Концепція електронного офісу

Ключем до рішення проблеми підвищення рівня ефективності діяльності персоналу офісу вважається концепція так називаного

електронного (автоматизованого) офісу. Мова йде про комплексне використання сучасних технічних засобів для автоматизації процедур і функцій керування (обробка текстів, їхнє редагування, збереження і пошук, передача інформації з каналів електрозв'язку усередині офісу і за його межі, інформаційне обслуговування персоналу офісу, деякі аспекти процесу підготовки і прийняття рішень і т.д.), засобів програмної підтримки, підходів до проектування приміщень офісу, охорони праці персоналу.

Впровадження в різних сферах електронних офісів виявилося практично реальним насамперед завдяки повсюдному поширенню ПК із відкритою архітектурою, що дозволяє конфигурировать машини з орієнтацією на виконання конкретних робіт, різноманітних проблемно - орієнтованих програмних продуктів (зокрема, Microsoft Office), а також усіляких високоефективних засобів оргтехніки.

Незважаючи на порівняно невеликий термін, концепція електронного офісу вже пройшла у своєму розвитку два етапи, і в даний година успішно реалізується третій.

- Для першого етапу була характерна орієнтація на автоматизацію рутинних, часто повторюваних операцій, здійснюваних чи секретарями технічним персоналом офісу, установи. Характерним прикладом таких операцій є машинописні роботи.

- На другому етапі розвитку автоматизованих офісів окремі пристрої об'єдналися за допомогою внутрішніх ліній зв'язку в єдину мережу, що дозволяло здійснювати ряд додаткових функцій: автоматизований зв'язок між різними робітниками місцями, спільна робота над документами, автоматизований контроль виконання документів і ін.

- Третій етап розвитку електронних офісів зв'язаний із широким застосуванням ПК і створенням на їхній основі автоматизованих робочих місць (АРМ). АРМ поєднуються за допомогою комунікаційних засобів у єдину систему (мережа), що має доступ до всіх обчислювальних ресурсів офісу, базам даних, а також до зовнішніх джерел інформації. При цьому значно прискорюється можливість інформаційного обміну між користувачами мережі, автоматизуються деякі традиційні операції, зв'язані з прийомом і відправленням кореспонденції й інших документів по каналах зв'язку.

Кожне робоче місце оснащується відповідною оргтехнікою стосовно до функцій, виконуваним на даному робочому місці. Для шкірного співробітника розробляється й оснащується АРМ, професійно орієнтоване на виконання конкретних функцій керування.

Текстові редактори стали першим компонентом електронного офісу, оскільки проблема обробки тексту і його перетворення - одна з основних задач діловодства.

Небагато пізніше стали використовуватися системи розробки баз даних, а також електронні таблиці для виконання відповідних розрахунків.

Надалі в офісах сталі застосовуватися системи ділової графіки, необхідні для наочності виконуваних офісних процедур.

Використання ПК в офісі не виключає, а, навпаки, підсилює роль засобів організаційної техніки, розробленої на основі застосування таких новітніх досягнень електроніки, як сканирующие пристрої, копіювальні пристрої, принтери і т.д.

У тієї година впровадження електронних офісів має і деякі негативні наслідки.

Основне з їх - негативний вплив на організм людини електронної техніки, інтенсивно використовуваної на робочих місцях. Крім того, погіршуються можливості особистих контактів персоналу офісу, що позначається на загальному психологічному кліматі в колективі. У результаті электронизации офісу змінюються кваліфіковані вимоги до персоналу, що може створити конфліктні ситуації.

Нові технічні засоби й інформаційні технології покликані забезпечити підвищення продуктивності праці в офісній і адміністративній діяльності.