Документальне оформлення касових операцій

Для обліку касових операцій застосовуються типові форми документів, передбачені Положенням № 637 та інші касові документи.

Первинним документом для оформлення надходжень готівки в касу є прибутковий касовий ордер (форма № КО-1). Ордер підписується головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства. Відривною частиною прибуткового ордера є квитанція, засвідчена відбитком печатки підприємства, яка видається особі, що здає готівку до каси.

Видача готівки з каси оформлюється видатковим касовим ордером (форма № КО-2), який підписується керівником і головним бухгалтером або працівником підприємства, який на це уповноважений керівником. До видаткових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо. Якщо на цих документах є дозвільний напис керівника, то його підпис на видаткових касових ордерах не обов'язковий.

Приймання та видача коштів за касовими ордерами здійснюється касиром тільки в день їх складання.

При документальному оформленні касових операцій Положенням № 637 передбачено використання також відомості на виплату грошей, якою оформлюється видача виплат працівникам підприємства, пов'язаних з оплатою праці. Одноразові видачі готівки на такі виплати окремим особам проводяться, як правило, за видатковими касовими ордерами.

Виправлення у касових ордерах та видаткових відомостях забороняються.

Для реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів та інших касових документів (до передачі ордерів до каси) призначено журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (форми № КО-3 чи № КО-3а). При цьому журнал ведеться окремо за прибутковими та видатковими операціями по касі.

Касові ордери та видаткові відомості відразу ж після отримання чи видачі за ними готівки підписуються касиром, а на доданих до них документах ставиться відбиток штампа або напис «Оплачено» із зазначенням дати.

Документом, що застосовується для здійснення первинного обліку готівки в касі є касова книга (форма КО-4). Кожне підприємство, яке має касу, повинно вести одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів).

Аркуші касової книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені відбитком печатки підприємства. Кількість аркушів у книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера. Перші примірники касової книги, що є невідривною частиною аркуша касової книги – «Вкладні аркуші касової книги», залишаються в книзі. Другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги - «Звіт касира» є документом, за яким касири звітують щодо руху грошей у касі. Звіт касира і додані до нього касові документи слугують підставою для записів в бухгалтерському обліку касових операцій підприємства.

Касову книгу можна вести і в електронному вигляді з дотриманням вимог Положення № 637. Контроль за правильністю ведення касової книги, як правило, покладається на головного бухгалтера підприємства.

Для обліку готівки та сплачених документів застосовується книга обліку виданих та прийнятих старшим кассиром грошей за типовою формою КО-5.

До касових документів відносяться також розрахункові документи, квитанції програмно-технічних комплексів самообслуговування, інші прибуткові та видаткові касові документи, за допомогою яких відповідно до законодавства України оформляються касові операції, звіти про використання коштів.

Періодично, у строки встановлені керівником, на підприємстві проводиться інвентаризація каси. Крім того, нормативними документами передбачені ситуації, за яких інвентаризація є обов’язковою: складання річної фінансової звітності, зміна матеріально відповідальної особи, встановлення фактів крадіжок, зловживань тощо.

Для проведення інвентаризації за наказом керівника призначається комісія. До початку інвентаризації матеріально відповідальна особа складає касовий звіт за поточний день і надає комісії розписку про те, що всі видаткові і прибуткові документи на кошти, які здані до бухгалтерії, і всі кошти, що надійшли під ії відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані за видатками.

Комісія перевіряє наявність коштів шляхом повного перерахування всіх готівкових коштів, що є в касі, цінних паперів, чекових книжок тощо. Результат перерахунку готівки звіряють з даними касового звіту. Під час проведення інвентаризації каси комісія також перевіряє повноту і своєчасність оприбуткування готівки; правильність списання готівки та своєчасність ії здачі до установи банку; дотримання ліміту каси; правильність і своєчасність оформлення касових документів. За умови ведення касової книги в електронному вигляді перевіряється правильність роботи програмних засобів обробки касових документів.

Після закінчення інвентаризації каси складається Акт про результати інвентаризації наявних коштів.

Акти складаються у двох примірниках і підписуються членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою. Один примірник акта передається до бухгалтерії підприємства, другий - залишається у матеріально відповідальної особи.

У разі зміни матеріально відповідальних осіб акт складається в трьох примірниках: для матеріально відповідальної особи, яка здала цінності, матеріально відповідальної особи, яка прийняла цінності, а також для бухгалтерії.

При виявленні під час інвентаризації нестачі або надлишку грошових коштів у касі в акті зазначається сума нестачі або надлишку. Матеріально відповідальна особа надає письмове пояснення причин, унаслідок яких виникли нестачі або надлишки. Сума нестачі відшкодовується відповідно до законодавства України, а надлишок оприбутковується в касі та зараховується до складу доходу підприємства.

Касові операції, що проводяться відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг», документально оформлюються згідно з вимогами цього Закону.