Аббревиатура Значение

AFAIK (as far as I know) насколько мне известно

ASAP (as soon as possible) как можно скорее

AKA (also known as) известная под именем

B (be) быть

BRB (be right back) сейчас вернусь

BTW (by the way) кстати, между прочим

CFV (call for votes) призыв к голосованию

SU или SUL или SUL8R (see you, пока, до скорой встречи

see you later)

SYO (see you online) до встречи в онлайне (сети)

FWIW (for what it’s worth) чего это стоит? (да кому это

интересно?)

FYI (for your information) к вашему сведению

IMHO (in my humble opinion) по моему скромному мнению

IMNSHO (in my not so humble по моему не столь скромному

opinion) мнению

IOW (in other words) другими словами

LOL (laughing out loud) очень смешно

IR (in real life) в реальной жизни

IYO (in your opinion) по вашему мнению

I3D (in 3D) в трехмерном мире

L8R (later) позже

OIS (oh, I see) да, я понимаю

OTOH (on the other hand) с другой стороны

PMJI или PMFJI (pardon me for извините, что вмешиваюсь

jumping in) в вашу беседу

RSN (real soon now) теперь действительно скоро

RTFM (read the fine manual) читайте руководство

пользователя

TIA (thanks in advance) огромное спасибо,

заранее благодарю

TTYL (talk to you later) поговорим позже

U (you) ты, вы

W8 (wait) подождите

10X (thanks) спасибо

Лев Николаевич Толстой всегда закачивал свои письма знаменитой ЕБЖ – «если будем живы».

Телекс

Международная связь ТЕЛЕКС является сетью коммутируемых телеграфных связей и предназначается для обмена сообщениями и проведения документальных переговоров между абонентами. Она объединяет абонентов более 150 стран мира и, несмотря на свою непродолжительную историю, получила широкое распространение в деловых кругах, несколько потеснив традиционные виды переписки – телеграмму и деловое письмо.

Телексом также принято называть международную телеграмму, которую можно отправить по сети ТЕЛЕКС прямо из своего офиса, если у вас есть канал и соответствующий аппарат. Современные модели снабжены дисплеями, оперативной и долговременной памятью, возможностью вывода информации на гибкие диски. Такой аппаратный сервис делает телексную связь очень эффективной.

Быстрота передачи сообщения относится к числу бесспорных достоинств телекса, отличающих его от писем и телеграмм, так как адресат получает его на своей телексной установке практически в тот же момент, когда он отправляется с другого конца связи. В процессе работы по заключению сделки обмен телексами между фирмами происходит так часто, что их телексная переписка нередко выглядит как краткая запись переговоров между партнерами.

Стоимость телексного сообщения определяется временем, затраченным на его передачу. Единицей оплаты при этом является плата за соединение продолжительностью в одну минуту. Плата за одну минуту может быть различной – это зависит от страны назначения.

Эффективность телексной связи зависит от того, насколько правильно и грамотно составлены телексы.

Для телексного стиля передачи информации характерны лексические и грамматические особенности, но твердых правил по составлению сообщений нет. Главным требованием является краткость. При этом язык телексов по сравнению с языком телеграмм более разнообразен. В них не исключается употребление сложных глагольных времен и вводных слов.

Сообщение, отправляемое по телексу, должно отвечать следующим требованиям:

- быть предельно кратким (предлоги, артикли и т.п. опускаются);

- быть напечатанным только латинскими буквами (даже если передается текст на русском языке);

- после «АТТN:» пишутся имя и фамилия адресата, а после запятой или тире – название фирмы;

- на следующей строке после «FRM::» указывается, от кого послано сообщение (наименование вашей фирмы);

- если этого требует протокол, сообщение начинается с вежливого обращения;

- далее, после пометки «RE:» дается краткий реферат сообщения; если в одном телексе идет информация по нескольким вопросам, то реферат дается для каждого раздела сообщения;

- после текста с новой строки пишется вежливое заключение типа «TNKS (=Thanks)» или «BST RGDS (=Best regards)» и, после «/» или «=», имя и фамилия корреспондента.

