Особливості документування кадрової документації

Кадрове діловодство – це діяльність апарату управління, що охоплює процеси документування та організації роботи з документами з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників.

Основні напрями кадрового діловодства:

♦ облік особового складу установи;

♦ підготовка звітів та необхідних довідок про рух кадрів;

♦ облік стану підготовки, перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів та зарахування їх до резерву;

♦ облік та реєстрація документів, що стосуються особового складу, контроль за їх виконанням;

♦ організація документообігу з метою забезпечення чіткого виконання документів та доручень керівництва з питань роботи із кадрами;

♦ оформлення та ведення особових справ працівників.

Документація з особового складу характеризує правові, трудові та службові відносини окремої особи з установою.

У цій документації відображається діяльність органу державної служби із питань обліку кадрів; прийняття на роботу; переведення на іншу роботу; підготовки, перепідготовки, підвищення кваліфікації; атестації працівників; нагородження; пенсійного забезпечення тощо.

Найхарактернішою особливістю кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретної особи, отже, вона є іменною документацією. Тому ведення кадрової документації повинне бути зразковим.

До документації з особового складу в органах державної служби належать: особисті заяви працівників, рапорти, контракти, подання, особові картки (типова форма № П-2ДС), характеристики, накази з особового складу, особові справи, трудові книжки.

При прийнятті на роботу в органи державної служби особа повинна підготувати такі документи: заяву, особову картку (форма П-2ДС), копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації, паспорта, військового квитка (для військовозобов’язаних), довідки про присвоєння ідентифікаційного номера, документа про надання пільг, декларації про доходи.

Крім цього, працівники кадрових служб, приймаючи на роботу особу, повинні ретельно звірити всі відомості, внесені в анкету (особовий листок з обліку кадрів) з оригіналами особистих документів – паспортом, документами про освіту, трудовою книжкою.

Особисті заяви про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, надання відпустки, звільнення з роботи оформляються на чистому аркуші паперу формату А 4. Складаються заяви від руки, але вони повинні мати такі реквізити:

♦ адресат;

♦ відомості про заявника (у заявах про прийняття на роботу – прізвище, ім’я, по батькові в родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону; в інших заявах зазначається займана посада, прізвище та ініціали);

♦ назва виду документа (заява);

♦ текст;

♦ перелік додатків (копії документів);

♦ підпис;

♦ дата.

Тексти заяв про прийняття на роботу, переведення, звільнення з роботи, про надання різних видів відпусток мають свою специфіку. Тому з метою надання заявникам допомоги в оформленні цих документів доцільно працівникам кадрових служб оформити зразки таких заяв, а також попереджувати авторів документів про необхідність залишення лівого поля для підшивання заяв до справи.

Прийняті рішення керівників щодо прийняття на роботу, переведення працівників на інші посади, звільнення, надання відпусток, про заохочення, накладення стягнень тощо оформляються наказами з особового складу.

Такі накази бувають прості (індивідуальні) і складні (зведені). В індивідуальних наказах міститься інформація тільки про одного працівника, у зведених – про кількох, незалежно під які управлінські дії вони підпадають.

Накази з особового складу мають аналогічні реквізити з наказами щодо основної діяльності, але при їх оформленні необхідно враховувати ряд особливостей.

Заголовок до тексту наказу формулюють так: “З особового складу” (у зведених наказах);”Про призначення”; “Про звільнення”; “Про переведення”; “Про відрядження” тощо.

У наказах з особового складу дуже важливе значення має чіткість і правильність записів.

Проекти наказів обов’язково візуються автором проекту документа (як правило, відділ кадрів), керівниками зацікавлених структурних підрозділів, юридичною службою.

Після підписання і реєстрації наказів із ними ознайомлюють працівників персонально під розписку із зазначенням дати.