Особенности учета топлива

Организации закупают топливо для отопления своих зданий и помещений, эксплуатации транспортных средств, для технологических нужд – производства готовой продукции, полуфабрикатов, пара, других видов энергии и на другие цели.

Учет топлива ведется на счете 10 «Материалы» на субсчете 3 «Топливо» по его видам:

- нефтепродукты (нефть, мазут, дизельное топливо, бензин по маркам, керосин и другое);

- твердое топливо (уголь, торф, дрова, брикет и другое, в том числе отходы производства и от выбытия основных средств, используемых как твердое топливо);

- газообразное топливо (сжиженный газ, сжатый газ).

Для этого к счету 10 субсчету 3 «Топливо» могут открываться субсчета второго порядка, например, нефтепродукты должны быть учтены по местам их хранения, для чего вводятся субсчета «Топливо на складах», «Топливо на кредитных картах», «Топливо в баках транспортных средств» и другие. Для учета газа могут открываться следующие субсчета: «Сжиженный газ на складе», «Сжиженный газ в баллонах транспортных средств», «Сжатый газ на складе», «Сжатый газ в баллонах транспортных средств».

Учет топлива ведется по материально ответственным лицам.

Поступление топлива на склады от поставщиков отражается бухгалтерскими записями:

Д-т сч. 10/3 с/сч. «Топливо на складах» К-т сч. 60 – на стоимость поступившего топлива без НДС;

Д-т сч. 18 К-т сч. 60, 51, 52, 55, 68 – на НДС, указанный в сопроводительном документе поставщика.

Во многих организациях нет емкостей для хранения топлива. Как правило, организации заключают договора с заправочными станциями на отпуск топлива по безналичному расчету, водителям выдаются электронные карты, по которым они заправляют топливом автомобили.

Оприходование горюче – смазочных материалов производится на основании отчета по отпуску нефтепродуктов, сжиженного автомобильного газа, товаров и оказанию услуг по электронным картам формы НТУ – АЗС или отчета по отпуску нефтепродуктов, сжиженного автомобильного газа, товаров и оказанию услуг по электронным картам формы НТУ – АЗС для выписки с применением ПЭВМ, утвержденных Министерством финансов Республики Беларусь от 06. 04. 2006 г. № 36, на основании которых подсчитывается общее количество полученных нефтепродуктов по их видам, проверяется правильность предъявленной к оплате стоимости нефтепродуктов, информация сверяется с данными других учетных участков, например с информацией подотчетных лиц, с оформленным актом замера остатков топлива, с путевыми листами.

На основании данной информации отражается поступление топлива в баки транспортных средств организации бухгалтерской записью:

Д-т сч. 10/3 с/сч. «Топливо в баках транспортных средств» К-т сч. 60 – на стоимость полученного топлива;

Д-т сч. 18 К-т сч. 60, 51, 52, 55, 68 – на сумму НДС от стоимости полученного топлива.

В случае заправки служебных автомобилей за наличный расчет из полученных подотчетных сумм, на основании авансовых отчетов водителей (подотчетных лиц) производится оприходование топлива бухгалтерской записью:

Д-т сч. 10/3 с/сч. «Топливо в баках транспортных средств» К-т сч. 71 - на стоимость топлива;

Д-т сч. 18 К-т сч. 71 – на НДС от стоимости топлива.

К авансовому отчету должен быть приложен чек с заправочной станции.

Имеются свои особенности инвентаризации отдельных видов топлива.

При инвентаризации нефтепродуктов делается замер их объемов в хранилищах (складах), в баках автомобилей организации, выводятся остатки, которые сверяются с учетными данными. Объем жидкого топлива, нефтепродуктов (в литрах), зависит от времени года. Нормативными документами устанавливаются коэффициенты пересчета фактических объемов топлива в учетные в зависимости от времени года.

Отпуск топлива в цеха для работы оборудования, например, мазута для работы компрессорной установки, производится по накладным, ведомостям учета выдачи горюче – смазочных материалов, ТТН-1, требованиям, лимитно-заборным картам и другим документам и списывается со склада на основании их бухгалтерской записью:

Д-т сч. 20 К-т сч. 10/3 с/сч. «Топливо на складах».

Крупные промышленные организации могут иметь отдельное транспортное хозяйство.

Отпуск топлива водителям на заправку автомобилей из хранилища организации, горюче – смазочных материалов производится по соответствующим ведомостям под их роспись.

Материально – ответственное лицо составляет отчет о движении горюче – смазочных материалов, который вместе с приложенными накладными, требованиями, ведомостями учета выдачи горюче – смазочных материалов и другими первичными документами по приходу и расходу он сдает в бухгалтерию в установленные в организации сроки.

Отпуск топлива водителям транспортных средств отражается записью:

Д-т сч. 10/3 с/сч. «Топливо в баках транспортных средств» К-т сч. 10/3 с/сч. «Топливо на складах» – на стоимость заправленного в баки топлива.

Списание топлива на работу транспорта организации производится на основании путевых листов, которые оформляются соответствующей службой и выдаются водителю перед выездом из организации и отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 23 …. К-т сч. 10/3 «Топливо в баках транспортных средств» – на стоимость израсходованного топлива по норме и сверх норм.

В целях правильного формирования информации о затратах организации в налоговом учете необходимо вести учет расхода топлива по нормам и сверх норм.

Фактический расход определяется на основании замера остатков топлива в баках каждого автомобиля на конец каждого месяца комиссией, которая составляет соответствующий акт. К остатку топлива на начало месяца добавляется поступление топлива за месяц и вычитается остаток топлива на конец месяца.

Расход топлива по норме рассчитывается на фактический пробег, определяемый на основании показаний спидометров транспортных средств, записываемых в путевые листы в начале каждой ездки и по ее окончании, путем умножения фактического пробега машины на линейную норму расхода топлива на 1000 км пробега, устанавливаемую соответствующим государственным органом отдельно по каждой марке машины с учетом поправочных коэффициентов в зависимости от условий работы транспортного средства – в летний или зимний период работала машина, с прицепом или без него, движение было по городу или за городом, в горных условиях, при работе с кондиционером или холодильной установкой и т.д. Линейные нормы увеличиваются при перевозке грузов, то есть, вводится поправочный коэффициент, увеличивающий расход топлива при перевозке каждой тонны груза. Затем фактический расход сравнивается с нормативным, определяется разница.

Если на новый автомобиль, поступивший в организацию, не установлена линейная норма расхода горюче-смазочных материалов, организация должна подать заявку в государственную организацию, занимающуюся разработкой данных норм. До утверждения нормы можно пользоваться нормами на аналогичную по техническим характеристикам марку автомобиля и относить расход горюче-смазочных материалов на затраты организации (в пределах норм). После утверждения норм (со дня их опубликования в средствах массовой печати) делается перерасчет расхода горюче-смазочных материалов.