Поняття контролю як функції менеджменту

Контроль – це управлінська функція, задачею якої є кількісна і якісна оцінка та урахування результатів роботи організації.

Виділяють основні напрямки контролю:

1) контроль за виконанням робіт, намічених планом;

2) заходи для корекції всіх значних відхилень від плану;

Основні інструменти контролю:

1) спостереження;

2) перевірка всіх сторін діяльності;

3) облік;

4) аналіз.

У загальному процесі управління контроль – це елемент зворотного зв'язку.

Спонукальні мотиви контролю:

1) непевність внутрішнього і зовнішнього середовища;

2) небезпека виникнення кризових ситуацій;

3) необхідність підтримки успіху організації;

4) тиск з боку конкурентів;

5) забезпечення сутності охоплення об'єкта, процесу, системи.

За часом проведення контроль розрізняють:

· попередній;

· поточний;

· заключний.

Попередній контроль передує активній діяльності організації. Це організаційний процес, задача якого – перевірка готовності організації, її персоналу, виробничого апарату, системи управління та інших елементів до роботи. При плануванні організації необхідно здійснювати попередній контроль.

Цей вид контролю застосовують щодо:

1) існуючої структури організації, прийнятих рішень;

2) персоналу;

3) стану матеріальних і фінансових ресурсів.

Поточний контроль здійснюється через систему зворотного зв'язку, який:

1. має характер управлінської необхідності;

2. має цілі;

3. використовує зовнішні ресурси, що перетворюються в ресурси для внутрішнього підкріплення;

4. коригує відхилення, що виникають у процесі управління.

Поточний контроль здійснюється у формі стратегічного та оперативного контролю.

Стратегічний контроль має в якості основного об'єкта ефективність використання ресурсів організації з точки зору досягнення її кінцевих цілей і ведеться по кількісних і якісних показниках. Цей контроль зводиться до збору, опрацюванню, оцінці інформації.

Оперативний контроль орієнтований на поточну виробничу і господарську діяльність.

Заключний контроль пов'язаний з оцінкою виконання організацією своїх планів і упорядкуванням нових планів. Він припускає всебічний аналіз конкретних результатів діяльності за минулий період, а також сильних і слабких сторін організації.

В залежності від змісту і сфери здійснення виділяють такі види контролю:

- економічний контроль;

- соціальний;

- екологічний;

- технологічний.

В залежності від джерела використання інформації:

- документальний (перевірки);

- візуальний контроль (огляд).

В залежності від ступеня охвату об’єкту контролю:

1. суцільний;

2. вибірковий характер.

Процес контролю складається з таких етапів:

1. визначення параметрів функціонування і розвитку організації, якими необхідно контролювати джерела інформації про неї;

2. створюється модель управління організацією, на якій відбиваються потоки ресурсів, місця утворення проміжних і кінцевих результатів, а також найбільш придатні місця для здійснення контрольних дій;

3. збір інформації про реально досягнуті результати і зіставлення її з існуючими нормативами, що дозволяє визначити, чи є відхилення від запланованих результатів;

4. коригування діяльності організації, модифікація цілей, перегляд планів, вдосконалення технології виробництва і управління.

Характеристики ефективності контролю:

- стратегічна спрямованість контролю;

- орієнтація на результати;

- своєчасність контролю;

- гнучкість;

- відповідність справі;

- простота;

- економічність;

- висока якість.

Для забезпечення ефективності контролю необхідно:

1. розробити такі стандарти, які ефективно відбивають результати діяльності;

2. забезпечити двостороннє спілкування між контролюючими і контрольованими;

3. використовувати метод розробки стандартів, що будуть забезпечувати жорсткий, але справедливий контроль;

4. використовувати методи матеріального стимулювання для досягнення стандартів;

5. впроваджувати інформаційну систему контролю;

6. приділяти особливу увагу контролю виробничих процесів.

Тема 7. Планування як функція менеджменту

7.1 Сутність планування як функції управління.

7.2 Цілі управлінського планування.

7.1 Сутність планування як функції управління

Аби спільні зусилля співробітників організації були успішними, вони повинні знати, що від них очікується. Для цього необхідно:

1) сформулювати цілі, до яких прагне організація;

2) визначити шляхи досягнення встановлених цілей;

3) на закладі цього поставити задачі перед підрозділами організації та конкретними виконавцями.

Все це в сукупності і характеризує в широкому розумінні сутність функції планування. Можна дати таке визначення функції планування: планування – це процес визначення цілей діяльності організації та прийняття рішень щодо шляхів їх досягнення.

Зміст процесу планування полягає у пошуку відповідей на три ключових запитання:

1) де організація знаходиться у даний момент (який стан, яка ситуація)?

2) чого організація прагне досягти (куди вона прямує)?

3) як організації потрапити звідти, де вона є, туди, де вона прагне опинитися?

