Согласование и утверждение

Подготовленный текст инструкции согласовывается с руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя организации. Наибольшее значение в процедуре согласования инструкции придается согласованию с юридической службой, архивом организации или работником, ответственным за архив, бухгалтерией, службой кадров, наиболее важными с точки зрения деятельности организации функциональными подразделениями. После согласования и доработки инструкции по замечаниям ее утверждает руководитель. Инструкция по ДОУ может утверждаться как стандарт организации.

Инструкция утверждается приказом руководителя организации. Приказ должен содержать пункты внедренческого характера, в которых даются соответствующие поручения службе ДОУ и руководителям других структурных подразделений.

Инструкция должна быть доведена до каждого работника организации. Служба ДОУ должна провести обучение работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях, новым правилам работы с документами. На этих занятиях разработчики инструкции разъясняют содержание инструкции, обращая внимание на наиболее важные, принципиальные положения. В дальнейшем задача службы ДОУ – контролировать соблюдение положений инструкции в текущей работе.

Документооборот в организациях и учреждениях: характеристика основных документопотоков, правила учета документооборота, этапы прохождения и исполнения входящих, исходящих и внутренних документов.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Главное правило организации документооборота – оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько составляющих его частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Каждый из документопотоков отличается определенным направлением движения документной информации. По отношению к управленческой системе выделяют:

- входящий документопоток (документы, поступающие в организацию);

- исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации);

- внутренний документопоток (документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации).

Входящий документопоток любой организации составляют:

- документы вышестоящих организаций (органов власти и управления, головных организаций и др.). Основными видами данной группы являются законы, указы, постановления, приказы, распоряжения, письма, инструкции, методические указания и рекомендации;

- документы подведомственных организаций. Этот поток состоит из таких документов, как отчеты по различным направлениям деятельности, докладные записки, письма, акты;

- документы от несоподчиненных организаций, направляемые с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, консультирования, получения или направления необходимой информации. Основные виды документов данной группы – письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.), договоры, а также, сопровождающие выполнение договоров (акты, счета, заявки и др.);

- обращения граждан.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами, например, регистрации.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы могут создаваться как инициативные документы (требующие или не требующие ответа) или как ответные на поступившие письменные или устные запросы. Значительную часть данного документопотока составляют информационные документы: письма, докладные записки, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Маршрут движения этих документов будет зависеть от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Внутренний документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации. Происхождение документов совпадает со сферой их применения: они создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации.

К внутренним, прежде всего, относятся организационные документы, определяющие задачи, функции предприятия в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности – положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.

Функцию оперативного регулирования деятельности учреждения выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д.

Таким образом, документооборот любой организации состоит из документных потоков, различающихся направлением движения документной информации. По отношению к организации они бывают входящими, исходящими и внутренними. Каждый из документопотоков представлен отдельными видами документов, проходящими по определенному маршруту и имеющими свои особенности обработки.

Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в разделе "3.1 Организация документооборота" Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

· прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

· предварительное рассмотрение и распределение документов;

· регистрация документов;

· контроль за исполнением;

· информационно-справочная работа;

· исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

· отправка или направление в дело.

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов *:

· поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

· потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

· поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

содержанием или функциональной принадлежностью;

· структурой;

· режимом или цикличностью;

· направлением;

· объемом.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.4

Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный объем документооборота организации.

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Величина документооборота нужна для:

· расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;

· расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;

· определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно.

Кроме того, не учитывается движение копий документов, которые в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов.

Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:

· повышение эффективности управленческой деятельности;

· ускорение движения документов в организации;

· уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.

Регистрация документов: организация, формы, их сравнительные характеристики и состав информации. Взаимосвязь процессов регистрации, контроля за сроками исполнения документов, информационно-справочной работой.

Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов.

Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Следовательно, регистрация преследует три цели:

· учет документов;

· контроль за их исполнением;

· справочная работа по документам.

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработке нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.

К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся:

· письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;

· все рекламные письма;

· поздравительные письма и телеграммы;

· приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;

· печатные издания (книги, брошюры, журналы);

· пакеты с пометой «лично»;

· копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;

· информационные материалы и т.д.

