Заголовок и приложение как элементы содержательной части служебного документа, их назначение и оформление

Реквизит 18 «Заголовок к тексту» - это обозначение краткого содержания документа.

Все организационно-распорядительные документы формата А4 должны иметь заголовок независимо от вида, содержания и назначения документа. Без заголовка разрешается составлять лишь короткие документы на формате А5 (148Х210), извещения, телеграммы и телефонограммы.

В ответных письмах, имеющих ссылку на дату и номер входящего документа, а также в информационных и некоторых других письмах заголовок является обязательным реквизитом.

Заголовок значительно упрощает обработку документа. По нему сразу, не читая всего текста, можно получить представление о содержании документа. Заголовок облегчает регистрацию документа, его распределение на исполнение, контроль за сроком исполнения документа, поиск нужного документа в деле. Обязательное составление заголовка - важнейшее требование культурного составления документа.

Заголовок формулируется составителем документа. Оформление заголовка связано с соблюдением целого ряда требований:

1) В зависимости от вида документа заголовок отвечает на разные вопросы и по-разному оформляется. Например:

Приказ- о чем и по чему? Инструкция- по чему? и о чем? Должностная инструкция - кого? Положение - о чем? Протокол - чего? Договор- о чем?; на что?; чего? Акт- о чем? и чего?

о приеме на работу; по личному составу по делопроизводству; о порядке формирования дел секретаря-референта; инспектора отдела кадров о бухгалтерии; о порядке проведения аттестации собрания, заседания, совещания о сотрудничестве; на расчетно-кассовое обслуживание, поручительства о списании; приема-передачи; инвентаризации

2) Заголовок внутренних документов располагают ниже реквизита «Дата документа» непосредственно перед текстом. Заголовок служебного письма располагают ниже реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» непосредственно перед текстом. Он печатается от границы левого поля, содержит не более 28 знаков в одной строке (но не более 5 строк). Если объем заголовка превышает пять строк, то его допускается продлевать до границы правого поля. Все строки реквизита печатаются через один интервал. На бланках организаций место для заголовка обычно обозначается ограничительными отметками. В бланках с продольным расположением реквизитов заголовок печатают вдоль всей строки листа с центрированием (12).

3) Не рекомендуется заканчивать строку союзом или предлогом, а также переносить часть слова на другую строку. Заголовок не заключается в кавычки; в конце его точка не ставится.

4) Ели в документе рассматривается несколько вопросов, то заголовок формулируется обобщенно. Например, заголовок сводного приказа, в котором указывается действие, распространяемое на нескольких лиц, оформляется так: О назначении на должность или О командировании. Заголовок сложного приказа, содержащего несколько распорядительных действий по отношению к нескольким работающим, формулируется следующим образом: По личному составу.

5) Если заголовок начинается с предлога О/Об (с заглавной буквы), то далее должно следовать отглагольное существительное, обозначающее управленческое действие: О лицензировании...,О поставке..., О реорганизации.., О создании, Об обеспечении... и т.п. После отглагольного существительного указывается объект, на который направлено управленческое действие. О предоставлении земельного участка обществу «Петрозем».

6) Не следует начинать заголовок словами типа Касательно..., По вопросу..., По делу..., Ответ на письмо и т.п.

7) Не рекомендуется включать в заголовок только фамилию лица без указания его должности и характера предписываемого действия. Например: О Петрове В. В.

Реквизит 21 «Отметка о наличии приложения» - проставляется в документе, текст которого поясняется или дополняется документом-приложением.

В состав отметки входят слово «приложение» и название документов-приложений с указанием по каждому из них количества листов и экземпляров.

Слово Приложение печатается с заглавной буквы от границы левого поля через три межстрочных интервала от текста. После слова Приложение (всегда в единственном числе, без кавычек) ставится двоеточие, за которым на одной строке с ним, без кавычек, печатается название документа-приложения. Наименование прилагаемого документа начинается со строчной буквы, если оно не является именем собственным.

Оформление реквизита может иметь несколько вариантов.