Планування – є первісною з-поміж решти функцій управління, оскільки прийняті в процесі її реалізації рішення визначають характер здійснення всіх інших функцій управління.

До підфункцій планування відносяться: цілевстановлення, прогнозування, моделювання, програмування.

Мета планування полягає в створенні системи планових документів, які визначають зміст та певний порядок дій для забезпечення тривалого існування організації.

Схематично процес планування в організації можна представити як послідовність таких етапів:

1. Встановлення цілей діяльності організації, які визначають очікуваний або бажаний стан організації.

2. Розробка стратегії діяльності організації - безпосереднє опрацювання шляхів, якими організація досягатиме очікуваних результатів.

Надання стратегії конкретної форми - це впровадження стратегії перетоврення стратегії у конкретні дії організації. Цей етап здійснюється шляхо розробки забезпечуючих планів та бюджетів.

На практиці існує багато критеріїв класифікації планів організації. Найчастіше з них використовують такі:

1) за критерієм широти охоплюваної сфери розрізняють стратегічні й оперативні плани;

2) за критерієм часового горизонту планування плани поділяють на довгострокові й короткострокові;

3) за ступенем конкретизації виділяють завдання й орієнтири.

Стратегічні плани – це плани, які визначають головні цілі організації, стратегію придбання та використання ресурсів для досягнення цих цілей.

Оперативні плани – це плани, у яких стратегія деталізується у розрахованних на короткий термін рішеннях щодо того:

- що конкретно треба зробити,

- хто повинен це зробити,

- як це має бути зроблено.

Короткострокові плани – це плани, які складаються на період до 1 року. Вони, як правило не мають змінюватися.

Довгострокові плани – це плани розраховані на перспективу 3-5 років. Ці плани мають враховувати зміни у зовнішньому середовищі організації та вчасно реагувати на них.

Завдання – це плани, що мають чіткі, однозначні, конкретно визначені цілі. Їх не можна тлумачити двозначно (збільшити виробництво на 3% за рік).

Орієнтири – це плани, що носять характер напрямку дій. Їх використання доцільне за умов невизначенності середовища, великої ймовірності непередбачуванних змін, які вимагають гнучкості управління. Вони визначають курс дій, але не прив’язують управління до жорстких конкретних цілей, тобто вони надають у певних межах свободу для маневру (збільшити обсяги виробництва на 3-4% за рік).

На рис.3.1. представлений вплив основних ситуаційних факторів (рівень менеджменту, стадія “життєвого циклу” та невизначеність середовища) на вибір типу планів.

Рівень менеджменту	Стадія життєвого циклу організації	Невизначе-ність середовища	Типи планів
висо-кий	низь-кий	формування	зростання	зрілість	зане-пад	висока	низька
х								Довгострокові Стратегічні
	х							Короткострокові Оперативні
		х						Орієнтири
			х					Короткострокові Завдання
				х				Довгострокові Завдання
					х			Короткострокові Орієнтири
						х		Короткострокові Орієнтири
							х	Довгострокові Завдання

Рис.3.1. Вплив основних ситуаційних факторів на вибір типу планів

7.2. Цілі управлінського планування

Мета – це кінцевий стан, якого організація прагне досягти в певний момент у майбутньому (ідеальне уявлення про майбутні рубежі фірми).

Правильно сформульовані організаційні цілі мають відповідати наступним вимогам:

- цілі мають бути конкретними та вимірюваними;

- цілі мають бути зорієнтованими у часі;

- цілі мають бути реалістичними, досяжними, такими, що не перевищують можливостей організації;

- цілі мають бути не суперечливими, узгодженими, взаємопов’язаними;

- цілі мають бути сформульованими письмово.

Цілі, сформульовані з урахуванням зазначених вимог, виступають своєрідними нормативами, за допомогою яких менеджер може робити висновки про ефективність своєї майбутньої практичної діяльності.

Будь-яка організація має багато різноманітних цілей, сукупність яких утворює складну структуру. Це передбачає необхідність класифікації цілей. Цілі організації можна класифікувати за кількома критеріями (табл.3.1.).

Глобальна мета – характеризує погляд на причину існування організації з точки зору суспільства. Глобальна мета – це уявлення про суспільне призначення організації.

Місія організації – характеризує погляд на причину існування організації з точки зору самої організації. Місія деталізує статус організації, надає орієнтири для визначення її задач.

Задачі організації – це заяви організації про те, як, за допомогою чого вона збирається виконувати свою місію. Задачі організації формулюються у конкретних показниках діяльності і розраховані на певні строки. Вони являють собою специфічні для данної організації шляхи реалізації місії. Організації, як правило, встановлюють декілька задач.

Встановлення цілей є першою фазою в процесі плануваня. Тому ефективність планування багато в чому залежить від якості реалізації цієї фази.

