Ведомственные архивы

Помимо архивных учреждений, т.е. государственных учреждений, специально созданных для работы в области архивного дела, в каждой организации существует свой архив. ГОСТ дает определение видового понятия "ведомственный архив". Ведомственные архивы, составляя государственную часть архивного фонда, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источниками пополнения АФ РФ. Они выполняют сходные с госархивами функции, работают в соответствии с правилами, разработанными ГАС, обеспечивая преемственность в некоторых направлениях деятельности госархивов, что дает определенные экономические выгоды государству.

Ведомственный архив - структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работ.

Министерства и центральные ведомства обеспечивают сохранность и учет документов, приведение их в порядок, организацию использования, создание страхового фонда особо ценных документов (при их наличии), а также своевременную передачу их на государственное хранение не только в своем архиве, но и в подведомственных учреждениях. Все работы с документами в ведомственном архиве и делопроизводстве ведутся с соблюдением правил, устанавливаемых Росархивом.

Существуют такие разновидности ведомственных архивов как:

отраслевой государственный фонд;

центральный отраслевой архив министерства, ведомства;

центральный архив министерства, ведомства;

объединенный ведомственный архив;

объединенный межведомственный архив;

архив учреждения, организации, предприятия.

В городах и районах, где много небольших организаций, экономически целесообразно создавать межведомственные архивы на кооперативных началах. Такие архивы осуществляют длительное хранение и использование документов, имеющих справочное значение, которые поступают от учреждений, не сдающих свои фонды в госархивы.

Общими чертами, присущими государственным и ведомственным архивам, являются:

их целевое назначение (хранение документов и использование для нужд общества);

единство методики архивной работы (все виды научно-технической обработки документов, описание дел, порядок нумерации листов и составление заверительных надписей, оформление обложек и описательные статьи одинаковы);

осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве и экспертизой ценности документов.

Преемственность в работе архивов заключается в том, что госархив получает дела, обработанные под контролем ведомственного архива с соблюдением правил. Ведомственный архив представляет госархиву паспорт со сведениями о составе и объеме фондов, на основании которых госархив определяет перспективы своего пополнения по количеству и составу документов за счет учреждений - источников комплектования.

Государственные и ведомственные архивы имеют различный правовой статус: государственные архивы являются самостоятельными учреждениями, ведомственные (за небольшим исключением) - структурными подразделениями, не всегда организационно оформленными.

Различен и порядок комплектования: ведомственный архив принимает документы от структурных подразделений и подведомственных учреждений всех сроков хранения; госархив отбирает документы постоянного хранения в ведомственных архивах. По-разному организуется работа по экспертизе ценности документов: ведомственный архив участвует в этой работе на всех этапах, от составления номенклатуры дел до выделения из архива документов с истекшими сроками хранения. Госархив контролирует проведение экспертизы ценности на всех этапах, а заключительный этап - утверждение описи дел постоянного хранения - выполняет экспертно-проверочная комиссия, в состав которой входят работники госархива. Работа по составлению и усовершенствованию научно-справочного аппарата в ведомственных архивах ограничена (в основном описями и указателями, реже - каталогами). В госархивах широко развернута работа по составлению различных видов архивных справочников. Госархив контролирует работу ведомственных архивов, а через них - работу архивов подведомственных учреждений и организацию документов в делопроизводстве.

Основными задачами архива являются:

Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в Архиве.

Комплектование Архива документами Архивного фонда Российской Федерации, относящимися к профилю Архива.

Оказание научно-методической помощи в работе с документами профиля Архива учреждениям Федеральной архивной службы России, ведомственным архивам организаций-источников комплектования Архива, федеральным органам исполнительной власти и организациям, осуществляющим временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации на основе соглашений с Росархивом, а также архивам организаций, осуществляющих хранение документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации.

Информационное обеспечение органов государственной власти, организация научной информации о составе и содержании документов Архива, их использование и публикация; обеспечение потребностей граждан, общества и государства в ретроспективной документной информации профиля Архива.

Ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, археографии и других специальных исторических дисциплин, применительно к профилю деятельности Архива.

