Понятие «классификация документов»

Классификация управленческих документов

Классификация документов (лат. classik - разряд, группа, класс и facere - делать)– это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.

В зависимости от цели классификации в ее основу можно положить различные признаки, например, по форме, по содержанию, по материалу и т.п., но этот признак должен быть общим и наиболее важным для данной классификации.

Таким образом, классификация представляет дифференциацию (разделение) документов по одному наиболее существенному признаку.

Управленческие документы, создаваемые в учреждении, отражают работу административно-управленческого аппарата. Все многообразие управленческих документов можно классифицировать по различным признакам:

1) По видам деятельности:

Ø организационно-распорядительные,

Ø финансово-бухгалтерские,

Ø учетно-финансовые,

Ø научно-технические,

Ø кадровые,

Ø отчетно-статистические,

Ø хозяйственно-договорные;

Ø внешнеэкономические (1).

2) По происхождению (в зависимости от издавшего документ автора) – официальные (служебные), личные (персональные, именные) и личного происхождения.

Автором официальных документов является организация или представляющее её должностное лицо. Официальный документ оформлен и удостоверен в установленном порядке

Личный или персональный документ удостоверяет личность человека, его права, обязанности, служебное и общественное положение и может содержать другие сведения биографического характера. В личных документах отражаются персональные данные граждан.

Документ личного происхождения создается лицом вне сферы его служебной или производительной деятельности. Например: личные письма, дневники, заметки, отдельные записи (на календарях и еженедельниках), воспоминания личного характера, дневники.

3) По месту составления – внутренние и внешние. Внутренняя документация создается в организации для нужд самой организации и не выходит за её пределы. Внешние документы выходят за пределы организации или поступают из других организаций.

4) По содержанию – простые (рассматривается один вопрос) и сложные (два или более вопросов).

5) По наименованию – акт, отчет, протокол, приказ, распоряжение, справка и пр.

6) По способу документирования (способу фиксации информации) – письменные (рукописные, типографские, отпечатанные на пишущей машинке, ПК), изобразительные (рисунки, схемы, диаграммы, чертежи); звуковые (пластинки, магнитные ленты, электромагнитные кассеты); кино- и фотодокументы (киноленты, фотографии, кино- и фотопленки); документы, созданные с помощью компьютерной техники.

7) По характеру изложения материала – примерные,индивидуальные (содержание излагается в свободной форме), типовые.

8) По форме - табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

9) По степени гласности - несекретные, секретные (конфиденциальные) и для служебного пользования.

10)По стадиям создания:

Ø черновик - предварительная редакция документа;

Ø беловик (чистовик);

Ø подлинник, или оригинал - документ в окончательной редакции, оформленный в соответствии с требованиями ГОСТ;

Ø копия - точное воспроизведение подлинника. Копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления - ксерокс, факс, фотокопия;

Ø отпуск - копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

Ø дубликат - копия, которая выдается в случае утраты подлинника или оригинала; обладает той же юридической силой, что и подлинники;

Ø выписка - копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке;

Ø автограф - документ, написанный рукой автора.

11) По срокам хранения:

Ø постоянного (бессрочного) хранения (представляющие интерес для науки, истории; планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);

Ø долговременного (свыше 10 лет) - личные дела, истории болезни, техническая документация и пр.;

Ø временного (до 10 лет) хранения.

12) По функции управления:

Ø организационно-правовые - устав, регламент, положение (о структурном подразделении, о коллегиальных и совещательных органах), штатное расписание, инструкция (по делопроизводству, должностная инструкция и пр.), правила внутреннего трудового распорядка и др.;

Ø распорядительные - постановления, решения, распоряжения. приказы по основной деятельности, указания;

Ø информационные - служебные письма, телеграммы, телефонограммы, справки, докладные, объяснительные и служебные записки, сводки и др.;

Ø документы по личному составу - автобиография, заявление, резюме, характеристика, приказы по личному составу, анкета и др. (2);

При группировке исполненных документов в дела используется классификация, основанная на наиболее существенных и повторяющихся признаках, вытекающих из реквизитов документов. Эти признаки получили название признаков заведения дел:

1) номинальный признак - по наименованию документа (протоколы, акты, приказы, решения и т.д.);

2) предметно-вопросный - по основному тексту документа (предмет, вопрос);

3) авторский - по принадлежности документа одному автору (учреждению или отдельному лицу);

4) корреспондентский - по адресату (используется при группировке служебных писем);

5) географический - по географическому месту нахождения корреспондентов;

6) хронологический - по дате (в первичный комплекс группируются документы за определенный период, например, за календарный год) (3).