В процессе технической обработки документ наделяется идентификационными признаками (номер, индекс, шифр и т.п.). Техническая обработка направлена на создание условий для дальнейшей эффективной работы с документом. Применительно к управленческой документации она включает следующие основные этапы:

- приём и первичная обработка документов в крупных организациях осуществляется экспедициями или специально выделенным сотрудником, а в небольших учреждениях - секретарём-референтом. На всех поступающих в организацию документах проставляется специальная отметка о поступлении документа в организацию (дата получения и учётный порядковый номер);

- распределение поступивших документов между с/п, исполнителями;

-регистрация документов - «запись учётных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения». Регистрация осуществляется с целью учёта документов, контроля их исполнения и информационно-справочной работы;

- контроль исполнения документов осуществляется службой ДОУ либо секретарём;

- информационно-справочная работа представляет собой оперативное информирование на основе созданной справочной картотеки о док-ых ресурсах ОПУ;

- отправка документов.

Контроль исполнения порученного задания является одной из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления. Сроковый контроль можно разделить на текущий и предупредительный.

Ведение контроля требует знания несложных методов, приемов и наличия технических средств.

Учитывая пока еще низкую исполнительскую дисциплину в стране, все документы, требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены на контроль.

Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством. Например, для исполнения обращений граждан.

В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повторяющихся вопросов в учреждении должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.

В приложении ^'Государственной системе документационного обеспечения управления" дан перечень типовых сроков исполнения документов, которым надо воспользоваться, составляя инструкцию по делопроизводству конкретного учреждения.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.

Сроковая картотека. Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32-мя подвижными {картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель - это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Зарегистрировав полностью документы, секретарь расставляет карточки по срокам исполнения, т.е. ставит каждую карточку на то число, на которое документ должен быть исполнен. На отдельные карточки выписываются и все пункты распорядительных документов. В произвольной форме можно записывать на карточку и устные поручения руководства.

Таким образом, секретарь по сроковой картотеке легко может знать, что на какой день должно быть исполнено.

Одна из главных обязанностей секретаря в начале рабочего дня - вынуть из сроковой картотеки карточки на все задания текущего дня и проверить, будут ли они исполнены сегодня. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Если выполнение какого-либо задания срывается и необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается руководителю. Срок исполнения может быть изменен только лицом, его ранее установившим.

Помимо текущего контроля секретарь должен вести предупредительный контроль. Для этого он возьмет карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 3 дня, и предупредит об этом каждого исполнителя. Ежедневный контроль (текущий и предупредительный) создает нормальную рабочую атмосферу в офисе. Работники приучаются к тому, что исполнение всякого задания обязательно спросится в срок.

Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная секретарем, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., все время подчеркивает нужность данного работника и его работы. Кроме того, сроковая картотека помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены все мероприятия и задания на данное число.

Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки.

После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную. Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении.

Периодически (в крупных учреждениях ежемесячно) составляются аналитические справки, в которых указывается, какое количество документов было взято на контроль, сколько не выполнено в срок, из них по уважительным и неуважительным причинам.

Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь ведет на ПЭВМ. Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. Так как машина фиксирует все задержки исполнения документов, программу контроля можно увязать с премированием сотрудников. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя. Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота.

Говоря об информационно-справочной работе по документам организации, необходимо отметить, что одним из основных преимуществ использования автоматизированных систем документационного обеспечения управления, по сравнению с традиционными технологиями, является сокращение времени, затрачиваемого на поиск документов и составление сводок и отчетов, а также повышение эффективности поиска и качества сводок и отчетов.

Используя автоматизированную систему документационного обеспечения управления, можно быстро производить поиск документа или документов как по значению и сочетанию любых реквизитов регистрационно-контрольной карточки, так и по текстам самих документов (файлов).

Использование автоматизированной системы документационного обеспечения управления переводит информационно-справочную работу на новый уровень. Доступ к системе с рабочих мест всех сотрудников, работающих с документами, а не только службы документационного обеспечения управления, а также возможность оперативного поиска любых документов как текущего делопроизводства, так и за прошедшие годы позволяет значительно повысить качество составления документов, исключить повторное составление аналогичных документов или подготовку противоречащих друг другу документов разными сотрудниками или подразделениями и, в конечном итоге, приводит к существенному повышению эффективности работы управленческого аппарата в целом