Инструкции. Правила их составления и оформления

Инструкция в управленческой деятельности (от лат instructio - наставление, устройство) - это правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Инструкция оформляется на общем бланк организации. Титульный лист включает в себя следующие реквизиты:

· наименование организации,

· наименование вида документа,

· место и год издания.

В заголовке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются её требования, например: ИНСТРУКЦИЯ по документационному обеспечению управления

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разделяемых на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В тексте Инструкции используются слова: должен, следует, необходимо, не допускается, запрещается и т.п.

Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим её. Утверждается инструкция специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем организации.

На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если срок введения инструкции в тексте распорядительного документа не указан, им считается день подписания и регистрации документа.

Разновидностями инструкции являются инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) и должностная инструкция.

Инструкция по делопроизводству (ДОУ) - это правовой акт, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными, словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности (9).

Разрабатывается Инструкция на основе соответствующих законодательных актов РФ, общегосударственных нормативных документов: Основных правил работы ведомственных архивов, государственных стандартов на унифицированные системы документации, нормативно-методических материалов Росархива, ведомственных правил. В настоящее время ведомства сами составляют типовые инструкции по делопроизводству в целом или по какой-либо его части для всей группы однородных предприятий или учреждений отрасли.

Инструкции по ДОУ делятся на типовые, примерные, индивидуальные.

Типовые инструкции разрабатываются для подведомственных однотипных учреждений министерствами и ведомствами определенных отраслей народного хозяйства.

Примерная инструкция составляется с учетом требований типовой инструкции, но без учета особенностей конкретной организации.

На основе типовой и примерной инструкций организация разрабатывает индивидуальные инструкции применительно к условиям своей деятельности.

Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.

В разделе Общие положения прежде всего устанавливается сфера распространения Инструкции (например, «Инструкция распространяется на все документы», «...на административные документы», «...кроме конфиденциальных документов» и пр.). В общих положениях должна быть установлена ответственность за несоблюдение положений Инструкции.

Основная часть Инструкции состоит из двух тематических разделов: «Документирование» и «Организация работы с документами».

В разделе Документирование определяются:

· вопросы деятельности организации, которые подлежат обязательному документированию;

· виды документов, используемых для документирования организационной, распорядительной, информационно-справочной деятельности;

· общие правила документирования;

· правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, подписания и утверждения;

· порядок изготовления и размножения документов;

· правила оформления и заверения копий и приложений;

· порядок использования и хранения бланков, печатей и штампов;

· порядок работы исполнителей с документами.

В разделе Организация работы с документами устанавливаются:

· порядок приема, обработки и распределения входящих документов;

· порядок передачи документов внутри организации;

· порядок подготовки, обработки исходящих документов;

· порядок учета количества документов;

· общие правила регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;

· характеристика форм регистрации;

· описание принятой технологии и порядок индексации документов;

· принципы построения информационно-справочной работы в организации;

· порядок систематизации и классификации справочной информации;

· порядок постановки на контроль;

· технология контроля;

· типовые сроки исполнения;

· общие правила хранения документов в службе ДОУ и в структурных подразделениях;

· порядок составления номенклатуры дел организации;

· правила формирования в дела отдельных категорий документов;

· порядок систематизации и индексации отдельных категорий документов;

· организация проведения экспертизы научной и практической ценности документов;

· правила оформления дел для передачи на хранение;

· требования к описанию документов постоянного и временного хранения;

· порядок передачи дел в архив учреждения.

Приложения к инструкциидолжны содержать максимум справочно-иллюстративного материала. В приложениях должны быть обязательно помещены:

· схемы документопотоков;

· оттиски печатей и штампов;

· образцы бланков;

· образцы заполнения форм документов;

· перечень документов, не подлежащих регистрации;

· перечень категорий документов, подлежащих обязательному контролю;

· формы номенклатуры дел и др.

Таким образом, Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.

