Состав информации и структура

Как правило, основными разделами Инструкции являются "Документирование управленческой деятельности" и "Организация работы с документами". Предваряет инструкцию раздел "Общие положения", в конце помещаются приложения информационно-справочного характера.

В разделе "Общие положения" инструкции, как правило, приводятся:

- назначение и цели инструкции;

- нормативная база инструкции;

- виды документов и процессы, на которые распространяется действие инструкции;

- общие принципы работы с документами;

- нормативные акты, применяемые наряду с инструкцией;

- ответственность подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений инструкции.

В раздел «Документирование управленческой деятельности» целесообразно включить следующие подразделы:

- общие требования к документам;

- бланки документов;

- оформление реквизитов, применяемых при подготовке документов;

- особенности оформления отдельных видов или комплексов документов;

- правила изготовления документов с помощью компьютерной техники.

Раздел «Организация работы с документами» должен содержать положения, отражающие все стадии работы с документами, поступающими и создаваемыми в организации: от ведения документооборота до передачи документов на хранение в архив.

В этом разделе следует отразить работу не только с документами, поступающими по почте, но и с документами, поступающими по каналам электросвязи (телеграф, телефакс, электронная почта); с документами, поступающими и отправляемыми в организации, а также поступающими от граждан (обращения граждан).

Поскольку при работе с документами используются печати (для удостоверения документов), штампы (для проставления служебных отметок о поступлении документов, контроле и др.), в организации должен быть установлен порядок работы с печатями и штампами, а также порядок их учета, хранения и использования. Если в организации применяются бланки документов, изготовленные типографским способом, то необходимо регламентировать и порядок учета бланков. В разделе "Организация работы с документами" также необходимо установить порядок копирования и тиражирования документов в организации в целях учета изготавливаемых копий документов и сокращения неоправданного деловой необходимостью копирования и тиражирования документов.

Данный раздел инструкции фактически регламентирует технологию работы с документами, включая организацию документооборота и хранения документов, особенности применения печатей, штампов и др. Структура этого раздела может быть следующей:

- организация документооборота;

- прием, обработка и прохождение поступающих документов;

- регистрация и учет поступающих документов;

- организация работы с отправляемыми документами;

- регистрация и прохождение внутренних документов;

- учет объемов документооборота;

- контроль исполнения документов;

- организация работы с обращениями граждан;

- работа исполнителя с документами;

- изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;

- использование средств факсимильной связи;

- ксерокопирование и тиражирование документов;

- организация хранения документов;

- составление и ведение номенклатуры дел;

- формирование дел;

- оформление дел;

- оперативное хранение дел;

- передача дел на архивное хранение;

- работа исполнителя с документами;

- изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;

- организация работы с документами, поступающими по факсимильной связи;

- организация работы с документами, поступающими по электронной почте;

- копирование и тиражирование документов;

Нормативные положения инструкции дополняются приложениями. В приложениях к инструкции, как правило, помещают:

- образцы бланков документов;

- образцы оформления основных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, деловое письмо и др.);

- перечень нерегистрируемых документов;

- перечень утверждаемых документов;

- перечень документов, заверяемых печатью организации;

- формы журналов и карточек, используемых для регистрации и учета документов, ведения справочной работы по документам;

- форму номенклатуры дел, образец оформления обложки дела, формы описей дел и др.

Отдельные положения инструкции по ДОУ могут дополняться и конкретизироваться в других инструкциях, правилах, положениях, регламентах, посвященных отдельным направлениям работы с документами.