Организация документооборота на предприятии

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.: первичную обработку; предварительное рассмотрение; регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия,), так и сотрудником (секретарь референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы; имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). / возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных орг.

Предварительное рассмотрение проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на: направляемые на рассмотрение руководителю; направляемые в структурные подразделения или исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ.

Исходящие документы должны обрабат и отправляться в день регистрации.

Внутренние докум передаются исполнителям под расписку в регистрац форме.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются службой ДОУ и доводятся до сведения руководителя для выработки мер по совершенств работы с документами.