Будь-яке управління передбачає досягнення цілей – і в цьому контексті є цільовим. Цільовий підхід до управління знайшов вираз у декількох концепціях: “управління за результатами”, “програмно-цільове управління”, “стратегічне управління” тощо.

Таблиця 3.1.

Класифікація цілей організації

Критерії класифікації	Види цілей організації
1. Рівень абстракції	1.1.Глобальна мета 1.2.Місія організації 1.3.Задачі організації
2. Об’єкт спрямованості	2.1. Фінансові цілі 2.2. Цілі, що пов’язані з виробництвом 2.3. Цілі, що пов’язані з ринком діяльності організації 2.4. Цілі, що пов’язані з персоналом 2.5. Цілі, що пов’язані з дослідженнями та розробками
3. Ступінь відкритості	3.1. Офіційно проголошені цілі 3.2. Неофіційні цілі (закриті, таємні)
4. Організаційний рівень	4.1. Загальноорганізаційні цілі 4.2. Дивізіональні цілі 4.3. Групові цілі 4.4. Індивідуальні цілі
5. Часовий інтервал	5.1. Короткострокові цілі 5.2. Середньострокові цілі 5.3. Довгострокові цілі

Одним з широко розповсюджених на практиці способів встановлення цілей та оцінки діяльності керівників є так зване “управління за цілями” (MBO – management by objectives).

У відповідності до концепції МВО загальноорганізаційні цілі можна розділити на декілька більш дрібних цілей окремих структурних одиниць організації, які, у свою чергу, можна трансформувати в цілі окремих груп і підрозділів і далі розбити на цілі діяльності окремих виконавців. При цьому цілі діяльності кожного виконавця мають сприяти досягненню цілей його керівника. Внаслідок цього утворюється так званий каскад цілей організації. Якщо кожний виконавець досягає поставлених цілей, тоді своїх цілей досягає і група робітників, і структурний підрозділ організації, і організація в цілому.

Отже,сутність концепці МВОполягає у тому, аби:

1) для кожного співробітника організації визничити мету його діяльності;

2) забезпечити взаємозв’язок таких цілей;

3) забезпечити досягнення кожним виконавцем встановленої для нього мети.

На відміну від традиційного процесу встановлення цілей, в процесі МВО цілі для підлеглих не встановлюються керівником одноособово (не нав’язуються підлеглим). В процесі МВО керівник та підлеглий співробітничають, визначаючи цілі діяльності підлеглого. При цьому розуміється, що ступінь досягнення мети буде основним критерієм оцінки та винагородження діяльності підлеглого.

Процес МВО, іншими словами, розглядається як надання “голосу” підлеглому в процесі встановлення цілей та чіткого визначення результатів його діяльності за певний проміжок часу. Начальник та підлеглий спільно вибирають цілі діяльності підлеглого та “домовляються” як буде вимірюватись їх досягнення.

Необхідною складовою МВО є наявність зворотнього зв’язку. В ідеалі МВО вимагає встановлення безперервного зворотнього зв’язку, тобто такого, коли робітник самостійно без зовнішнього втручання відстежує та коригує власні дії. Цей процес самоконтролю доповнюється періодичною оцінкою роботи підлеглого на закладі його звітів.

Процес МВО складається з кількох взаємопов’язаних етапів, кожний з яких, у свою чергу, включає здійснення кількох кроків (табл.3.2.).Таблиця 3.2.

Процес управління за цілями

Етапи процесу управління	Кроки по кожному етапу
1. Встановлення цілей	1.1.Формування довгострокових цілей, стратегії органиізації 1.2.Розробка конкретних загальноорганізаційних цілей 1.3.Визначення дивізіональних та групових цілей 1.4.Визначення індивідуальних цілей
2. Планування дій	2.1. Ідентифікація дій (завдань) для досягнення цілей 2.2. Встановлення взаємозв’язків між цими діями 2.3. Делегування повноважень та визначення відповідальності за виконання дій 2.4. Визначення часу, необхідного для виконання дій 2.5. Визначення ресурсів, необхідних для виконання дій
3. Самоконтроль	3.1. Систематичне відстеження та оцінка ходу досягнення цілей самими робітниками без зовнішнього втручання
4. Періодична звітність	4.1. Оцінка прогресу досягнення цілей керівником 4.2. Оцінка досягнення загальної мети та посилення впливу

Переваги МВО:

1. Процес МВО робить більш зрозумілою організаційну структуру управління організацією. Завдяки використанню МВО стають зрозумілішими організаційні ролі та структури. Тут чітко визначається, хто за що відповідає у процесі досягнення загальної мети організації.

Процес МВО забезпечує цілеспрямовану мотивацію робітників. Процес МВО викликає почуття особистої зацікавленості в результатах діяльності.