Студопедия.Орг Главная | Случайная страница | Контакты | Заказать  
 

Требования к оформлению документов. Формуляр-образец, реквизиты, бланки



Под оформлением документов понимают соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений определенных требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах.

Одним из таких документов является ГОСТ Р 6.30-2003, УСД, требования к оформлению документов. Он устанавливает единые правила и требования к оформлению документов, составу реквизитов и определяет формуляр-образец документа.

Реквизиты документа – обязательные признаки документа (информационные элементы: дата, текст, подпись, печать), установленные законодательным нормативным документом - ГОСТом.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (новый);

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (новый);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 -оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Перечисленный состав реквизитов следует считать типовым, т. к. набор их при подготовке различных видов документов, документов одного и того же наименования в различных организационно-управленческих ситуациях может быть различным.

Среди общего перечня реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты. Постоянные – в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования. Переменные – наносятся непосредственно в процессе подготовки конкретного документа.

На формуляре-образце при оформлении документов реквизиты формируются в 3 части:

Заголовочная – начало документа, где содержатся сведения об организации или авторе документа и первичные данные о самом документе (реквизиты 1-16).

Содержательная – главная часть документа, где раскрывается его смысл и назначение (реквизиты 17-20), текст документа.

Оформляющая – совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 21-24). В оформляющей части также располагаются вспомогательные делопроизводственные отметки, облегчающие работу с документом.

Формуляр-образец – модель построения документов, на которой реквизиты расположены в определенной последовательности. Он указывает место реквизитов на листе бумаги, определяет площадь рабочего и служебного полей.

Рабочее поле – место, где располагаются реквизиты. Служебное поле предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения.

Бланк документа – стандартный лист бумаги с нанесенными на него постоянными реквизитами, содержащими информацию об организации или авторе документа, отсутствие которых лишает документ юридической силы. Для документа длительного срока хранения используют официальный или фирменный бланк, который изготовляется типографским способом или с помощью специального штампа. Для документа временного срока хранения допускается использовать ксерокопии бланков, а также бланки, создаваемые вместе с текстом и другими реквизитами на компьютере.

Осн. форматы бланков – А4, А5.Бланки могут иметь продольное и угловое расположение реквизитов.

Виды служебных бланков:

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты адресных данных организаций-получателей писем.

Бланк конкретного вида документа применяются, если в организации применяется большое количество документов конкретного вида.

2. Документационное обеспечение управления в туризме. Системы документации: организацнонно-правовая, распорядительная, информационно-справочная. Назначение. Функции

ДОУ– отрасль человеческой деятельности, обеспечивающая документирование, организацию работы с документами и систематизацию их архивного хранения.

Любое управленческое решение сопровождается составлением документа. Аппарат управления реализует свои функции посредством организационно-распорядительных документов. При этом документ выступает результатом отражения фактов, событий, явлений мыслительной деятельности человека. Процесс управления включает след. осн. документируемые операции: сбор и обработка документной инфо, подготовка решения, принятие и документирование этого решения, доведение решения до исполнителя, исполнение решения, контроль исполнения, передача инфо по вертикальным и горизонтальным связям, хранение и поиск инфо. Качество инфо определяет качество управления.

ДОУ включает след.осн. процессы: фиксация управляющих воздействий или данных по состоянию дел в организации на офиц. носителях, своевременное предоставление инфо в офиц. порядке руководству, оперативное и долговременное хранение документов.

Значение ДОУ: правильная организация работы с документами снижает время необходимое для поиска инфо, повышает точность и своевременность инфо, устраняет её избыточность.

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимоувязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности разделяют на: управленческие, научные, технические, технологические, производственные и т.д.

Основные управленческие функции (организация, планирование, регулирование, координация, контроль) реализуются с помощью следующих систем: система организационно-правовой документации, система плановой документации, система распорядительной документации, система договорной документации, система отчетной документации.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) включает следующие системы документации:

1. Система организационно-правовой документации (учредительный договор, устав, положение об учреждении, положение о структурном подразделении, штатное расписание, должностная инструкция, регламент, инструкция);

2. Система распорядительной документации (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание);

3. Система информационно-справочной документации (справка, протокол заседания, акт, докладная, служебная, объяснительная записки, служебное письмо, электронное сообщение, телеграмма, (телетайпограмма), телекс, факсограмма (телефакс, факс), телефонограмма, предложение, представление, заключение, отзыв, сводка, перечень, список).

