Ресурсы использования документов

1. сохранение и накопление информации

2. возможность передачи информации другому лицу

3. многократное использование информации

4. возвращение к информации во времени

5. учет информации

6. доказательство информации

Характеристика документа как системного объекта. Документ как единое целое – это единство составляющих его элементов и подсистем, суперсистема по отношению к ним. Если системой считать документ как таковой, то его сущностными подсистемами будут информационная и материальная (вещественная, субстанциональная) составляющие, а также конструктивные элементы документа (титульный лист, обложка, переплет, и т.д.), объединенные в сложное целое. Подсистемой документа может выступать и текст, состоящий из глав, параграфов, абзацев. В качестве элементов документа выступают заглавие, предисловие, колонтитул, переплет, форзац и т.д.

Свойства документа.

1. Атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых – информативной и материальной.

2. Функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени.

3. Структурность документа, т.е. тесна взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях.

Функция документа – целевое назначение, присущее этому документу, его общественная роль, социальное назначение, цель и задача. Документ полифункционален, т.е. в одном и том же документе переплетаются различные функции. Документ выполняет 3 группы социально взаимосвязанных функций:

Главная функция обеспечивает хранение и передачу или распространение информации во времени и пространстве.

Общие функции:

Информационная – способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний, когда в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Коммуникативная – способность документа быть средством передачи, обмена, общения и преемственности. Эта функция обеспечивает внешние связи предприятий и организаций.

Кумулятивная функция – способность документа накапливать, собирать и концентрировать, упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений.

Специальные функции:

Управленческая функция выполняется документами, которые созданы с целью управления (законодательные акты, кодексы, приказы). С помощью этих документов обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности.

Познавательная функция – способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества.

Правовая функция - способность документа служить средством доказательства и подтверждения каких-либо фактов или сведений, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов в суде, прокуратуре и т.д. (конституции, договоры)

Общекультурная функция – способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоения системы ценностей, эстетических норм и ритуалов, принятых в данном обществе.

Мемориальная функция – способность документа служить памятью человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому (исторические памятники, предметы старины).

Гедоническая функция - способность документа служить средством отдыха, развлечения и рационального использования свободного времени (фильмы, журналы) и т.д.