Система организационно-правовых документов,

их назначение и содержание

Одной из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, является организация системы и процессов управления, т.е. организационная функция.

Организационно-правовые документы составляют правовую основу организации, определяют ее статус, компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Цель разработки организационно-правовые документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками организации.

К организационно-правовым документам относятся:

· устав организации (или положение об организации),

· учредительный договор,

· структура и штатная численность,

· штатное расписание,

· положения о структурных подразделениях,

· положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения,

· регламент работы коллегиальных и совещательных органов,

· регламент работы аппарата управления (руководства),

· инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению управления),

· должностные инструкции,

· правила и др. (4)

Условно организационно-правовые документы можно разделить на две группы:

1) Документы, регламентирующие деятельность всего персонала либо различных его категорий в масштабах предприятия в целом:

· Учредительные документы (учредительный договор, устав, положение об организации).

· Положение о персонале.

· Правила внутреннего трудового распорядка.

· Структура и штатная численность.

· Штатное расписание.

· Положение об аттестации и др.

2) Документы, регламентирующие деятельность организации в рамках отдельных служб:

· Положения о структурных подразделениях.

· Положение о коллегиальных и совещательных органах.

· Должностные инструкции и пр.

Общие правила подготовки и оформления организационно-правовых документов. Особенности текстов организационно-правовых документов. Порядок внесения изменений и дополнений в организационно-правовые документы

Организационно-правовые документы разрабатываются руководством организации или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих деятельность организации.

Организационно-правовые документы оформляются на общем бланкеили на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов:

· наименование организации (подразделения);

· наименование вида документа;

· дата документа;

· регистрационный номер документа;

· место составления или издания документа;

· текст документа;

· подпись;

· оттиск печати;

· гриф утверждения.

Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Заголовок к тексту в организационно-правовых документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например:

Ø Положение (о чем?) - об отделе кадров.

Ø Инструкция (о чем?) -о ведении бухгалтерского учета; (по чему?) по делопроизводству.

Ø Штатная численность (чего?) - аппарата Управления.

По своему содержанию организационно-правовые документы являются сложными, поэтому текст большинства таких документов состоит из разделов, которые имеют собственные заголовки и разделены на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Организационно-правовые документы подлежат обязательному утверждению уполномоченным на это органом.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действую до момента их отмены или до утверждения новых. Исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно.

По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения. Для этого руководитель издает распорядительный документ. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов и от формы собственности организации:

· изменения и дополнения в устав организации вносятся по решению высшего органа управления организаций с обязательной регистрацией изменений в органе государственной регистрации организаций;

· изменения в штатное расписание и положения о структурных подразделениях вносятся по мере необходимости распорядительным документом (приказом) руководителя,

· изменения и дополнения в положение о коллегиальных и совещательных органах в государственной организации осуществляются распорядительным документом руководителя организации; в негосударственной организации изменения и дополнения принимаются на общем собрании акционеров (5).