Система организационно-правовой документации.Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. В составе организационной функции выделяются подфункции:

1. Создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;

2. Регистрация организации;

3. Установление ее структуры;

4. Определение штатной численности, номенклатуры должностей руководителей, специалистов и присвоение им разрядов по Единой тарифной сетке (ЕТС);

5. Регламентация деятельности структурных подразделений и работников;

6. Формирование коллегиальных и совещательных органов управления;

7. Регламентация деятельности аппарата управления;

8. Лицензирование деятельности в необходимых случаях;

9. Установление режима работы и системы охраны;

10. Организация труда работников и оценка труда работников;

11. Реорганизация предприятия;

12. Ликвидация организации и некоторые другие виды работ.

Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах. Организационная деятельность предприятия фиксируется в организационно-правовых документах, которые содержат правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, а также функциональное содержание деятельности предприятия в целом, его подразделений и работников, их права, обязанности и ответственность и др.

Организационно-правовые документы основаны на нормах административного права и обязательны для исполнения. Они являются правовой основой деятельности организации. Они в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом (вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом) или руководителем структурного подразделения.

По сроку действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют до их отмены или утверждения новых (кроме штатного расписания, которое утверждается ежегодно).

По системе управления организационно-правовые документы движутся сверху вниз.

В особую подгруппу из организационно-правовых документов выделяют учредительные документы (учредительный договор и устав организации):

Учредительный договор – документ, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица и выхода учредителей из его состава.

Устав – правовой акт, определяющий статус, организацию, структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица. Общие положения об уставе содержатся в первой части Гражданского кодекса РФ.

Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность и порядок деятельности. На основании положений действуют государственные и муниципальные бюджетные некоммерческие организации. Это органы власти и управления.

Штатное расписание – правовой акт, определяющий структуру, численность, должностной состав и оплату труда работников организации.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Инструкция – правовой акт, содержащий правила, с помощью которых регулируют организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специализированные стороны деятельности организаций, их подразделений и должностных лиц.

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Система распорядительной документации. Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.

Руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно- распорядительную деятельность и издавать распорядительные документы.

Назначение распорядительной документации

- регулировать и координировать деятельность, которая позволит органу управления:

- обеспечить реализацию поставленных перед ним задач;

- получить максимальный эффект от своей деятельности.

В распорядительных документах фиксируются решения, которые отражают:

1. совершенствование организационной структуры учреждения;

2. определение и способы осуществления основной или производственной деятельности;

3. обеспечение организации финансовыми, трудовыми и информационными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, которые идут сверху вниз по системе управления. В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам, в них содержатся основные властные предписания субъектов управления.

По сфере действия распорядительные документы делят на:

- правовые акты федерального уровня,

- правовые акты действующие на уровне субъектов РФ,

- правовые акты организаций, учреждений и предприятий.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

1. Необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и решений вышестоящих органов, а также ранее принятых решений данной организации;

2. Необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Все распорядительные документы делят на две группы:

─ документы, создаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения);

─ документы единоличного принятия решения (приказы, распоряжения, указания).

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной и исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, которые стоят перед этими органами и для установления стабильных норм и правил.

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами организации в целях разрешения наиболее важных вопросов деятельности этой организации.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих пред организацией. Он может касаться широкого круга организаций и лиц.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в пределах предоставленной ему компетенции, а также руководителями организаций, действующими на основе единоначалия, для разрешения оперативных вопросов. Этот документ имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями. Он издается по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с выполнением приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.





Дата публикования: 2015-02-03; Прочитано: 938 | Нарушение авторского права страницы | Заказать написание работы



studopedia.org - Студопедия.Орг - 2014-2019 год. Студопедия не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования (0.007 с)...Наверх