При составлении телекса следует обращать внимание на следующие особенности обозначения цифр, принятые в международной телексной переписке:

а) обозначение дроби в телексе происходит следующим образом: 1/2 вместо ½.

При необходимости обозначения целого числа и дроби, дробь отделяется от целого числа знаком тире: 2 – 1/2 вместо 2 ½;

б) числа обозначаются в телексах в обычном порядке. Однако в соответствии с принятыми нормами международной практики за цифровым обозначением многозначных чисел обычно следует их буквенное обозначение. Это относится не только к телексам и деловым письмам, но и в целом к различным документам. Например, 1000 (одна тысяча);

в) при обозначении процентов используется цифра 0 и вертикальная черта,

т.е. 0/0 вместо %.

Связь по сети ТЕЛЕКС с нужным абонентом осуществляется через московский узел телексной связи, вызываемой кодом 411111. После получения ответа об установлении связи и после сообщения «GA» следует набирать код страны абонента и далее номер его телекса со знаком «+».

Установив связь, ваш телекс напечатает автоответ с указанием цифрового номера вызванного абонента и с буквенной индексацией конкретного телекса той страны, что позволит вам убедиться в правильности соединения. Далее следует передать необходимое сообщение. В конце передачи вы еще раз получаете автоматическое подтверждение о том, что сообщение передано по вызванному вами номеру, и даете свой номер.

Определенную сложность в подготовке и расшифровке телексного сообщения, а также служебной информации может представлять «телеграфный язык».

КРАТКИЙ НАБОР ОБЩЕПРИНЯТЫХ ТЕЛЕКСНЫХ СОКРАЩЕНИЙ:

ABT = ABOUT – o

ADD = ADDITIONEL – дополнительный

ARR = ARRIVE – прибывать

ARRG = ARRANGE – подготовить

ATTN = ATTENTION – вниманию

B/RGDS = BEST REGARDS – с наилучшими пожеланиями

CLD = COULD – мог

DD = DATED – датированный, от такого-то числа

FLWS = FOLLOWS – нижеследующий

FRM = FROM – от

HS = HOURS – часы

HV = HAVE – иметь

INFO = INFORM – информировать

MOW = MOSCOW – Москва

MSG = MESSAGE – сообщение

N = AND – и

NO = NUMBER – номер, число

PLS = PLEASE – пожалуйста

RE = REFERENCE – ссылка

TNKS = THANKS – спасибо

U = YOU – вы

URG = URGENT – срочно

USD = US DOLLARS – доллары США

YR = YOUR – ваш

Нередко фирмы применяют свой набор сокращений, аббревиатур, условных знаков и символов. При организации устойчивой телексной связи операторы должны сразу обменяться таким набором и следовать ему неукоснительно.

ПРИМЕР СООБЩЕНИЯ ПО ТЕЛЕКСНОЙ СВЯЗИ:

05, 08, 11 2:15

INTELLEX 12:18*

GA

115136 FR

57132468+

121233 WRLD SF

20 12 19*

115136 FR

TO: WORLD COMPANY

ATTN: MR. RICHARD POULE

FROM: FINANSOVAIA ROSSIA/MOSCOW

T O P U R G E N T

RE: YR DELEGATION’S VISIT

WE’LL BE HAPPY TO RECEIVE YR DELEGATIONS IN MOSCOW

OCTOBER, 21, 2011 FOR NEGOTIATIONS

B/RGDS

VLADIMIR ZHUKOV

*

121233 WRLD SF

Телефакс

Факсимильная связь (« телефакс» или просто «факс») в настоящее время широко используется в деловом общении. Онаслужит для передачи по телефонным каналам неподвижных изображений текста, фотографий, чертежей, рисунков, графиков, таблиц и т.д. За рубежом факсимильная связь весьма распространена и считается надежным видом передачи информации, и поэтому многие фирмы телексной связи не имеют. Правда, следует отметить, что отсутствие телекса у зарубежной фирмы вовсе не говорит о ее малой значимости, но в России фирма, активно занимающаяся внешнеэкономической деятельностью, всегда имеет телекс.

