Методики расчета штатной численности сотрудников подразделения по ДО

Известны две методики расчета численности работников службы делопроизводства.

Первая построена на учете объема документооборота, общей численности работников организации и постоянного коэффициента среднего уровня производительности труда работников службы делопроизводства.

Численность = 0,00016 • Д (в степени 0,98) • Р (в степени 0,1)

где 0,00016 — постоянный коэффициент среднего уровня производительности труда (рассчитан НИИ труда опытным путем);

Д — объем документооборота;

Р — численность работников аппарата управления.

Вторая методика предусматривает расчет численности службы делопроизводства по трудозатратам на выполнение отдельных операций. При этом можно пользоваться как межотраслевыми документами по нормированию труда, так и отраслевыми нормативами. Межотраслевые нормативные документы по нормированию труда разработаны на делопроизводственные операции (регистрация, контроль, составление номенклатуры дел и др.), на стенографические работы, на работы по копированию документов, на машинописные работы, на работы на перфорационных и клавишных вычислительных машинах, на архивные работы. В этом случае расчет численности проводится по формуле:

где Тн - трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента, равного 1,1 (учитывающего затраты времени на личные нужды, обслуживание рабочего места, отдых и т.п.);

Тн.н - трудоемкость работ, не предусмотренных нормативами (рас­считана экспертным путем, равна 114,2 чел. ч);

Фп.в. - годовой фонд рабочего времени, равен 1910 ч.

21. Положение о службе ДОУ: структура, содержание, порядок утверждения.

Положение о службе ДОУ – правовой акт, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения, его задачи, функции, права, ответственность, а также взаимоотношения с другими подразделениями и учреждениями.

Положение о службе документационного обеспечения подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается руководством организации. Согласуется положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи. Пересмотр положения следует проводить при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда.

Положения оформляются на общем бланке организации, утверждаются руководителем организации, подписываются руководителем подразделения. Положения могут утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.

Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами положения о структурном подразделении являются:

- наименование организации,

- наименование вида документа,

- дата и номер документа (при непосредственном утверждении руководителем),

- место составления,

- заголовок к тексту,

- подпись,

- визы согласования документа,

- гриф утверждения.

Текст положения о службе ДОУ состоит из следующих разделов:

1) общие положения;

2) цели и задачи службы ДОУ;

3) функции службы ДОУ;

4) права и ответственность службы ДОУ;

5) взаимоотношения службы ДОУ.

Раздел "Общие положения" определяет статус подразделения.

Здесь нужно указать:

- официальное наименование подразделения и степень его самостоятельности;

- кем возглавляется и кому подчиняется служба ДОУ;

- какими законодательными и иными нормативными актами руководствуется в своей деятельности;

- кем утверждаются структура и штат подразделения;

- имеет ли подразделение печать.

Название следующего раздела - "Цели и задачи службы ДОУ" - также нуждается в некотором уточнении. Его целесообразно именовать "Основные задачи" или "Задачи", поскольку цели деятельности - это и есть задачи, которые решает подразделение. В данном разделе указывают, для достижения каких целей или для решения каких задач создается служба ДОУ. Цели (задачи) службы ДОУ определяют характер и направления ее функциональной деятельности.

Задачи:

- обеспечение единой технологии создания и обработки документов в организации на протяжении всего их жизненного цикла;

- разработка нормативных и методических документов, регламентирующих работу с документами в организации;

- совершенствование форм и методов работы с документами.

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организационными и технологическими аспектами, она принимает непосредственное участие в совершенствовании форм и методов работы.

В разделе "Функции" перечисляют действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для решения поставленных перед ним задач.

При этом нужно иметь в виду, что функции любого подразделения, независимо от того, чем оно занимается, можно разделить на две группы:

общие управленческие (присущие любому подразделению);

специфические (отражающие особенности данного подразделения, вытекающие из характера и содержания его деятельности).

К общим управленческим функциям следует отнести:

- организацию работы;

- планирование деятельности;

- регулирование (координацию);

- контроль за деятельностью.

Функции, отражающие технологию работы с документами, безусловно, относятся к специфическим; ведение регистрации и учета документов, контроль исполнения документов и др.

Функции подразделения формулируются отглагольными существительными: совершенствование.., разработка.., анализ.., контроль за.., согласование и т. п. Раздел "Права" положения о службе ДОУ устанавливает, какие действия имеет право она осуществлять, прежде всего, в лице руководителя, для выполнения функций подразделения. В данном случае право - это юридически узаконенная возможность осуществлять или не осуществлять определенные действия. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации функций подразделения.

В раздел "Права" может быть включено право: на издание отдельных документов (например, распорядительных); на ведение переписки; давать подчиненным указания, необходимые для выполнения возложенных на подразделение функций; представительствовать в соответствующих органах от имени организации, а также осуществлять другие действия, необходимые подразделению для реализации своих функций.

Служба ДОУ может быть наделена следующими правами:

- требовать от руководства создания условий, необходимых для нормальной организации работы с документами (обеспечения соответствующими помещениями, техникой, канцелярскими принадлежностями и т. п.);

- требовать от руководителей подразделений и работников организации выполнения, установленных правил работы с документами;

- привлекать в установленном порядке работников организации для подготовки проектов документов по поручению руководства;

- подписывать и визировать документы в пределах компетенции, установленной для руководителя службы ДОУ;

- вносить предложения руководству по совершенствованию работы с документами и др.

Ответственность обычно формулируется как юридические последствия неисполнения обязанностей, выражающиеся в применении определенных мер воздействия. В разделе "Ответственность" устанавливается, за какие действия (или отсутствие действий) отвечает служба ДОУ.

Критерии оценки в данном случае - это показатели, характеризующие качество, своевременность, объемы выполняемой работы.

Качество выполнения работы может определяться степенью соблюдения стандартов, инструкций, правил и других нормативных документов, устанавливающих содержание, методы выполнения и результаты работы, а также отсутствием ошибок, недоработок, просчетов и т. п.

Своевременность выполнения работы определяется соблюдением сроков завершения работы, установленными планами, программами, распорядительными или иными документами.

Служба ДОУ несет ответственность за:

- нарушение установленного порядка работы с документами;

- утрату или порчу документов;

- нарушение норм и правил в работе с документами;

- несоблюдение режима секретности или конфиденциальности в работе с документами;

- невыполнение указаний и поручений руководства.

Раздел "Взаимоотношения...":

- определяет информационные и документационные потоки подразделения;

- устанавливает, с какими организациями и подразделениями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки ее представления или получения;

- определяет, в каком порядке и кем рассматриваются разногласия, возникающие в деятельности подразделения.

В процессе выполнения функций, возложенных на службу ДОУ, она взаимодействует с руководством учреждения, всеми функциональными подразделениями и вспомогательными службами и отдельными работниками, службой ДОУ вышестоящей (головной) организации, архивными органами и организациями, научно-исследовательскими или иными учреждениями по вопросам совершенствования работы с документами.

Сложности при разработке положения о подразделении возникают при разграничении и установлении иерархии задач и функций, прав и ответственности.

На практике достаточно часто можно наблюдать их смешение: в задачи подразделения включают функции, а в функции - задачи; права нередко включают в ответственность, а ответственность - в права.

Поэтому при разработке положения необходимо:

- правильно распределить информацию по разделам положения;

- обратить внимание на то, что все функции подразделения должны быть обусловлены задачами, предоставленные права должны обеспечить реализацию всех возложенных функций, а предусмотренные виды ответственности должны корреспондировать с поставленными задачами и возложенными функциями.

Самый простой путь для решения этой задачи - установить соответствие между задачами, функциями, правами и ответственностью.