Классификация писем

Инструкционное (директивное) письмо исходит из государственных или муниципальных органов власти и управления и содержит рекомендации, указания, разъяснения по различным вопросам (отчетности, налогов и т.д.).

Частные письма – документы, в котором авторы обращаются к руководству организации с различными просьбами, жалобами, предложениями.

Коммерческие письма составляется от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. Эти письмо имеет юридическую силу

Служебные письма – несложные по содержанию и небольшие по объему документы для решения текущих задач, которые составляются на различных этапах деловых отношений между предприятиями и организациями.

Письмо-запрос – это документ, в котором покупатель обращается к продавцу, импортеру или эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т.е. сформировать коммерческое предложение. Такие запросы входят в группу контрактных документов и используются для подготовки и заключения сделок.

Оферта – письменное предложение одного лица (оферента) другому (акцептуанту), выражающего желание заключить с ним договор. Этот документ имеет определенный указанный в нём срок действия.

Рекламация – коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства и требование возмещения убытков. Требования предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки или платежа.

Циркулярные письма обычно высылает вышестоящая организация, которая сообщает подчиненным предприятиям сведения или установки, касающиеся деловых вопросов и задач. Такие письма носят распорядительный характер.

Гарантийные письма направляется с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных заранее условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т.д.

Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо материальных ценностей или документов. Такие письма содержат дополнительную информацию по прилагаемым документам. Они являются средством контроля за движением отправляемых документов и материальных ценностей.

Письмо-подтверждение высылается для подтверждения получения материальных ценностей или документов. В этих документах приводится краткое содержание документов и перечень материальных ценностей и заканчивается это письмо дополнительной просьбой или справочной информацией.

Рекламное письмо содержит описание сведений о товарах и услугах с помощью художественных, технических и психологических приемов, с целью побуждения спроса и реализации продукта.

Информационное письмо - разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте.

3. Документооборот в организации: параметры, пути совершенствования, технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами.

Жизнь любой организации связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. Однако чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться пути ее распространения. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

Главное правило – оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Основным принципом делопроизводства – специализация, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективное использование средств оргтехники и персонала. Принцип организации движения документов: оперативное движение, единообразный порядок прохождения однотипных категорий документов, однократность операций одинакового целевого назначения, исключение лишних инстанций. Документопоток – сложившееся или организованное движение данных. Горизонтальные – один уровень организаций, вертикальный. Входящий, исходящий, внутренний.

Параметры документооборота подразделяют на качественные и количественные.

К качественным параметрам документооборота относятся:

характеристика документооборота, которая зависит от системы информационного обеспечения (автоматизированного, традиционного и смешанного типов);

разделение документооборота на входящий, исходящий и внутренний документопотоки;

основные характеристики документооборота как пространственного организационного процесса (маршруты движения документов, этапы и инстанции их прохождения, стадии документооборота)

параметры, характеризующие особенности наполнения системы управления информацией (состав и содержание документов, включенных в документооборот; направленность движения документов; периодичность документооборота).

К количественным параметрам документооборота относятся:

показатели объема документооборота;

показатели времени документооборота.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:

1) пунктами обработки информации, т.е. теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и

2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив)

По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:

1. Документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям.

2. Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)

3. Документопоток исходящих документов – информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)

Маршрут движения документов – путь, который проходит документ в определенном направлении, включая все этапы и инстанции на этом пути от создания документа (или получения) до подшивки его в дело. Маршрут зависит от: состава и содержания документов, степени регламентации, функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями, принятой в организации технологии работы с документами.

Показатели объема документооборота. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов организации за конкретный период (год, квартал, месяц, день).

Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние – по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается 1 раз. Результат всех расчетов оформляется в виде справки.

Продолжительность документооборота – скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота или время, затрачиваемое на маршрут прохождения документа.