Проверка организации первичного учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

1. При проверке учета расчетов с поставщиками и подрядчиками аудитору необходимо оценить качество первичной информации, поступающей в систему бухгалтерского учета. Связано это с тем, что практически все документы по расчетам поступают на предприятие извне, увеличивая риски существенных искажений, т.е. повышая требования к надежности аудиторских процедур.

Анализ организации первичного учета позволит аудитору более квалифицированно провести основные аудиторские процедуры по данному разделу и более обоснованно о пределить объемы выборки и способы отбора элементов проверяемой совокупности, а также позволит определить качество первичной учетной документации, которая будет использоваться аудитором в качестве аудиторских доказательств.

Аудиторская проверка организации первичного учета строится по схеме:

1) определяется степень воздействия на организацию первичного учета различных внутренних и внешних факторов:

- внешние - требования законодательства, принадлежность организации, специфика отрасли, размеры предприятия, местоположение, используемые ресурсы;

- внутренние - организационная структура, философия управления и стиль работы руководителей, методы распределения полномочий и ответственности, информационное и кадровое обеспечение, техническая оснащенность;

2) оценивается неотъемлемый риск системы первичного учета по результатам проведения аналитических процедур;

3) определяется примерный объем первичной учетной документации, представляемой к проверке.

Вариант опросника работников бухгалтерии, ведущих учет расчетов с поставщиками и подрядчиками, приведен в раздаточном материале.

Вопросник к определению объема и характеристик первичной документации, подлежащей проверке

№ п/п	Раздел первично­го учета	Типовые хозяйственные операции	Документы, которые вы	Число документов в день, месяц, квар­тал (нужное под­черкнуть)	Уровень автомати­зации: АП - полная, АЧ - частичная, Р - ручное создание (обработка)	Номер и наимено­вание учет­ного регист­ра, в кото­ром вы от­ражаете данную опе­рацию	Бухгалтер­ские проводки, которые вы выполняете по данной операции
соз­даете	обра­баты­ваете	создавае­мых вами	обраба­тывае­мых вами	при соз­дании доку­мента	при обра­ботке до­кумента
	Расчеты с по­ставщи­ками и под­рядчика­ми	Поступление ТМЦ
	Принятие услуг производственного и непроизводствен­ного характера
	Претензии постав­щикам
	Учет векселей выдан­ных
	Учет курсовых и сум­мовых разниц по опе­рациям в иностран­ной валюте
Итого по разделу

При проведении аудита организации первичного учета по разделу учета расчетов с поставщиками и подрядчиками применяются методы сбора аудиторских доказательств.

1. Проверка достоверности {полноты и точности) фактов оприходования товарно-материальных ценностей, принятия к учету работ, услуг.

Цель проверки - достижение уверенности в том, что на предприятии присутствует вся первичная документация по всем поступившим ценностям и всем оказанным услугам за отчетный период.

Выборку на данном участке целесообразно осуществлять следующим образом:

А) операции по поступлению ТМЦ – выборка репрезентативная (осуществлять с помощью случайного или систематического отбора);

Б) операции по приобретению работ, услуг - выборка непредставительная (в зависимости от предмета договоров, их стоимости и прочих факторов).

Проверяя полноту отражения приобретенных работ, услуг, аудитор может использовать информацию о типичном наборе услуг, предоставляемых проверяемой организации за определенный период, которую можно получить в устном опросе или используя учетные регистры за предыдущие периоды. Проводя эту процедуру, аудитору надлежит сверить данные первичных приходных документов с договорами на поставку с тем или иным поставщиком. Затем необходимо проверить наличие счетов-фактур от поставщиков по каждой конкретной сделке (целесообразно использовать журнал регистрации счетов-фактур). После этого следует сверить данные указанных документов с данными складского учета или с информацией от бухгалтерии о принятых к учету работах, услугах.

2. Проверка оперативности регистрации фактов поступления сырья и материалов, оказания услуг.

Цель - установление причины расхождений (если они есть) между датами совершения хозяйственных операций (в отдельных случаях - датами поступления документов в организацию) и сроками их регистрации в учете, а также выяснение, имеют такие факты разовый или систематический характер.

