Документирование упрвленческой деятельности

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Статья 5 Федерального закона от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» устанавливает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, органами государственной власти, ответственным за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

Самым древнейшим способом фиксации информации является рукописное письмо. С изобретением пишущей машины (в конце XIX века) достаточно быстро повсеместно стал применяться машинописный способ издания документа. В течение XX в. механическая пишущая машинка постоянно совершенствовалась (появились электронные модели пишущих машин).

С изобретением телефона и телеграфа (в конце XIX в.) возникла возможность передачи информации по каналам связи, что привело к появлению новых видов документов – телеграммы, телефонограммы. В конце XX века с появлением и распространением факсимильных аппаратов к этим документам прибавилась факсограмма.

В 1980-е гг. началось внедрение в управленческую деятельность персональных компьютеров. Очень быстро они стали основным способом документирования, применяемым повсеместно различными управленческими системами. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющие автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, хранения, изготовления и пересылки текстовых документов. Основным способом получения данных из компьютера является вывод на принтерную печать. Все типы принтеров (матричные, лазерные, струйные) являются в настоящее время основным способом получения документов на бумажной основе.

По мере распространения локальных сетей, объединяющие отдельные компьютеры в единую систему обработки информации, все большее распространение получает электронная почта, позволяющая передавать текстовые сообщения, графические, фотографические изображения, звуковые и видеофайлы. Электронная почта является эффективным способом передачи информации, который может принципиально изменить делопроизводство за счет оперативности передачи информации, временной независимости взаимодействия пользователей, высокой надежности.

Таким образом, современное документирование включает использование всех перечисленных способов фиксации и передачи информации. В управленческой практике преобладающим способом документирования в настоящее время является принтерная или машинописная печать. Однако такие документы, как заявления, объяснительные и докладные записки, создаются рукописным способом.

Документ и информация. В любом случае итогом документирования является документ. Документ (документированная информация) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая ее идентифицировать. Документ является результатом отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Документы являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Документ, зафиксировав информацию, обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к информации во времени. Таким образом, первая функция любого документа – информационная.

Документ в переводе с латинского – доказательство, свидетельство. Чрезвычайно важна для любой в т.ч. управленческой, деятельности юридическая значимость документа. Документ служит основой для принятия управленческих решений, фиксирует принятые решения, подтверждает факт их исполнения. Правовая функция документа также его необходимое свойство. Им обладают, прежде всего, документы, фиксирующие правовые нормы. Но любой управленческий документ несет в себе эту функцию, т.к. обладает определенной юридической силой.

Коммуникативная функция документа – это его свойство служить средством связи, коммуникации между различными должностными лицами, структурными подразделениями, между государственными организациями, управляющей и управляемой системой и т.д. Документ обладает этой функцией, т.к. служит средством передачи информации и во времени, и в пространстве.

Кроме того, любой документ с течением времени приобретает историческую функцию, т.е. является свидетельством того или иного события.

Таким образам, любой документ полифункционален. Документы выступают одновременно средством и способом реализации возложенных на аппарат управления функций, отражают все формы управленческой деятельности. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников.

Необходимо отличать понятие «документ» от понятия «информация».

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

В управленческой практике информация создается и используется для целенаправленного управления каким-либо объектом, производством, структурой. К управленческой информации предъявляют ряд требований – полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком. Кроме того, существенны требования своевременности и достаточности информации.

Формуляр документа. Каждый документ состоит из набора отдельных элементов (автор документа, текст, номер и дата, адресат, подпись, печать и др.), которые получили название реквизитов. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляет формуляр документа. Формуляр документа складывался в течение длительного времени и формировался под влиянием необходимости, с одной стороны, закрепления официального характера информации документа, придания ему юридической силы, а с другой – отражения его «пути» в аппарате управления, т.е. прохождение таких операций, как рассмотрение, исполнение, обработка, передача, поиск, использование для наведения справок. Формирование формуляра документа привело к закреплению в практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложившиеся функции документа. Основной функцией документа является фиксирование и сохранение информации.

Разные виды документов имеют разный набор реквизитов. Еще в середине

1980-х гг. установлен обязательный состав реквизитов, который обеспечивает их применение в управленческой деятельности:

– автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы);

– дата создания документа;

– регистрационный индекс;

– текст (содержание);

– подпись.

Отсутствие или неправильное оформление в документе одного из этих реквизитов делает его недействительным.

В зависимости от целей создания и использования документов, их назначения, сферы распространения и даже способа документирования зависит набор реквизитов конкретного вида документа. Например, заявление чаще всего пишется от руки, должно быть адресовано должностному лицу, содержать наименование вида документа (слово «заявление»), текст (предмет или причину составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя имеет другой формуляр. Как правило он должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа «ПРИКАЗ», заголовок, текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный индекс, дату и подпись. Приказ никогда не готовят в рукописном виде. Он печатается на пишущей машинке или компьютере и распечатывается с принтера. Поэтому формуляр современного приказа включает еще такой реквизит, как идентификатор электронной копии документов. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные элементы, но и гриф утверждения руководителя, заверенный печатью.

