Соотношение понятий информационные технологии, информационные системы и управленческая структура объекта

Информационная технология тесно связана с информационными системами, которые являются для нее основной средой. На первый взгляд может показаться, что определения информационной технологии и системы очень похожи между собой. Однако это не так.

Информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций, действий, этапов разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах. Основная цель информационной технологии — в результате целенаправленных действий по переработке первичной информации получить необходимую для пользователя информацию.

Анализ рынка информационных компонентов позволяет рас­пределить перечень информационных технологий на два обширныx класса — базовые информационные технологии(ОС, ЯП, технологии архитектуры клиент-сервер, технологии многопроцессорной обработки, технологии нейровычислений, CASE технологии, ЭС, internet, Intranet и т.д) и прикладные информационные технологии.

Информационная система является средой, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного рода технические и программные средства связи и т.д. Основная цель информационной системы — организация хранения и передачи информации. Информационная система представляет собой человеко-компьютерную систему обработки информации.

Реализация функций информационной системы невозможна без знания ориентированной на нее информационной технологии. Информационная технология может существовать и вне сферы информационной системы. (Например: Информационная технология работы в среде текстового процессора Word 6.0, который не является информационной системой. Информационная технология мультимедиа, где с помощью телекоммуникационной связи осуществляются передача и обработка на компьютере изображения и звука.)

Таким образом, информационная технология является более емким понятием, отражающим современное представление о процессах преобразования информации в информационном обществе. В умелом сочетании двух информационных технологий — управленческой и компьютерной — залог успешной работы информационной системы.

Обобщая все вышесказанное, можно выделить более узкие, определения информационной системы и технологии, реализованных средствами компьютерной техники.

Информационная технология – совокупность чётко определённых целенаправленных действий персонала по переработке информации на компьютере.

Информационная система – человеко-компьютерная система для поддержки принятия решений и производства информационных продуктов, использующая компьютерную информационную технологию.

Распределение информационных технологий между лицами, принимающими решения в зависимости от типа управленческой структуры. Параметры эффективного использования информационных технологий в экономических системах.

В настоящее время получили распространение следующие организационные структуры управления [12]:

· линейно - функциональная,

· линейная,

· функциональная,

· матричная,

· дивизиональная.

На рис. 1.4 представлена линейно – функциональная организационная схема управления и показано распределение ИТ между лицами, принимающими управленческие решения. Если на рис. 1.4 убрать функциональные связи, представленные пунктирными линиями, то полученная структура превратится в линейную. Если пунктирные линии заменить непрерывными, отражающими непосредственное подчинение исполнителей функциональным руководителям, то исходная структура превращается в функциональную.

Рис. 1.4 Линейно – функциональная организационная структура управления

Преимущества линейной организационной структуры управления (ОСУ) заключаются в:

· четкой системе взаимосвязей «начальник - подчиненный»,

· явно выраженной ответственности,

· быстрой реакции на прямые приказания,

· простоте построения самой оргструктуры,

· высокой степень «прозрачности» деятельности всех структурных единиц.

Недостатки линейной ОСУ:

· чрезмерная нагрузка на высший уровень управления,

· отсутствие вспомогательных служб,

· отсутствие возможности быстрого разрешения вопросов, возникающих между различными структурными подразделениями,

· высокая зависимость от личных качеств менеджеров любого уровня.

Преимущества линейно–функциональной ОСУ заключаются в:

· снятии части нагрузки с высшего уровня управления,

· стимулировании развития неформальных связей на уровне структурных блоков,

· уменьшении потребности в специалистах широкого профиля и улучшение качества выпускаемой продукции,

· появлении возможности создания штабных подструктур.

Недостатки линейно–функциональной ОСУ:

· значительное усложнение связей внутри компании,

· появление большого количества новых информационных каналов,

· появление возможности переноса ответственности за неудачи на сотрудников других подразделений,

· затруднение координации деятельности организации,

· появление тенденции к чрезмерной централизации.

