Табель и Альбом форм документов организации: назначение, структура, требования к оформлению, порядок внедрения и использования

Табель унифицированных форм документов организации — это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы.

Поскольку речь идет о Табеле унифицированных форм, необходимо дать их определение. В соответствии с ГОСТом Р 51141–98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Разработка и соблюдение “табельных требований документирования” гарантирует юридическую правильность составляемых в организации документов. Это положение важно во всех случаях, но особенно актуально при документировании трудовой деятельности, так как от неправильно поставленной визы, номера или несвоевременной даты может зависеть судьба человека. Правовой основой разработки Табеля унифицированных форм документов является соответствующая запись в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (Росархив, ВНИИДАД, 1992 г.): “для сокращения количества применяемых форм документов производится унификация их состава, форм и процессов работы с ними и включение их в Табель унифицированных форм документов организации”. Эта же инструкция приводит примерную форму Табеля унифицированных форм документов организации:

В инструкции указывается также, что Табель может быть дополнен другими графами, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы по классификатору, годовой тираж бланков и т. д. В графе “Примечание” рекомендуется помещать дополнительную информацию, например о форме документа, порядке подписания, согласования или утверждения документа и др.

Табель унифицированных форм документов организации утверждается руководителем организации и является нормативным документом, обязательным для исполнения. На основе Табеля составляется Альбом унифицированных форм и текстов документов, который также утверждается руководителем. Табель и Альбом ведутся службой документационного обеспечения управления (делопроизводства) синхронно.

Табель и Альбом составляются и ведутся в письменной (бумажной) и электронной форме.

Табель унифицированных форм документов организации состоит из табелей отдельных структурных подразделений, которые являются его разделами. Табели структурных подразделений составляются с соблюдением единой формы и правил заполнения.

Так, Табель унифицированных форм документов по личному составу (далее — Табель) составляется как Табель отдела кадров или иного подразделения с аналогичными функциями и задачами и включает в себя формы документов, создающихся преимущественно в этих подразделениях. Кроме форм документов, непосредственно относящихся к личному составу, в Табель включаются такие управленческие формы, как Положение об отделе, должностные инструкции и пр.

При отборе формы унифицируются, т. е. приводятся к единообразию путем проверки их правовой обусловленности, законности использования той или иной формы, закрепления ее в правовом акте. Произвольно созданные работниками формы кадровых документов исключаются.

Тем самым разработка Табеля позволяет решить задачу оптимизации состава применяемых форм документов и их закрепления в едином нормативном документе. Практика показывает, что при унификации форм их количество значительно сокращается, что упрощает и убыстряет процесс оформления кадровых документов.

Табель позволяет также унифицировать и нормативно закрепить процедуры подготовки (или ее отдельные, наиболее важные этапы) кадровых документов в организации.

При подготовке Табеля упорядочивается в целом документационное обеспечение кадровой службы; создается реальная возможность классификации и кодирования форм кадровых документов на основе Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) или локального классификатора, повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота.

Унификация формы заключается в установлении обязательных реквизитов данного документа и их расположения на стандартном листе бумаги, а также в выработке стандартного текста документа, соответствующего его функциональному назначению.

Таким образом, Табель предназначен преимущественно для упорядочения документирования кадровой службы на строго правовой и функциональной основе.

Вместе с тем Табель по назначению отличается от таких делопроизводственных документов, как Номенклатура дел и Перечень документов с указанием сроков хранения, традиционно применяемых в делопроизводстве, в том числе в отделах кадров.

Табель разрабатывается под методическим и организационным руководством двух структур: службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) и архива организации.

Соответствующие обязанности фиксируются в положениях об этих структурах. Служба делопроизводства разрабатывает формы Табеля и основные правила его составления в виде методических рекомендаций; архив организации оказывает практическую помощь кадровой службе в определении состава кадровых документов и унификации их форм и текстов.

Альбом унифицированных форм документов учреждения – совокупность унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения в соответствии с Табелем унифицированных форм документов.

При проведении работ по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации разрабатывается Альбом форм документов (вслед за Табелем форм).

При разработке Альбома выполняют следующие этапы.

1.Постановка задачи (определение назначения Альбома и состава документов).

2.Классификация форм документов с целью определения структуры Альбома и распределения всех документов на две группы: а) имеющие унифицированные формы и б) нуждающиеся в унификации.

3.Унификация форм документов.

4.Формирование Альбома и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в Альбом.