Таким образом, отдельные элементы документа (реквизиты) составляют формуляр того или иного вида документа.

Юридическая сила документа. Каждый управленческий документ является носителем информации, используется для ее сбора, анализа, разработки и принятия управленческого решения, его доведения до непосредственных исполнителей, заинтересованных организаций или граждан. Главное требование, предъявляемое к управленческим документам, – официальность, достоверность, объективность. Реализуется это требование при наделении документа юридической силой, т.е. условием, при котором информация документа может быть использована в сфере управления без сомнения в ее достоверности для осуществления любых действий. В настоящее время бесспорность и обязательность документа также определяется понятием «юридическая сила документа».

Для управленческой деятельности юридическая сила документов служит способом доказательства заключенной в них информации и представляет одну из форм выражения права. Юридическую силу документа понимают как бесспорность и авторитетность, основанную на законодательстве. Юридическая сила документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управления (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц, государственных служащих и граждан), которые руководствуются данным документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Одни документы изначально обладают юридической функцией (например, правовые акты федеральных органов исполнительной власти, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация), устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др. В управленческой деятельности юридическая сила документа обеспечивает его официальность для работников, как данной управленческой системы, так и всех иных структур, с которыми она взаимосвязана.

Юридическая сила документа – это свойство, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Из этого определения следует, что орган управления или должностное лицо, выпускающее документ, обязаны:

– соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

– издавать документы только в пределах своей компетенции;

– соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Таким образом, юридическая сила документа определяется и содержанием, и формой документа.

Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

Вид документа – это принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Вид документа указывается на каждом управленческом документе (кроме письма). В соответствии с определенным видом (наименованием) складывается его формуляр, правовая значимость, структура текста, порядок введения в действие.

В ОКУД включено около 5000 унифицированных форм документов, в их названиях используется только 80 наименований видов документов. Название видов непроизвольно формулируются их составителем, а выбираются из числа регламентированных нормативной базой.

Однако документы одного наименования (вида) могут быть различны по назначению, содержанию, порядку оформления, сфере применения. Понятие «разновидность» уточняет характер применения того или иного вида документа и его принадлежность к той или иной системе документации. Например, вид документа акт и его разновидности: акт сдачи объекта в эксплуатацию; акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; акт о ликвидации организации.

Система документации. В деятельности любого управленческого аппарата реализуются определенные управленческие функции. Часть из них являются типовыми, присущими любому управленческому аппарату, например, планирование деятельности, организация системы управления, учет и отчетность, кадровое обеспечение и др. В пределах отдельных организаций наряду с типовыми большую часть документов могут составлять специфические, т.е. документирующие определенную отрасль деятельности. Например, в органах Пенсионного фонда это документы по расчету и начислению пенсий; в вузах, других учебных заведениях – по организации учебного процесса; в учреждениях налоговой службы – налоговая документация и т.д.

В соответствии с этими функциями исторически формируется комплекс документов, составляющий систему документации.

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Реализация типовых управленческих функций в каждом управленческом аппарате проводится на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. В делопроизводстве различных организаций соотношение документов из различных систем документации будет неодинаковым, т.к. оно зависит от направлений деятельности той или иной организации, ее места в системе федерального управления и ряда других причин. Но в деятельности любой организации используются документы, документирующие исполнительную, распорядительную и организационную деятельность. Эти документы составляют систему организационно-распорядительной документации, имеют повсеместное применение.

Унификация и стандартизация. Унификация – это приведение каких-либо объектов к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества этих объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). Унификация обязательно приводит к установлению рационального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в т.ч. и в документировании.

При унификации сокращение количества видов и форм документов достигается за счет изъятия из документных цепочек, сложившихся в системе документации, лишних и дублирующих документов. Унификация позволяет улучшить качество документов, т.к. содержание унифицированной формы включает оптимальное количество сопоставимых показателей, необходимых реквизитов. Такая форма рациональна по расположению реквизитов, предусматривает удобные способы заполнения и составления. Унификация позволяет улучшить качество документов, т.к. содержание унифицированной формы включает оптимальное количество сопоставимых показателей, необходимых реквизитов. Такая форма рациональна по расположению реквизитов, предусматривает удобные способы заполнения и составления.

Использование в практике управления унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление документов их передачу и обработку. Это позволяет ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот. Совершенствование содержания документов позволяет улучшить его качество, оптимизировать управленческие задачи за счет получения необходимой и достаточной информации.

Стандартизация – деятельность по установлению и применению правил и характеристик в целях их добровольного и многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышения конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Стандарт – документ, в котором в целях многократного добровольного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации, утилизации выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения. Одна из целей стандартизации – достижение технической и информационной совместимости, поэтому стандарты в РФ затрагивают не только бумажные документы, но и создание, и эксплуатацию компьютерных систем.