Основной принцип, лежащий в основе любой дивизионной структуры управления (рис. 1.5), заключается в разделении всей структуры фирмы на дивизионы.

Рис. 1.5 Дивизиональная организационная структура управления

Дивизион - это крупное структурное подразделение предприятия, обладающее большой самостоятельностью за счет включения в себя всех необходимых служб. Иногда дивизионы принимают форму дочерних предприятий фирмы, оформляются, как отдельные юридические лица, на деле же являясь составными частями одного целого. Эта организационная структура имеет следующие преимущества и недостатки.

Преимущества:

· наличие тенденций к децентрализации,

· высокая степень самостоятельности дивизионов,

· разгрузка менеджеров базового звена управления,

· высокая степень выживаемости в условиях современного рынка,

· развитие у управляющих дивизионов предпринимательских навыков.

Недостатки:

· появление дублирующих функций в дивизионах,

· ослабление связей между сотрудниками различных дивизионов,

· частичная потеря контроля над деятельностью дивизионов,

· отсутствие одинакового подхода к управлению различными дивизионами Генеральным директором холдинговой структуры.

Матричные организационные структуры управления (рис. 1. 6) отличаются от остальных классических ОСУ тем, что они относятся к поли-административным структурам. На предприятии с матричной ОСУ работа постоянно ведется по нескольким направлениям одновременно. Примером матричной организационной структуры является проектная организация.

Рис. 1.6 Матричная организационная структура управления

Матричные структуры управления имеют свои достоинства и недостатки. К преимуществам относятся:

· возможность оперативной ориентации на потребности своих клиентов,

· снижение затрат на разработку и апробацию новшеств,

· значительное сокращение времени на внедрение различных новшеств,

· своеобразная кузница руководящих кадров, так как руководителем проекта может быть назначен практически любой сотрудник предприятия.

Среди недостатков можно отметить:

· подрыв принципа единоначалия и, как следствие, необходимость со стороны руководства постоянного отслеживания баланса в управлении сотрудником, который одновременно подчиняется и руководителю проекта, и своему непосредственному начальнику из того структурного подразделения, из которого он пришел,

· опасность возникновения конфликтов между руководителями проектов и начальниками подразделений, из которых они получают специалистов для реализации своих проектов,

· большую сложность в управлении и координации деятельности организации в целом.

Наиболее эффективными и перспективными являются организационные структуры управления, построенные по дивизионному и матричному типам, так как только они способны адекватно и оперативно реагировать на изменения, происходящие не только внутри компании, но и во внешней среде.

Существующий подход к сбору информации для принятия управленческих решений, реализованный на многих предприятиях, носит «функциональный» характер и понимается соответственно как функция от информационного окружения, т.е. существуют базы данных внутренней и внешней информации, которую собрали и порой используют для принятия решения функциональные службы [12]. Так, например, отдел сбыта собирает информацию о контактах с клиентами, о сделках и услугах; служба маркетинга готовит обзоры тенденций рынка и изменений вкусов потребителей; технический отдел и инвестиций собирает информацию о новых производственных идеях и готовит данные и расчеты для инвестиционных проектов; производственники собирают информацию о возможностях обновления производства и совершенствования выпускаемой продукции; служба информации готовит обзоры новинок программного обеспечения и информационного оборудования; отдел кадров и соцобеспечения отслеживает изменения в составе рабочей силы и в возможностях найма.

Недостатки данного подхода

· на предприятии стратегическое мышление замкнуто границами этих изолированных баз данных, которые используют определенные группы сотрудников для выработки предложений о направлении развития компании и разработки стратегий, ведущих к успеху.

· базы данных отражают функциональный подход к деятельности предприятия, а не широкое управленческое понимание бизнеса.

· истолкование собранных данных находится под влиянием предрассудков и запретов, сковано шаблонами представлений о прежних факторах успеха.

· специалисты служб планирования, финансового обеспечения, маркетинга, информационных и других технических служб продолжают действовать исключительно как получатели и хранители информации.