Этапы подготовки проекта распорядительных документов

Процедуру составления и оформления распорядительного документа желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую полноценность документа.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее качество документа, - достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли) (4).

Подготовка основных видов распорядительных документов представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий свою специфику стадий их оформления.

Процедура издания распорядительных документов на основе коллегиальности включает следующие стадии:

1) Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа. Эта стадия предусматривает сбор информации по вопросу и ее анализ, завершается оформлением аналитической справки. Такую работу проводят в соответствии с планом работы коллегиального органа специалист или группа специалистов соответствующего структурного подразделения.

2) Подготовленные материалы - справка и проект решения - передаются секретарю коллегиального органа, как правило, за 10-15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения представленных материалов и их рассылки членам коллегиального органа для предварительного изучения. Члены коллегиального органа до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы иметь представление о вопросе, который будет рассматриваться на заседании.

3) На этой стадии проводятся организационные мероприятия по подготовке заседания: председатель коллегиального органа знакомится с представленными материалами, членам коллегиального органа рассылаются приглашение, повестка дня, материалы к заседанию.

4) Стадия обсуждения представленных материалов. Высказываются мнения по проекту решения и предложения по его изменению и дополнению. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосуют члены коллегиального органа. В итоге обсуждения большинством голосов или квалифицированным большинством (2/3 голосов) принимается решение. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.

5) Эта стадия отражает специфику деятельности коллегиальных органов - фиксацию хода заседания, стенографическую запись или звукозапись на магнитофонную ленту. В высших органах власти и управления звукозапись сопровождается стенографической записью. После заседания на основе записей оформляется протокол (или стенограмма) заседания. Если протокол составляется на основе рукописных записей, желательно согласовать с выступавшими запись их выступлений. В этом случае выступавший визирует протокол на левом поле напротив записи своего выступления. После согласования протокол подписывает председатель коллегиального органа и ответственный секретарь.

6) Издание распорядительного документа по решению коллегиального органа оформляется постановлением или решением. Постановления издаются высшими органами государственной власти и управления (Правительством Российской Федерации, Думой и др.). Коллегиальные органы учреждений, организаций, предприятий издают решения (общее собрание учредителей, совет директоров, ученый совет и т.п.) (5).

Процедура подготовки распорядительных документов, изданных на основе единоначалия, включает следующие (этапы) стадии:

1) Определение круга вопросов, которые предстоит отразить в документе. В зависимости от важности управленческого действия приступают, прежде всего, к изучению законодательных актов и правительственных документов, ведомственных нормативных актов.

2) Выявление ранее изданных по этому или аналогичному вопросам приказов и других распорядительных документов, анализ причин их неисполнения или особенностей исполнения. Это позволит избежать дублирования, а в случае необходимости поставить вопрос об их замене или замене отдельных пунктов и.д.

3) Подготовка проекта документа, точное определение цели его издания, установление конкретных сроков и исполнителей, четкое формулирование распорядительных действий.

4) Оформление проекта распорядительного документа, его визирование, согласование и подписание.