Типи відбіркових співбесід

Без сумніву, відбіркова співбесіда – це центральна процедура відбору.

Співбесіда – це спеціально організована розмова представника організації (інтерв’юєра) з кандидатом, що має на меті виявити рівень відповідності кандидата вимогам до посади (або моделі компетенцій) і загально-організаційним вимогам.

Співбесіди при прийомі на роботу почали широко застосовувати ще на початку минулого століття. Вже тоді їх критикували за неможливість зробити точний прогноз стосовно успішності роботи кандидата. Дійсно, співбесіда неминуче містить елемент суб’єктивності. На її результат впливає досвідченість і настрій учасників, схожість чи різниця їх комунікативних стилів, виникнення почуття симпатії чи антипатії, тощо.

Не дивлячись на це, альтернативи співбесідам поки що не існує і вони, як і раніше, відіграють вирішальну роль при прийнятті відповідального рішення – якому кандидатові надати перевагу при прийнятті на роботу.

В наш час техніка проведення співбесід суттєво удосконалилася, хоча їх сутність принципово не змінилася – основу співбесіди складають питання інтерв’юєра. Успішність співбесіди визначається тим, наскільки ці питання допоможуть «розкрити» кандидата, виявити його сильні і слабкі сторони.

В залежності від того, чи використовується під час співбесіди однакові для всіх кандидатів питання, розрізняють неструктуровані і структуровані співбесіди.

При неструктурованій співбесіді кандидатам не обов’язково задаються однакові питання, розмова відбувається в довільній формі, без попередньо розробленого плану. Неструктуровану співбесіду можна проводити при закритті початкових посад, або у випадку, коли не очікується великого числа претендентів. Неструктуровану співбесіду проводять також на більш пізніх етапах відбору, коли кандидат зустрічається з лінійним менеджером і керівником підрозділу.

Для більшості посад рекомендується спочатку провести структуровану співбесіду з менеджером підрозділу людських ресурсів. У цьому випадку інтерв’юєр має заздалегідь розроблену схему опитування з заготовленими питаннями, які задаються в однаковій послідовності всім кандидатам на вакантну посаду. Структурована співбесіда, таким чином, майже виключає імпровізацію і відхилення від теми, які характерні для неструктурованих співбесід, а тому дозволяє отримувати порівнювану інформацію про всіх кандидатів.

Підготовка до структурованої співбесіди передбачає розробку питань і встановлення їх послідовності.

Узагальнена класифікація питань співбесіди

Питання, які інтерв’юєр має підгототувати заздалегідь, за своїм призначенням поділяються на три групи.

Допоміжні – спрямовані на створення доброзичливої атмосфери на початку співбесіди, уточнення відповідей кандидата, переходу від однієї теми до іншої в процесі співбесіди. Відповіді кандидата на ці питання не несуть значимої інформації і не фіксуються (хоча інтрев’юєр може звернути увагу на особливості комунікативного стилю кандидата, швидкість його пристосування до нової обстановки, міміку, жести, тощо).

Інформаційні – спрямовані на отримання тієї інформації, яка безпосередньо не стосується компетенції кандидата, але може суттєво

впливати на рішення про найм. Інформаційні питання допомагають з’ясувати позиції сторін стосовно умов роботи, прийнятних для кандидата (зарплата і компенсаційний пакет, строки початку роботи, графік роботи, відрядження, тощо), причому оцінка кандидата не менш важлива, ніж інтерв’юєра.

До інформаційних відносяться і питання, що стосуються певних неточностей чи «прогалин» в резюме.

Ключові – спрямовані на визначення: 1) компетенцій кандидата, які необхідно оцінити на відповідність моделі компетенцій чи вимогам до вакантної посади, 2) особистих якостей кандидата, які необхідно оцінити на відповідність загально-організаційним вимогам.

Часто до підготовки питань стосовно компетенцій долучають досвідчених фахівців чи лінійних менеджерів. Вони ж допомагають провести градації (в балах) ймовірних відповідей кандидатів і розробляють інструкцію щодо методики оцінювання.

Відповіді на ключові питання представляють головний інтерес для інтерв’юєра і часто є вирішальними для прийняття рішення про найм.

Найбільш інформативними є ключові питання таких видів:
питання, що стосуються минулої поведінки кандидата, ситуаційні питання, проективні питання.

Розглянемо їх сутність.

Питання, що стосуються минулої поведінки

Ідея включити питання, що описують поведінку кандидата в складних виробничих ситуаціях, з якими він стикався у своїй роботі раніше, була запропонована дослідником Т. Янзом. Він дотримувався цілком слушної думки, що «минуле – найкращий провісник майбутнього».