Отечественная международная сеть в силу ряда обстоятельств технического характера не отвечает возможностям, заложенным в факсимильные аппараты зарубежного производства. Нередки случаи, когда связь установить трудно или адресат получает копии с искажениями. К тому же необходимость предварительного заказа на международную факсимильную связь, который не всегда просто оформить на нужное вам время, делает этот вид связи неоперативным. Он хорош только тем, что адресат получает точную копию направленных ему документов (копию контракта, банковских платежей, оферты и т.д.).

Передача сообщения осуществляется обычным набором номера факса вызываемого абонента внутри страны или через международный телефонный узел, где вы заранее (при отсутствии автоматической связи) заказываете номер факса вашего зарубежного партнера. Чтобы правильно заказать связь для передачи международного сообщения, необходимо знать код страны и код города, куда вы направляете сообщение. Так, например, заказывая телефаксную связь с Парижем, вы говорите телефонистке: «Пожалуйста, примите заказ на телефакс во Францию, код 33, Париж, код 01». Далее вы называете номер факса абонента, которому хотите передать сообщение.

Адресат получает копию переданного документа с сохранением всех деталей изображения. Удобно пользоваться факсимильной связью для оперативного оформления контрактов, протоколов и другой документации, требующей отображения подписи и печати партнера.

Телефакс принимает аналогичные сообщения от других абонентов. Он может работать в автоматическом режиме ожидания и включаться по мере вызова. Это позволяет принимать и передавать сообщения в любое удобное для вас время суток.

Персональный компьютер, снабженный факсо-модемной или телексной платой, с успехом заменяет соответствующие аппараты. При этом вы существенно экономите как на основных средствах, так и на расходных материалах. Сберегается и время, необходимое для передачи сообщения. Компьютерная посылка сообщения происходит с более высокой скоростью, чем факсимильная, что при постоянно растущей стоимости международной связи – фактор немаловажный.

Обычно телефаксное сообщение оформляется в виде делового письма. В нем, как правило, выдержаны все его реквизиты: дата, адрес, вступительное обращение, основной текст, заключительная формула вежливости и подпись. Вместе с тем в телефаксах встречаются сокращения, присущие только телефаксному сообщению.

При этом следует отметить, что стилистически телефаксы могут быть менее официальны, чем деловые письма. Вместе с тем в них обычно не наблюдается той краткости и сжатости, что является характерной для телекса.

Текст печатается на машинке или компьютере, подписывается от руки. Каждую страницу, начиная со второй, следует нумеровать – будет легче сориентироваться, если сообщение не прошло с первого раза, и его приходится повторять.

Наилучший вариант – если факс помещается на одной странице стандартного машинописного формата А4. Печать, если это не документ, ставить не надо. Но на бумагах, которые являются официальными, должны стоять печать и подпись ответственного лица.

Если вы направляете ответное послание, вначале поблагодарите адресата. Не стоит посылать факс два раза подряд в надежде на более качественное прочтение. Лучше еще раз созвониться с тем, кому вы передали факс, и поинтересоваться нормально ли он прошел.

Основные требования к тексту – лаконичность и простота изложения.

Факс составляется на бланке предприятия для внешних документов в одном экземпляре, который после передачи по аппарату подшивается в дело. Название вида документа в факсах не указывается.

При отсутствии телефакса в случае необходимости вы можете встать на обслуживание на центральном узле связи.

ПРИМЕР СООБЩЕНИЯ ПО ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ:

ДАТА:18.09.11

ОТ КОГО: КОМУ:

Факс: 085-16-73 Факс: 024-19-12

От Президента фирмы Президенту фирмы

«Малыш» «Гулливер»

Лебедева А.И. Данилову О.А.

