчетов за выполненные работы или оказанные услуги, кроме случаев осуществления установленных видов деятельности (продажа газет и журналов, ценных бумаг, прием стеклопосуды и т.д.)

Информацию о работе операционной кассы кассир заносит в журнал кассира-операциониста (КМ-4), в которой указываются дата, номер отдела, фамилия, имя отчество кассира, показания денежного счетчика машины на начало и конец дня, сумму выручки за рабочий день и подписи ответственных лиц. Журнал заводят на каждую операционную кассу и заполняют ежедневно в хронологическом порядке. Все страницы журнала обязательно должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью организации и подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера.

Главная касса предназначена для выплаты заработной платы, расчетов с поставщиками, выдачи денег на хозяйственные нужды и другие цели. Однако, в малых предприятиях кассы могут не различаться. При отсутствии в штате кассира, кассовые операции может выполнять бухгалтер или другой работник при наличии письменного распоряжения руководителя и договора о материальной ответственности за сохранность денежных средств.

Основными документами, подтверждающими получение и расход денег из главной кассы, являются приходный и расходный кассовый ордер. Эти документы заполняются в одном экземпляре, исправления в них не допускаются, действительны ордера только в день выписки. Приходный кассовый ордер (КО-1) состоит из двух частей: самого ордера и квитанции к нему. Квитанция служит подтверждением о приятии денег кассиром и отдается лицу, внесшему деньги. Реквизиты приходного кассового ордера: номер, дата составления, сумма цифрами и прописью, фамилия и инициалы лица, сдавшего деньги, основание операции, сумма НДС, перечисляются приложенные документы. Ордер подписывают главный бухгалтер и кассир, заверяется печатью. Расходный кассовый ордер имеет аналогичные реквизиты. Он квитанции не имеет. После заполнения его подписывает руководитель предприятия и главный бухгалтер. Если на прилагаемых к ордеру документах есть разрешительная надпись руководителя, то его подпись на ордере не обязательна. Перед получением денег, лицо, которому выдаются деньги, указывает сумму прописью, дату и расписывается. Зарплату, стипендию выдают не по кассовым ордерам, а по платежным ведомостям. Выдача наличных денег по таким документам разрешается, если на них указаны реквизиты расходного кассового ордера.

Все ордера фиксируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-3), где каждому ордеру присваивается номер, и лишь после этого они передаются в кассу.

Главная касса у организации только одна, по ней составляется кассовая книга (КО-4), в которой указываются остатки денежных средств на начало и конец периода составления отчета, сумма поступления и выбытия денежных средств и перечисляются все номера приложенных документов и фамилии лиц получивших или сдавших деньги. Кассовая книга обязательно должна быть пронумерована и прошнурована, заверена печатью и подписью руководителя и главного бухгалтера.

Вручную кассовая книга составляется в двух экземплярах под копирку: первый остается в кассовой книге, а второй – называется «отчет кассира» –отрывается и передается в бухгалтерию со всеми приложенными документами. При составлении на компьютере формируются две машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира».

В главной кассе предприятия хранятся денежные средства в пределах лимита, установленного банком. Лимит остатка наличных денег в кассе определяется с учетом среднедневной выручки и среднедневного расхода Превышение лимита допускается только в дни выдачи заработной платы., на срок не более 3 дней. Уполномоченный сотрудник получает по расходному кассовому ордеру деньги, предназначенные для зачисления на расчетный счет. Сдача наличных денег в банк оформляется путем составления первичного документа, состоящего из тех частей:

- квитанция (остается у лица, сдавшего деньги)

- объявление на взнос наличными (остается в банке)

- ордер (возвращается на предприятие вместе с выпиской банка)

Порядок сдачи наличных денег в банк через инкассатора регулируется Положением ЦБ РФ от 9.10.2002 № 199-П «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации». Кассир организации к каждой сдаваемой инкассаторам сумке с денежной наличностью выписывает препроводительную ведомость.

Первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку; второй экземпляр - накладная к сумке - передается инкассатору при получении им сумки; третий экземпляр - копия препроводительной ведомости - остается у клиента. Сумка с денежной наличностью пломбируется кассиром организации. Перед получением денег ценностей инкассатор предъявляет кассиру организации документ, удостоверяющий личность, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и порожнюю сумку. Кассир организации предъявляет образец оттисков пломбиров, сумку с ценностями и два экземпляра препроводительной ведомости. Инкассатор принимает сумку с ценностями с проверкой целости упаковки, наличия целых и четких оттисков пломб, проверяет правильность заполнения препроводительной ведомости и передает кассиру организации порожнюю сумку и явочную карточку для заполнения. Затем инкассатор проверяет соответствие суммы, указанной в явочной карточке кассиром, суммам в накладной и копии препроводительной ведомости, сумм цифрами и прописью, номера сумки, указанного в явочной карточке и сопроводительных документах, номеру принимаемой сумки, после чего на копии препроводительной ведомости расписывается, ставит печать и дату приема сумки.

Для получения денежных средств из банка предприятие получает в банке денежную чековую книжку, Каждая страница чековой книжки состоит из двух частей: отрывной денежный чек для представления в банк и корешок, который остается на предприятии. Исправления при заполнении чека не допускаются. Испорченные бланки остаются в книжке и помечаются «Испорчено». Чек подписывается директором и главным бухгалтером, заверяется печатью. На обратной стороне чека указывают паспортные данные лица, которое получает деньги. Корешок чека подписывают лица, имеющие право первой и второй подписи и уполномоченное лицо, получившее чек. Полученные в банке деньги, оформляют приходным кассовым ордером, о чем делается отметка на обратной стороне корешка чека.

К денежным документам относятся путевки, авиабилеты, марки и т.д. Денежные документы следует отличать от ценных бумаг. Ценные бумаги перечислены в ст.143 ГК РФ, к ним, в частности, относятся акции, облигации, векселя и др. Денежные документы должны храниться в главной кассе организации, их движение оформляется кассовыми ордерами. Оценка денежных документов соответствует фактическим затратам на их приобретение.

Синтетический учет денежных средств в кассе и денежных документов ведут на счете 50 «Касса».

Таблица 2.1 – Корреспонденция счетов по учету денежных средств в кассе