Опис кандидатом власної поведінки конкретних професійних завдань показує рівень його професіоналізму і особливості індивідуального стилю.

Приклади питань, що засновані на минулій поведінці:

· Розкажіть, як Ви працювали над останнім фінансовим проектом.

· Розкажіть про випадки, коли Вам доводилося працювати з особливо складними клієнтами.

· Що ви робили, коли Ваша думка не співпадала з думкою Вашого керівника у принципових питаннях?

· Що ви робили, коли розуміли, що не встигнете вчасно закінчити важливий проект?

Питання, що засновані на минулій поведінці, задаються кандидатам, які мають досвід попередньої роботи. В разі його відсутності можна сформулювати питання стосовно навчання кандидата, спілкування з іншими людьми, вирішення життєвих проблем, на які кандидат може відповісти з позицій власного досвіду.

Ситуаційні питання

Кандидатові пропонуються гіпотетичні питання, що стосуються уявних проблемних ситуацій, з якими кандидат може зіткнутися на новому місці роботи. Фактично інтерв’юєр вдається до імітації робочих ситуацій. Кандидата просять розказати, що саме він вважав би за потрібне зробити в конкретних обставинах, оцінити можливі сценарії розвитку подій. Відповіді кандидата характеризують його вміння аналізувати виробничі ситуації, знаходити варіанти рішень і обирати найкращі.

Приклади ситуаційних питань:

· Уявіть, що Вам потрібно просувати на ринку новий продукт нашої компанії. Який би маркетинговий план Ви запропонували?

· Якщо Ви маєте обмаль часу, щоб закінчити важливий проект, а Вам дають інше термінове завдання, як Ви поступите?

· Якщо Ви розумієте, що клієнт просить від Вас більшого, ніж передбачається внутрішніми інструкціями організації, що Ви будете робити?

Як правило, ситуаційні питання застосовують у випадках, коли кандидат не має попереднього досвіду роботи, або цей досвід дуже обмежений, але вони можуть бути корисними і для інтерв’ювання досвідчених кандидатів.

Проективні питання

Проективними називаються питання, що формулюються досить узагальнено, але, за законом проекції, кандидат, відповідаючи на них, спирається на власний досвід і судження, розкриває особливості індивідуальної системи цінностей і світосприйняття. Проективні питання дуже важливі для виявлення моральних якостей, мотивів, особистісних рис кандидата, які необхідні, щоб кандидат «вписався» в організаційну культуру.

Приклади проективних питань:

· Скажіть, якою на Вашу думку має бути гарна команда?

· Що є найкращим мотиватором для людей?

· Що більш за все ображає людей в поведінці керівника?

Форми питань

При підготовці до співбесіди необхідно враховувати не тільки зміст, але й форму питань. Найбільш поширені форми питань, які використовують під час співбесіди, такі:

Закриті - це питання, що мають одну відповідь, наприклад: «Якою була тема Вашої магістерської роботи?». Закриті питання застосовують на початку

співбесіди, а також для уточнення відповідей на інші питання.

Альтернативні – питання, що вимагають вибору з двох альтернатив, наприклад: «Вам викладали курс інформатики?».

Відкриті –питання, що вимагають розгорнутої відповіді, дозволяють кандидату виявити свої професійні знання, погляди, комунікативні здібності. Наприклад: «Що Вам більше всього подобається у Вашій роботі?».

На початку співбесіди рекомендується застосовувати закриті та альтернативні питання, поступово переходячи до відкритих. Ключові питання співбесіди є за формою переважно відкритими.

План співбесіди

Співбесіда, як правило, проводиться за таким планом:

Знайомство. Інтерв’юєру потрібно з самого початку задати правильний тон спілкування – доброзичливий і водночас діловий. Добре, якщо співбесіда проходить у спеціальній кімнаті, де ніщо не буде відволікати увагу співрозмовників.

Інтрев’юєр має повідомити кандидату якою буде загальна схема і тривалість їх зустрічі, які очікування має інтерв’юєр, коли кандидат зможе задати питання, тощо. Під час співбесіди інтерв’юєр повинен робити письмові нотатки, не покладаючись на пам'ять.

Блок допоміжних питань. Співбесіда починається з нейтральних питань, які дають можливість кандидату зняти першу напругу і вгамувати хвилювання. Наприклад: «Ви легко знайшли наш офіс?», «Вам вже доводилося бувати у цьому районі?», тощо.