О задержке оплаты по счету № …

Уважаемый Олег Александрович!

Напоминаем Вам о задержке оплаты по счету от 08.09.11 № … за поставку комплекта оборудования для производства детского питания. Прошло 10 (десять) дней после направления Вам счета по факсу.

В соответствии с пунктом 6.4. контракта № … через 5 банковских дней начинается начисление пени за просрочку платежа.

Мы надеемся, что Вы незамедлительно решите этот вопрос.

С уважением

Президент фирмы «Малыш» Лебедев А.И.

P.S. Если при получении этого напоминания, Вы уже произвели оплату, примите нашу благодарность.

Деловая беседа

Деловая беседа – это устный контакт между людьми, связанными деловыми отношениями. В более широкой трактовке под деловой беседой понимают вербальное и невербальное общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

Деловая беседа включает обмен мнениями и информацией и не предполагает заключения договоров или выработку обязательных для исполнения решений. Она может иметь самостоятельный характер, предварять переговоры или быть их составной частью.

Деловые беседы обладают рядом преимуществ по сравнению с обменом корреспонденцией или телефонными разговорами:

во-первых, они проводятся в непосредственном контакте с представителями другой стороны;

во-вторых, создают благоприятные условия для установления личных связей, которые могут стать в будущем основой дружеских взаимоотношений.

Основными этапами деловой беседы являются: подготовительные мероприятия, начало беседы, информирование присутствующих, аргументирование выдвигаемых положений, завершение беседы.

Подготовительные мероприятия включают в себя выбор места и времени встречи, составление плана беседы, сбор материала и его обработку, анализ собранного материала и его редактирование.

Наиболее удобным местом для проведения беседы может быть рабочий кабинет руководителя организации или специальная комната, предназначенная для таких бесед или переговоров. Допускается проведение деловых бесед и вне служебных помещений, например, в ресторане или даже у себя дома.

Когда беседа назначена (оговорено место и время встречи), составляется план ее проведения, и определяются возможные участники делового разговора. Подготовка и планирование беседы позволяет заранее предугадать возможные неожиданные ситуации, которые могут возникнуть во время деловой встречи.

Сбор материала – трудоемкий процесс, требующий значительных затрат времени. Он включает в себя поиск источников информации по теме беседы (публикаций в газетах и журналах; докладов на конгрессах, конференциях и симпозиумах; различных материалов, размещенных в Интернете и т.д.) и их систематизацию. Систематизация помогает выделить наиболее важные факты, подлежащие рассмотрению.

Анализ собранного материала помогает сделать определенные выводы и подобрать необходимую аргументацию.

Разрабатывая тактику беседы, нужно построить ее так, чтобы в ответ на шаг навстречу другой стороне последовал не менее определенный встречный шаг. При этом следует заранее рассмотреть различные варианты решения проблемы в зависимости от ожидаемой реакции собеседника (согласие, отрицание, предубеждение).

Завершается подготовка к беседе редактированием текста и его окончательной доработкой.

Начало беседы – очень важный этап и его задача заключается в установлении позитивного контакта с собеседниками и создании рабочей атмосферы во время ее проведения.

Любая деловая беседа начинается со вступительной части, на которую отводится 10-15% времени запланированного на проведение всей встречи. Начало беседы предполагает указание на ее цели и обозначение последовательности рассматриваемых вопросов.

Рекомендуется начинать и заканчивать беседу только положительными фразами. Неблагоприятные факты следует чередовать с благоприятными, и не стараться задавать вопросов, на которые собеседник может ответить «нет».

Во время проведения деловой беседы следует избегать присутствия незаинтересованных лиц.

Информирование присутствующих – передача сведений, с которыми следует познакомить участников встречи. Она должна быть точной, профессионально грамотной и по возможности наглядной. При этом если информация не является конфиденциальной, то следует сообщить ее источники.