Функции архива

Архив в соответствии с возложенными на него задачами:

Осуществляет хранение и государственный учет поступивших в Архив документов, представляет в Росархив сведения для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Осуществляет комплекс мер по созданию оптимальных условий хранения документов Архива, организует их реставрацию, консервацию, копирование в целях создания страхового фонда и фонда пользования, проводит выявление и учет особо ценных архивных документов и обеспечивает надлежащий режим их хранения.

В установленном порядке разрабатывает, согласовывает с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве и ведет списки юридических и физических лиц - источников комплектования Архива, документы которых подлежат передаче на постоянное хранение в Архив.

Организует и осуществляет отбор и прием на постоянное хранение в Архив документов Архивного фонда Российской Федерации профиля Архива.

Принимает в установленном порядке меры к пополнению фондов Архива документами профиля Архива, находящимися в собственности негосударственных организаций, объединений, обществ, фондов, граждан на основе соглашений (договоров), а также меры к выявлению и получению из-за рубежа подлинников или копий архивных документов по истории экономики России.

Проводит экспертизу научной и практической ценности документов, хранящихся в Архиве.

Осуществляет в пределах делегированных Росархивом прав и полномочий:

Контроль, за соблюдением учреждениями, организациями, иными собственниками документов законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах;

Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в ведомственных архивах профиля Архива.

Совместно с организациями-источниками комплектования Архива, а также (на договорной основе) с собственниками документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации участвует в мероприятиях по совершенствованию работы ведомственных архивов и улучшению организации документов в делопроизводстве.

Организует в соответствии с законодательными и нормативными правовыми актами и полномочиями, переданными Архиву организациями-фондообразователями или их правопреемниками, работу по рассекречиванию документов, принятых на хранение в Архив; оказывает содействие организациям в проведении рассекречивания документов, созданных в результате их деятельности или деятельности их правопредшественников, информирует общественность о рассекреченных документах.

Осуществляет в необходимых случаях научное описание поступивших на хранение в Архив документов, создает с учетом потребностей использования автоматизированные информационно-поисковые системы, банки и базы данных, архивные справочники различных видов о составе и содержании документов Архива, принимает участие в создании информационных систем и межархивных справочников.

Изучает общественные потребности в ретроспективной документной информации профиля Архива.

Осуществляет информационное обеспечение деятельности федеральных органов государственной власти, других заинтересованных организаций, в том числе на договорной основе.

В установленном порядке исполняет запросы российских и зарубежных юридических и физических лиц по документам Архива.

Организует документальные выставки, экскурсии по Архиву; информирует общественность о документах Архива через средства массовой информации и иными способами.

Осуществляет самостоятельно или с участием научных и иных организаций подготовку документальных публикаций, а также справочно-информационных и научно-популярных изданий по документам Архива.

В установленном порядке сотрудничает с российскими и зарубежными архивными, научными и информационными организациями, участвует в разработке и реализации межгосударственных, федеральных, межрегиональных и иных научных и культурных программ, взаимодействует, в соответствии с концепцией международного сотрудничества Федеральной архивной службы России, с соответствующими специализированными международными организациями.

На основе государственных программ развития архивного дела, отраслевых программ и планов, с учетом анализа состояния и деятельности Архив разрабатывает и по согласованию с Росархивом утверждает планы работы, представляет в Росархив отчеты о своей деятельности.

Разрабатывает и внедряет прогрессивные методы архивной работы на базе отраслевых нормативов, результатов научных исследований, изучения и обобщения передового отечественного и зарубежного опыта, использует на договорных началах объекты интеллектуальной собственности.

Разрабатывает (на основе типовых) и утверждает нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в Архиве.

Принимает меры по повышению квалификации кадров Архива, решает вопросы улучшения условий труда, содействует решению вопросов социальной защиты и быта работников Архива.

Своевременно рассматривает поступившие от организаций и граждан предложения, заявления и жалобы, принимает по ним решения, устраняет недостатки в работе Архива и его подразделений.

Региональные архивы – архивы субъектов РФ.