Беседуя с главным бухгалтером (его заместителем или работником отдела по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками), аудитор должен выяснить:

- каким образом и в какие сроки обрабатываются поступившие на предприятие документы,

- каковы основные каналы поступления документов,

- ведется ли их централизованная регистрация,

- осуществляются ли работы по истребованию документов в случае их отсутствия, некомплектности или некачественности и как в таких ситуациях происходит принятие к учету ТМЦ, работ, услуг.

Также для целей настоящей процедуры аудитору будет полезно ознакомиться с перечнем постоянных и разовых контрагентов предприятия и документам последних уделить особое внимание.

3. Проверка законности первичной учетной документации.

Проведение этой процедуры обязательно. Цель - получение достаточного количества доказательств того, что весь массив первичной учетной информации (ПУД) имеет юридическую силу (т.е. соблюдены все требования к оформлению документации).

Аудитор полистно просматривает те документы, которые были отобраны им для проверки ранее (в соответствии с выбранными критериями). К проверке документации, оформляющей операции, по которым были обнаружены расхождения, следует подойти с особой тщательностью.

По результатам проведения данной процедуры аудитор должен выявить общий уровень соблюдения правил оформления докумен­тов по данному участку и, выявив нарушения, отразить их в акте проверки. Информация по тем операциям, где документов не удалось обнаружить либо они оформлены неверно (отдельные реквизиты отсутствуют, в документах имеются неоговоренные исправления), обязательно должна быть учтена в дальнейшем, при проверке их отражения на счетах учета.

4. Проверка соблюдения графика документооборота.

Цель - установление наличия или отсутствия графика документооборота по операциям с поставщиками и подрядчиками и все ли первичные документы он включает.

В ходе этой процедуры целесообразно заполнить таблицу, чтобы проследить основные этапы документооборота всех первичных документов, участвующих в оформлении операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками.

Основные этапы документооборота, создаваемого (обрабатываемого) документа

До­ку­мент	Наличие графика доку­менто­оборота (+/-)	Исполь­зуется ли унифици­рованная форма документа (+/-)	Источник получения документа (если документ для вас — сторонний)	Время, необходимое для	Ваши дальнейшие действия с документом	Имеет ли место возвратное движение документа после обра­ботки
создания докумен­та	обра­ботки доку­мента	проверки доку­мента	передача для дальнейшей обработки {укажите получателя)	под­шивка в те­кущие дела	пере­дача в архив

При необходимости аудитор может также лично проследить за движением конкретного документа и исполнением сроков его создания и обработки.

На документацию, на которую нет графиков документооборота или эти графики реально не используются, при проведении следующей процедуры аудитор должен обратить особое внимание.

5. Проверка полноты и точности регистрации документа в учетных регистрах.

Цель - получение достаточного количества доказательств того, что при принятии документа к учету были соблюдены принципы.

Выборка документов, проверяемых в рамках данной процедуры, должна проводиться с учетом результатов предшествующих процедур. Особо внимательно следует подойти:

- к документам, полученным от контрагента, добросовестность которого вызывает сомнение;

- к операциям, где отсутствуют либо первичные документы, либо определенные реквизиты в них;

- к документам, на которые не составлены графики документооборота.

6. Проверка организации хранения документов и организации доступа к первичной учетной документации.

Цель - установить, соблюдены ли на предприятии правила хранения документации в процессе текущей деятельности и правила хранения документов в архиве предприятия.

Если на предприятии нет четко установленного порядка хранения документации в период исполнения документов и в период хранения уже исполненных документов в архиве, возникает большой риск несанкционированного доступа к ПУД. Это, в свою очередь, может привести как к утере документов, так и к разного рода злоупотреблениям с первичной учетной документацией: припискам, исправлениям в документах, уничтожению или подлогу документов.

Источниками информации аудитору могут служить:

- графики документооборота (где указаны сроки сдачи документов в архив),

- оформленные к передаче в архив и уже хранящиеся в архиве дела,

- акты о выделении документов к уничтожению.

Кроме того, в ходе проверки может быть использована информация о наличии или отсутствии на предприятии системы паролей доступа к автоматизированным рабочим местам, на которых осуществляется создание и обработка документов данного раздела учета.

Сведения, полученные в ходе аудита организации первичного учета по этому разделу, используются для определения дальнейшей тактики проведения проверки учета расчетов с поставщиками и под­рядчиками (глубины проверки бухгалтерского и налогового учета, определения объемов выборки на отдельных участках и способов отбора проверяемой совокупности).