Мұқият тыңдаушының орындауға тиісті жағдайлары

І-жағдай. Әңгіме өткізгенде ешқандай бөтен ой болмасын. Сөйлеу жылдамдығына қарағанда ойлау жылдамдығы төрт есе көп болатындықтан, «бос уақытты» естіген сөздерді сын көзімен талдап, қорытуға пайдаланамыз.

ІІ-жағдай. Сіз тыңдап отырғанда, келесі мәселені ойластыруға, әсірес, қарсы дәлел айтуға әзірленудің қажеті жоқ. Бұл өмірде жиі кездеседі.

ІІІ-жағдай. Зейіңіңізді негізгі мәселеге шоғырландырып, қосалқы ойларды ысырып қойыңыз. Әсіресе, дайындықсыз келген шешендерді тыңдау өте қиын.

Күн тәртібі және мәжілістің ұзақтығы туралы. Әрбір мәжілісте қаралатын мәселелердің тізімін көбейту арқылы оны өткізу санын азайтқан жөн. Мәжілістегі күн тәртібінің маңыздылығы артқан сайын нақты, әрі іскерлік әңгіме туындайды, адамдар мәжіліске қызу атсалысып, нақты пікірлерін айтады, сөйлеушілер де уақытты көп алмайды. Соның нәтижесінде жұмыс уақыты барынша толық пайдаланылып қоймай, қабылданатын шешім сапасы да жақсара түседі.

Мәжілісте қаралатын мәселелерді көбейте отырып, мәжіліс санын шамамен 30-40%-дай қысқартуға болады. Мұнда 2-3 басты мәселені және бірнеше ұсақ-түйек мәселелерді қараған жөн.

Адамдарды мәжіліске шақырғанда оның басталуымен қоса, қай уақытта аяқталуы мүмкін екендігін де ескерткен абзал. Статистердің дәлелдеуіне қарағанда, адамдарға мәжілістің қай уақытта аяқталатындығын алдын ала ескерткенде, аяқталу уақыты жарияланбаған осындай мәжіліске қарағанда, оның ұзақтық мерзімі 10%-ға қысқарады екен.

Баяндамаға әзірлену. Мәжілістің табысты өтуі баяндама сапасына байланысты. Баяндама тым ұзақ болған жағдайда мәжіліске қатысушылар құлақ қойып, тыңдаудан қалады, жалығады, көңілсізденеді. Баяндаманың қысқа, әрі нұсқа болуы – мәжілістің табысты өтуінің кепілі. Бұл маңызды істі, проблеманы жақсы білумен қоса, сөйлеу мәдениеті жетік адамға тапсырған жөн. Баяндамада ақиқат материалдар айтылуы тиіс.

Сөйлеуге әзірлену. Мәжіліске қатысушылар күн тәртібімен және барлық қажетті материалдармен күні бұрын танысуы, қойылған мәселелердің кімдерге қатысты екендігі нақты көрсетілуі, шығып сөйлеушілерге өз ойын толық айтуға мүмкіндік беруі тиіс.

Мәжілісті басқарушыны даярлау. Көптеген мәжілістер бастала салысымен сәтсіздікке ұшырайды. Мұның өзі мәжілісті басқарушыны күні бұрын әзірлемегендіктен болады. Басқару жөніндегі батыс германиялық маман, доктор В.Щребловский мәжілісті басқарудың ғылыми тәсілін пайдалануды ұсынады. Ол үшін мына ережені сақтаған жөн:

1. Мәжіліс тақырыбын мұқият айқындап алу қажет. Қандай нәтиженің – шешім қабылдаудың, ұсыныс берудің немесе қатысушыларды иландырудың қажет екендігін де айқындап алуың қажет. Тек осының өзі ғана мәжілістің табысты өтуінің алғы шарты бола алады.

2. Күн тәртібін мұқият ойластыру қажет. Әуелі тез шешетін мәселеден бастаған жөн. Мәжіліске қатысушыларды алғашқы жетістік едәуір көңілдендіріп тастайды. Мәжіліске қатысушылардың арасында өрескел қылық көрсететіндер де, оған жауап қайтару керектігін де алдын ала ойластырған жөн.

3. Талқылау барысында қаралуға тиісті фактілермен мәжіліске қатысушылардың танысқандығына көз жеткізу қажет. Мұндай таныстыруды мәжіліс басталардан бұрын, құжаттарды тарта отырып, ұйымдастыруға болады.