Короткий опис організації і вакантної посади. Інтерв’юєр надає стислий позитивний опис організації і місця вакантної посади в її структурі. Розказує які саме обов’язки має виконувати людина на цій посаді. Важливо представити посаду у вигідному світлі (але ні в якому разі не перебільшуючи!), щоб у кандидата склалося позитивне враження і бажання позмагатися за неї.

Іноді вже на цьому етапі з’ясовується, що кандидат мав зовсім інше уявлення про посаду і не зацікавлений її отримати, тому подальша співбесіда втрачає сенс.

Якщо кандидат після наданої інформації демонструє інтерес до вакансії, інтерв’юєр переходить до ключових і інформаційних питань.

Блок ключових і інформаційних питань. Ці питання задаються, щоб визначити рівень компетенцій кандидата, рівень відповідності загально- організаційним вимогам і умови, на яких він може зайняти вакантну посаду. Спочатку кандидату задають прості закриті питання, на які він може відповісти декількома словами чи фразами.

Потім переходять до більш складних відкритих питань, які потребують обдумування і розгорнутих відповідей. Ці питання розкривають який досвід і досягнення має кандидат, як він поводився в певних професійних ситуаціях,

наскільки впевнено аргументує свої рішення, як володіє професійною лексикою.

Рекомендується стосовно кожної компетенції задавати не менше чотирьох питань. Найбільш інформативними є питання, що характеризують минулу поведінку кандидата, а також проективні питання. Слід уникати питань, на які у кандидата можуть бути підготовлені відповіді, оскільки їх інформативність вкрай низька.

Інтрев’юєр має приділяти увагу не тільки змісту відповідей, але й тій структурі і формі побудови фраз, яким кандидат надає перевагу. Досвідчені інтерв’юєри вдаються до методики лінгвістичного аналізу мови: парні оціночні параметри дозволяють зрозуміти пріоритети кандидата, мотиви, ставлення до різних сфер діяльності, визначити домінуючий стиль референцій (зовнішня, внутрішня чи змішана).

Блок питань кандидата. Інтерв’юєр має надати можливість кандидату з’ясувати ті питання, які в нього виникли в процесі співбесіди. Аналізуючи питання кандидата за тематикою і формою, можна отримати додаткові відомості стосовно поля його інтересів і потреб, оцінити наскільки адекватно він розуміє вимоги до посади і свою відповідність ним.

Як правило, всіх кандидатів цікавлять два питання: на який рівень зарплати вони можуть розраховувати і коли вони знатимуть про результати співбесіди.

Стосовно першого питання інтерв’юєр може дати конкретну відповідь, якщо рівень зарплати встановлений і її не будуть суттєво змінювати, або відкласти відповідь до того часу, коли буде прийматися рішення про найм. Інтерв’юєр може торкнутися (не вдаючись у деталі) діючої в організації системи компенсацій. В цьому відношенні важливо витримати міру – дати зрозуміти, що зусилля працівників організації достойно і справедливо винагороджуються, але не перейти до обіцянок, які потім буде важко виконати.

Стосовно наступних контактів з кандидатом найкраще вказати термін, протягом якого з ним зв’яжуться у разі зацікавленості організації. Відсутність контакту в зазначений строк означає відмову. При такій домовленості інтерв’юєр позбавляється зобов’язання контактувати з кандидатом, щоб повідомити йому неприємну інформацію про відмову (а тим більше обґрунтовувати своє рішення).

Кандидат може задавати незручні питання. Наприклад, він хоче знати, чи сподобалася його кандидатура і чи є в нього шанси отримати посаду. Іноді кандидат просить прокоментувати наскільки вдало він себе поводив на співбесіді і в чому інтрев’юєр бачить його слабкі сторони (такі питання характерні для кандидатів з невеликим досвідом співбесід або невпевнених у собі).

Досвідчений інтерв’юєр має утриматися від оцінок. Необхідно дати нейтральну відповідь, оскільки втягнувшись в обговорення інтерв’юєр ризикує або образити кандидата, або навпаки, вселити в нього невиправдані надії. Не варто забувати, що інтерв’юєр – офіційний представник своєї організації, і його професіоналізм під час проведення співбесіди багато в чому визначає імідж організації як роботодавця.

Завершення співбесіди. Має бути позитивним і оптимістичним. Інтерв’юєр не повинен показувати, що спілкування з кандидатом його втомило чи виснажило (хоча дуже часто так і буває). Навіть якщо кандидат вже ніколи не буде у цьому офісі, у нього має залишитися гарне враження про зустріч.