Подготовку Инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, в котором четко определяются место и значение конкретной должности в структуре предприятия, содержится полный перечень присущих ей трудовых функций, форм и сроков отчетности, условия оплаты труда, а также оговаривается объем прав и ответственности работника, занимающего данную конкретную должность (10).

Правильно составленные должностные инструкции позволяют каждому работнику четко представить себе круг должностных обязанностей, необходимые внутри- и внеорганизационные функциональные связи, помогают им более эффективно планировать рабочее время, способствуют более равномерному распределению нагрузки между работниками подразделения.

В масштабах всей организации должностные инструкции служат для рационального распределения полномочий и ответственности среди всего персонала, ликвидации дублирования работ. Они используются при определении критериев оценки результативности труда (аттестации) работников, для разработки систем продвижения по службе и программ развития персонала. В них содержится четкая информация, необходимая для эффективного отбора претендентов на ту или иную должность.

Как нормативно-правовой документ, должностные инструкции служат основанием для пересмотра штатного расписания, разрешения трудовых и производственных конфликтов, определения правомерности тех или иных форм административных взысканий и т.п.

Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием. Если в подразделении несколько одинаковых должностей и при этом работники, занимающие эти должности, выполняют одинаковые функции, то разрабатывается одна должностная инструкция.

Если работники, занимающие одинаковые должности, выполняют различные обязанности, необходимо несколько должностных инструкций, в каждой из которых будет закреплен круг должностных обязанностей, соответствующий их фактическому распределению между работниками.

Фактическое распределение обязанностей отражается в самом тексте должностной инструкции, а также может быть отражено в заголовке, например: Должностная инструкция секретаря руководителя;... секретаря приемной.

В должностной инструкции должна быть оформлена виза ознакомления с документом тех работников, на чью деятельность распространяется ее действие.

Структура и содержание должностной инструкции в настоящее время жестко не регламентируются, что позволяет создавать ее индивидуально для каждого предприятия с учетом его специфики.

Должностная инструкция может состоять их следующих разделов:

1) «Общие положения» - указывается наименование должности с обозначением структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от занимаемой должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность; квалификационные требования к работнику (уровень образования, навыки, стаж работы); требования к специальным знаниям и навыкам.

2) «Функции» - определяется основное назначение должности. Функции работника всегда формулируются как перечень видов работ или решаемых вопросов. Именно функции работника определяют состав должностных обязанностей. Раздел «Функции» можно не включать в должностную инструкцию, если в разделе «Общие положения» сформулировано общее назначение должности.

3) «Должностные обязанности» - устанавливается конкретное содержание деятельности работника: перечисляются виды работ, выполняемые работником на данной должности, характер выполняемых действий («руководит», «подготавливает», «утверждает», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает» и т.п.).

Этот разделможет представлять собой перечень конкретных операций, выполняемых работником при реализации возложенных на него функций. Например, если в функции работника входит «контроль исполнения документов», то обязанностями, соответственно, будут:

· постановка документов на контроль,

· контроль за ходом исполнения документов,

· снятие документов с контроля,

· анализ исполнительской дисциплины,

· информирование руководства о результатах исполнения документов.

4) «Права» - устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей:

· право принимать решения на этапе предварительного рассмотрения документов (перечисление вопросов, которые он может решать самостоятельно);

· право давать указания по конкретным вопросам;

· право самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции;

· право обращаться к руководителю с предложениями;

· право представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях;

· право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению;

· право требовать выполнения определенных действий от других работников,

· право визировать определенных видов документов;

· право возвращать документов на доработку;

· право на получение необходимой для работы информации (статистической, экономической и др.), в том числе и конфиденциальной;

· право доступа к нормативным документам; к информационному фонду организации, архиву, электронным базам данных;

· право получения необходимые периодические издания;

· право пользоваться и иметь в распоряжении словари, справочники, компьютерные программы-переводчики и т.д.

В необходимых случаях в текст раздела можно внести универсальные права, общие для всех работников (а не только права по должности):

· право на все виды установленной компенсации за свой трудовой вклад;

· право на комфортные условия;

· право на повышение квалификации;

· право на максимальную реализацию своих профессиональных потребностей.

Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

5) «Ответственность» -определяются критерии оценки работы и меры персональной ответственности работника.

Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, материальной, административной или уголовной.

В данном разделе формулируются содержание и формы ответственности должностного лица за:

· непринятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям;

· несоблюдение технологий, закрепленных в нормативно-технических документах;

· нарушение сроков выполнения работ, предусмотренных нормативами;

· отказ от применения передовых приемов работы и имеющихся технических средств;

· отказ выполнять письменные и устные распоряжения руководителя.

При составлении разделов «Права» и «Обязанности» главное - предоставить работнику права в том объеме, в каком это необходимо для выполнения должностных обязанностей. Типичная ошибка, допускаемая составителями должностных инструкций, - возложить на работника обязанности, но не предоставить ему права для их реализации. То же касается и ответственности. Права на осуществление тех или иных действий в первую очередь, необходимы при выполнении работы, связанной с другими работниками или основанной на результатах труда других работников.

6) «Взаимоотношения» - определяется порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами.

Раздел имеет координирующее значение и особенно важен для установления и регламентации связей между различными структурными подразделениями, установления их иерархии и взаимных обязательств.

7) В текст должностной инструкции может быть включен раздел «Условия оплаты труда», в котором указывается:

· какой должностной оклад устанавливается работнику в соответствии с контрактом или штатным расписанием;

· какие он может получать премии;

· какие он может получать надбавки;

· как ему можно повышать зарплату (при каких условиях и с какой периодичностью);

· может ли работник совмещать профессии (должности) и др.

8) В методической литературе предлагается завершать должностную инструкцию разделом «Оценка работы» (Показатели оценки работы), в котором могут быть закреплены как общие показатели оценки деятельности, так и конкретные, установленные непосредственным и вышестоящими руководителями, а также закрепленные во внутренних нормативных и технологических документах организации.

К числу общих показателей относятся:

· полнота реализации закрепленных за работником задач, должностных обязанностей и предоставленных прав;

· качество составления и оформления документов;

· отсутствие ошибок и служебных нарушений;

· отсутствие жалоб, претензий и нареканий со стороны руководителей;

· квалифицированное применение требований инструкции и других нормативных документов;

· своевременное выполнение должностных обязанностей, соблюдение сроков исполнения документов.

Должностная инструкция подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку. Виза ознакомления располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)», подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

20.7. Регламент. Правила как вид организационного документа

Регламент - это правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Регламент оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами являются:

· наименование организации,

· наименование коллегиального или совещательного органа,

· наименование вида документа,

· дата и номер документа,

· место составления,

· текст,

· подпись,

· гриф утверждения.

Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального органа.

В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой.

Правила (в форме множ. ч.) как вид организационного документа разрабатываются тогда, когда необходимо определить, как должна вестись работа, в какой последовательности.

По сфере применения правила можно разделить на

1) имеющие общее значение для всех отраслей, (правила по технике безопасности; основные правила работы архивов организации),

2) отраслевые, относящиеся только к одной отрасли (правила приема в высшие учебные заведения; правила бытового обслуживания населения).

Каждого работника, принятого в организацию, касаются Правила внутреннего трудового распорядка.

Правила внутреннего распорядка - локальный нормативный акт, детально регламентирующий организацию повседневной деятельности учреждения, взаимные обязательства работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы.

Содержание документа должно полностью отвечать нормам и требованиям Трудового кодекса РФ (ст. 189-190).

Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается заместителем руководителя, утверждается руководителем организации.

Правила внутреннего трудового распорядка четко структурированы и содержат следующие разделы:

· общие положения,

· порядок приема, перевода и увольнения работников,

· основные обязанности работников,

· рабочее время и его использование,

· поощрения за успехи в работе,

· взыскания за нарушение административной и трудовой дисциплины.

С учетом специфики деятельности организации в Правила могут быть включены разделы «Внутриобъектный режим», «Организация работы» и др.