Инструкция по документационному обеспечению управления: назначение, состав информации, разработка, структура, порядок введения в действие

Назначением инструкции по ДОУ является установление единого порядка работы с документами в организации. Цель инструкции – совершенствование работы с документами, повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота, оптимизация управленческого труда и повышение эффективности управленческой деятельности в целом.

Разработка инструкции по ДОУ является функцией службы документационного обеспечения. В организациях, не имеющих службы ДОУ, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами. Инструкция по ДОУ устанавливает единые правила работы с документами в организации, включая документирование деятельности, ведение документооборота, регистрацию, контроль за исполнением и хранением документов. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем учреждения и имеет обязательный характер для всех работников.

Инструкция разрабатывается на основе законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации. Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.

Инструкии по ДОУпредназначена не только и не столько для служб ДОУ, сколько для работников подразделений организации, работающих с документами.

В процедуре разработки инструкции можно выделить несколько этапов:

- сбор и анализ материала;

- разработка проекта инструкции, ее согласование и утверждение;

- внедрение инструкции в организации.

Разработчики инструкции основываются на нормативных документах, которые регулируют деятельность организации и вопросы работы с документами. Кроме Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти необходимо использовать положения национальных стандартов, особенно ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

При разработке инструкции могут использоваться инструкции по делопроизводству других организаций, если они не противоречат положениям законодательства в сфере информации и документации.

После изучения нормативных документов исследуется документационное обеспечение организации, а именно:

- структура организации (на основе структуры, штатной численности и штатного расписания);

- структура аппарата управления и распределение обязанностей между руководством (на основе приказа о распределении обязанностей между руководством и других организационно-правовых и распорядительных документов);

- функции организации в целом (на основе устава организации или положения об учреждении, положений о подразделениях, положений о главных и ведущих специалистах);

- функции отдельных органов управления (коллегии, совета, правления и др.) (на основе организационно-правовых документов, регламентирующих их деятельность (положений, регламентов, инструкций и др.));

- функциональные обязанности отдельных работников (на основе должностных инструкций);

- состав документов (по видам, адресатам, тематике), подшитых в дела организации;

- организация работы по приему и отправке документов;

- система регистрации и учета документов, если она имеется в организации (по регистрационно-учетным формам: журналам, картотекам ручным или автоматизированным);

- организация контроля за исполнением документов, если он ведется (на основе журналов, картотек, используемых для контроля за исполнением);

- система хранения документов и дел в подразделениях организации (на основе номенклатуры дел, если она имеется, и методом непосредственного анализа дел в подразделениях);

- организация работы исполнителей с документами;

- порядок использования, учета и хранения печатей, штампов, бланков документов, порядок выдачи их ответственным лицам для работы, порядок уничтожения;

- организация работы по отправке и получению документов по факсу;

- порядок использования электронной почты.

Основные источники сведений об организации работы с документами – это нормативные, методические, информационно-справочные документы. Но данных, полученных из документов, может быть недостаточно, особенно, если в организации не налажена работа с документами. Поэтому после изучения собранного материала целесообразно провести опрос руководителей и работников подразделений, непосредственно отвечающих за работу с документами.

При сборе материала особое внимание необходимо обратить на следующие вопросы:

- компетенция руководителей (руководителя организации, его заместителей, руководителей подразделений, особенно в отношении принятия решений и издания документов);

- виды документов, издаваемых руководством (руководителем организации, заместителями руководителя, руководителями подразделений);

- виды бланков документов, используемых в организации;

- порядок согласования (визирования) документов;

- порядок подписания документов;

- виды документов, утверждаемых руководителем;

- виды и разновидности документов, заверяемых печатью организации;

- место хранения печати (или печатей, если их несколько); лицо, ответственное за хранение и использование печатей;

- места регистрации документов и регистрационные формы (журналы, картотеки, базы данных), применяемые для этого;

- регистрируемые и нерегистрируемые документы;

- организации, из которых поступают документы (вышестоящие, подведомственные и др.).

При разработке инструкции определяется ее структура, или рабочий план инструкции. Состав разделов Инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются ее разработчиками, но необходимо, чтобы положения инструкции последовательно отражали все стадии работы с документами (от их создания или получения до исполнения, отправки или передачи в архив).