1) Если в тексте основного документа приводится полное наименование прилагаемого документа, то повторно его название в отметке о наличии приложения не указывается. В этом случае отметка о наличии приложения оформляется по сокращенной форме. Если экземпляров документа-приложения больше одного, дается указание на их количество.

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Для сброшюрованных приложений количество листов не указывают.

2) Если в тексте отсутствует наименование прилагаемого документа, то в отметке о приложении указывают его наименование.

Приложение: Инструкция по делопроизводству на 10 л.

3) Если в отметке указывается несколько документов-приложений, то они нумеруются арабскими цифрами и отделяются друг от друга 1 - 1,5 межстрочным интервалом. Все строки в отметке о наличии приложения выравнивают по левой вертикальной линии, проходящей после окончания слова «Приложение».

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 10 л.

2. Отзыв на проект инструкции на 4 л. в 2 экз.

Приложение: 1. копия свидетельства о рождении

2. медицинская справка

4) При большом количестве приложений на них составляется опись и на неё делается ссылка в отметке о наличии приложения.

Приложение: согласно описи на 5 л.

5) Если к документу прилагается документ, имеющий свое приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: договор от 31 марта 2007 г. № 17 и приложение к нему, всего на 25 л. в 1 экз.

В отметку о наличии приложения могут включаться дополнительные сведения о документе-приложении: об отправке документа только одному корреспонденту, о грифе ограничения доступа к документу-приложению, о номере его экземпляра и некоторые другие.

Приложение: на 2 л. в 1 экз., в первый адрес

Приложение: кн., инв.№43, экз. №75 ДСП

Контрольные вопросы для самопроверки:

1) Какие реквизиты являются элементами содержательной части документа?

2) Какие языковые требования предъявляются к тексту документа?

3) За счет каких языковых средств достигается точность текста документа?

4) С помощью каких средств может быть достигнута краткость документа? Приведите примеры неоправданного употребления в текстах документов тавтологии, детализации, лексических повторов.

5) В каких случаях может быть нарушено требование краткости? Найдите в приведенном примере справки с места работы «лишние» слова и отредактируйте текст: Дана настоящая в том, что Петров Виктор Иванович действительно работает инспектором отдела кадров с окладом 5 800 (пять тысяч восемьсот) руб. в месяц с 09 сентября 2003 г. по настоящее время.

6) Какие трудности возникают при обработке сложных (многоаспектных) документов? Как можно избежать этих трудностей?

7) Что означает рубрикация текстов документов? С помощью каких средств рубрицируется текст?

8) Какие системы используются для нумерационного обозначения частей сложных, многостраничных документов?

9) В чем заключаются задачи унификации текстов документов? Приведите примеры текстов унифицированных документов.

10) Как может быть оформлен текст унифицированных документов?

11) Что означает стандартизация текста документа? За счет каких средств достигается стандартизация текста?

12) Расскажите о требованиях, предъявляемых к реквизиту «Заголовок к тексту».

Литература

· ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт, 1998.

· ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт, 2003.

· Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 и зарегистрированная Министерством юстиции РФ 27 января 2006 г. № 418.

· Барихин А.Б. Делопроизводство и документооборот. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Книжный мир, 2008. - 416 с.

· Басаков М.И. Делопроизводство [Документационное обеспечение управления]: Учебник /М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. - 5-е изд., испр. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2007. - 352 с.

· Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 268 с.

· Кугушева Т.В. Делопроизводство: Учеб. пособие /Т.В. Кугушева. - Ростов н/Д.: Феникс, 2007. - 256 с.

· Лагутина Т.М., Щуко Л.П. Деловое письмо: Справочник. - 3-е изд., переработанное и дополненное. - СПб.: «Издательский дом Герда», 2005. - 480 с.

· Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 304 с.

· Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Изд. «Проспект», 2004. - 216 с.

· Шувалова Н.Н. Основы делопроизводства и язык служебного документа: Учебно-практическое пособие /Н.Н. Шувалова, А.Ю. Иванова. - Ростов н/Д.: Феникс, 2007. - 396 с.