Структура и штатная численность организации, штатное расписание. Правила их составления и оформления

Структура и штатная численность организации - правовой акт, устанавливающий:

· структуру организации,

· наименования структурных подразделений и должностей,

· штатную численность по каждой должности в соответствии с группой по оплате труда.

Такой документ оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителем руководителя организации и утверждается руководителем. Гриф утверждения заверяется главной печатью организации.

Текст документа составляется в форме таблицы, в которой приводятся наименования должностей, включенных в эти подразделения, а также их количество в соответствии с уровнем оплаты по отдельным группам. Данный документ входит в состав УСОРД и имеет унифицированную форму.

Штатное расписание - правовой акт, закрепляющий структуру, численность, должностной и численный состав работников организации в соответствии с её Уставом (Положением) с указанием должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы (11).

Обязательными реквизитами штатного расписания являются:

· наименование организации,

· наименование вида документа,

· дата и номер документа,

· место составления,

· заголовок к тексту,

· текст,

· подпись,

· гриф утверждения.

В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание.

Штатное расписание, составляется на стандартных листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, может также иметь унифицированную форму №Т-3.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд заработной платы по должностным окладам. В зависимости от условий организации труда штатное расписание может содержать и другие графы.

Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на отделе кадров (службе персонала).

Проект документа визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером, юридической службой, заместителями руководителя организации.

Штатное расписание подписывается руководителем отдела кадров и утверждается руководителем организации с заверением грифа гербовой печатью (или печатью организации). В негосударственных учреждениях документ утверждает Совет директоров.

В последнее время на предприятиях вместо штатного расписания стали использовать два других документа:

· Списочный состав персонала - содержит полный перечень всех работников с указанием должности и структурного подразделения.

· Положение о материальном стимулировании - включает в себя подробное описание принципов оплаты труда различных категорий персонала (оклады-тарифы, надтарифные выплаты, премии, бонусы и т.п.).

Контрольные вопросы для самопроверки:

1) Перечислите управленческие документы, которые классифицируются по видам деятельности организации.

2) Какие документы классифицируются по функции управления?

3) Какая классификация документов основана на признаках заведения дел? Назовите эти признаки.

4) Какие документы относятся к организационно-правовым и какова их основная функция?

5) Определите порядок внесения изменений в устав организации, в штатное расписание, в положение о коллегиальных и совещательных органах.

6) Какие организации действую на основании Положения об организации?

7) Какие факторы обусловливают издание устава и учредительного договора в коммерческих организациях?

8) Какой документ регламентирует деятельность коллегиальных и совещательных органов? Какие коллегиальные органы являются руководящими, а какие - специализированными?

9) Считаете ли Вы создание Инструкции по делопроизводству необходимым условием эффективной деятельности любой организации, независимо от её статуса и формы собственности? Мотивируйте свой ответ.

10) С какой целью издается должностная инструкция? Дайте характеристику этого документа.

11) Определите особенности штатного расписания как правового документа.

Литература

· Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. Госстандарт России. - М.: Изд-во стандартов, 1995.

· Басаков М.И. Документы по персоналу предприятия /Сост. М.А. Басаков. - Ростов н/Д: издат. центр «МарТ», 2001. - 272 с.

· Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2004. - 256 с.

· Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 4-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008. - 312 с.

· Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. - 6-е изд., испр. и доп. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008. - 367 с.

· Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 268 с.

· Кугушева Т.В. Делопроизводство: Учеб. пособие /Т.В. Кугушева. - Ростов н/Д.: Феникс, 2007. - 256 с.

· Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воронин М.Ф., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - Издание 9-е, переработанное и дополненное. - СПб.: «Издательский дом Герда», 2004. - 352 с.

· Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 304 с.

· Рогожин М.Ю Справочник по делопроизводству. - СПб.: Питер, 2007. - 192 с.

· Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). - СПб.: Питер, 2005. - 240 с.

· Стяжкина Т.А. Делопроизводство предприятия /Т.А. Стяжкина. -М.: Изд. «Экзамен», 2006. - 286 с.

· Шувалова Н.Н. Основы делопроизводства и язык служебного документа: Учебно-практическое пособие /Н.Н. Шувалова, А.Ю. Иванова. - Ростов н/Д.: Феникс, 2007. - 396 с.