Особое внимание следует уделить краткости изложения, помня о временных рамках встречи. Очень важно научиться «чувствовать» время. Считается неприличным во время беседы посматривать на часы. Этот жест воспринимается обычно как сигнал к окончанию разговора. Чувство времени особенно важно, когда в ходе беседы предполагается обсудить несколько вопросов.

Не следует забывать о направленности беседы и не отклоняться от темы, даже если собеседники «забрасывают» докладчика вопросами, хотя в процессе информирования не рекомендуется прерывать выступающего без крайней необходимости.

После информирования присутствующих и ответов на вопросы наступает основной этап деловой беседы – аргументирование выдвигаемых положений.

Аргументацию следует вести корректно, при этом надо всегда признавать правоту оппонента, когда он прав, даже если вас это не вполне устраивает – это одно из требований деловой этики.

Спокойный тон, убедительные контраргументы, вдумчивый подход к позиции собеседника, рассудительная манера ведения беседы способствуют сближению не только собеседников, но и их позиций.

Деловая беседа требует собранности, целеустремленности, самодисциплины. Импровизация в беседе допустима, если она идет не во вред основной цели и намеченному плану. Собранность особенно необходима, когда собеседник говорит с «подтекстом». Путем дополнительных вопросов, реплик следует побудить собеседника раскрыть этот подтекст.

На данном этапе формируется предварительное мнение, занимается определенная позиция, как с вашей стороны, так и со стороны собеседников. С помощью аргументов можно полностью или частично изменить позицию другой стороны, смягчить противоречия, критически рассмотреть положения и факты, изложенные обеими сторонами.

В аргументировании выделяют две стороны: доказательную, когда вы хотите что-то доказать или обосновать, и отрицательную (негативную), с помощью которой вы опровергаете утверждения партнеров.

Следует избегать действий, которые мешают нормальному ходу диалога, а именно: бестактное обрывание на полуслове, неоправданное лишение кого-то возможности высказать свое мнение, игнорирование или высмеивание аргументов партнера, подтасовку фактов, необоснованные подозрения, голословные утверждения и тому подобное.

Последний этап беседы – завершение. Его нельзя сводить только к простому повторению наиболее важных положений. Основные идеи следует сформулировать четко и кратко. Всем присутствующим должна быть ясна и понятна каждая деталь обобщающего вывода, где преобладает одна основная мысль.

На этом этапе решаются следующие задачи:

- достижение основной или альтернативной (в неблагоприятном случае) цели;

- получение согласия сторон, принимавших участие в беседе, на проведение намеченных действий.

По завершении деловой беседы составляется резюме на основе письменной записи всей беседы. Эта запись чрезвычайно важный документ, в котором обязательно соблюдаются все необходимые формальности и указываются:

- имена, отчества, фамилии присутствующих, их должности и постоянное

место работы;

- дата, время начала и окончания беседы, ее продолжительность, и по чьей инициативе она состоялась.

Если автор записи беседы проводил ее сам, то он формулирует ее от собственного имени, но при этом опускает местоимение «я», т.е. использует безличные предложения. Партнер по деловой беседе именуется в третьем лице, но местоимение «он» не используется. Употребляются слова: оппонент, собеседник, партнер, имя собственное. Если беседу вел руководитель, а запись беседы делалась кем-то другим, то руководитель называется именем собственным.

Запись беседы должна быть лаконична, но в ней обязательно фиксируется цель беседы, обсуждаемые вопросы, позиции сторон, высказанные соображения, возражения и достигнутые договоренности. Протокольные моменты встречи в записи опускаются, но если во время беседы произошел обмен материалами и документами, то это обстоятельство должно быть в записи обязательно отражено. Отражаются также факты получения или вручения памятных подарков и сувениров.

Успешное ведение деловых бесед во многом зависит от соблюдения таких этических норм как точность, честность, корректность и умение слушать партнера.