Лекція 1. Предмет і завдання дисципліни. Основні поняття

ДІЛОВОДСТВО

Конспект лекцій

по курсу «Діловодство»

для студентів напрямів підготовки 6.030504 «Економіка підприємства»,

6.030507 «Маркетинг», 6.030508 «Фінанси та кредит», 6.030509 «Облік і аудит»

денної та заочної форм навчання

Маріуполь

2014

ББК У050

Захаренко Н.С. Діловодство [Електронний ресурс]: конспект лекцій по курсу «Діловодство» для студентів напрямів підготовки 6.030504 Економіка підприємства, 6.030507 Маркетинг, 6.030508 Фінанси та кредит, 6.030509 Облік і аудит денної та заочної форм навчання / Н.С. Захаренко. – Маріуполь: ДВНЗ «ПДТУ», 2014. – 76 с. Режим доступу http://mo.pstu.edu

Курс «Діловодство» є нормативною дисципліною, мета викладання якої - засвоєння знань з теорії і практики діловодства в процесі управлінської діяльності.

Укладач Н.С. Захаренко, ст.викладач

Рецензент І. С. Псарьова, канд. техн. наук, доцент

Затверджено

на засіданні кафедри економіки підприємств,

протокол № 12 від 22 червня 2015 р.

Зав.кафедрою А.А. Меліхов

Затверджено

методичною комісією НН «ІЕМ»,

протокол № від

Голова Л.Г. Капранова

ã ДВНЗ «ПДТУ», 2014

ã Н.С. Захаренко, 2014

ЗМІСТ

ЛЕКЦІЯ 1. ПРЕДМЕТ І ЗАВДАННЯ ДИСЦИПЛІНИ. ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ 4

1.1. Сутність поняття "документ". 4

1.2. Діловодство – його особливості, призначення. 6

ЛЕКЦІЯ 2. ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ 9

2.1. Системи документації 9

2.2. Основні визначення Інструкції про порядок оформлення організаційно-розпорядчих документів. 11

2.3. Особливості управлінської документації 12

ЛЕКЦІЯ 3. СУЧАСНІ ВИМОГИ ДО СКЛАДАННЯ І ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ.. 18

3.1. Офіційно-діловий стиль складання документів. 18

3.2. Реквізитів документів в системі організаційно-розпорядчої документації і їх особливості 22

ЛЕКЦІЯ 4. ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧІ ДОКУМЕНТИ.. 27

4.1. Організаційні документи. 27

4.2. Розпорядчі документи. 30

ЛЕКЦІЯ 5. ІНФОРМАЦІЙНО-ДОВІДКОВІ ДОКУМЕНТИ.. 36

ЛЕКЦІЯ 6. СУЧАСНЕ ДІЛОВЕ ЛИСТУВАННЯ.. 44

6.1. Особливості складу і оформлення ділових листів, необхідні і обов’язкові реквізити. 44

6.2. Електронне листування та документообіг. 48

ЛЕКЦІЯ 7. КАДРОВЕ ДІЛОВОДСТВО.. 53

7.1. Особливості документування кадрової документації. 53

7.2. Оформлення особових справ працівників. 55

7.3. Офіційно-особові документи. 57

ЛЕКЦІЯ 8. ДОКУМЕНТУВАННЯ ПО ЛИСТУВАННЮ ТА ЗВЕРНЕННЮ ГРОМАДЯН.. 60

8.1. Особливості складання і оформлення документів по зверненням громадян. 60

8.2. Нормативна база роботи з документами по листуванню і зверненням громадян. 61

ЛЕКЦІЯ 9. СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ І ЇХ ЗБЕРІГАННЯ.. 62

9.1. Номенклатура справ. 62

9.2. Особливості формування, оформлення, підготовки і передачі в архів справ. 67

ПЕРЕЛІК РЕКОМЕНДОВАНИХ ДЖЕРЕЛ.. 75

ЛЕКЦІЯ 1. ПРЕДМЕТ І ЗАВДАННЯ ДИСЦИПЛІНИ. ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ

1.1. Сутність поняття "документ"

Поняття "документ" (лат. documentum – взірець, доведення, свідоцтво) є центральним у понятійній системі документоведення. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, що служать об'єктами практичної діяльності по створенню, збору, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, поширенню та використанню документної інформації в суспільстві.

Студент має знати, що це поняття широко використовується в усіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знання є одна чи декілька версій його розуміння у відповідності до специфіки тих суб'єктів, яким надається статус документа.

Воно розуміється по-різному в таких наукових дисциплінах, як інформатика, бібліотековедення, бібліографо-, архівоведення, а також у відповідних спеціальних галузях діяльності – бібліотечній, архівній справі, бібліографії. Звідси його багатозначність (полісемічність), яка утруднює спілкування та взаєморозуміння між фахівцями документно-комунікаційної сфери.

На міжнародному рівні найбільш спільним визнано визначення документа як записаної інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. Згідно з міжнародними стандартами інформація може бути записана будь-яким способом фіксування яких-небудь відомостей, тобто за допомогою не тільки знаків письма, але й зображення, звуку й т.д. Таке визначення дозволяє зараховувати до документів усі матеріальні об'єкти, які можуть бути використані для передачі інформації в суспільстві.

Існує також інтерпретація поняття "документ", якої дотримується Міжнародна організація по стандартизації (ІСО), яка відображена в ДСТУ 3017-95. Це забезпечення взаєморозуміння між основними соціальними інститутами по зберіганню й організації користування документами-архівами, бібліотеками, інформаційними центрами.

У найбільш поширеному варіанті документ - це "матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання в часі й просторі", а також: документ – це передбачена законом форма одержання, зберігання, використання й поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носії.

В Україні офіційно прийняті три значення документа, зафіксовані в ряді державних стандартів (ДСТУ).

ДСТУ 2392-94. Документ І. Записана інформація, яка може розглядатися як одиниця під час здійснення інформаційної діяльності.

ДСТУ 3017-95. Документ ІІ. Матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі та просторі.

ДСТУ 2732-94. Документ ІІІ. Матеріальний об'єкт, що містить в закріпленому вигляді інформацію, оформлений встановленим порядком і такий, що має відповідно до діючого законодавства правове значення.

Відношення між різними значеннями документа створюється за принципом ієрархії – підкорення одного поняття іншому, де кожне більш широке поглинає, включає в себе менш широке. Необхідність поетапного звуження обсягу поняття "документ" викликана практичними цілями.

Визначення Документа І обов'язкове для використання в усіх видах нормативної документації: у довідковій, навчально-методичній та іншій літературі, що стосується сфери інформації та документації. Значення Документа ІІ прийняте у сфері книговидання та книгорозповсюдження. Сфера використання визначення Документ ІІІ – діловодство та архівна справа.

Для діловодства в даному разі найбільш прийнятним є визначення Документа ІІІ, що розуміється як матеріальний об'єкт, який містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Названі у визначенні ознаки документа передбачають: наявність інформації, смислового змісту; стабільну речову (матеріальну) форму, що забезпечує довготривале використання та зберігання документів; функціональне призначення для передачі інформації в просторі та часі, тобто для використання в соціальних комунікаційних каналах.

Головною складовою документа виступає інформація, тобто різноманітні дані, відомості, повідомлення, знання, призначені для передачі у процесі комунікації. Зокрема, документ може служити письмовим доказом, а також є джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру.

Повноту інформації характеризує її обсяг, який має бути достатнім для прийняття рішення. Достовірність інформації визначається рівнем відповідності її до змісту об'єктивного стану речей. Інформація має бути оперативною, щоб за час її передачі й обробки стан речей не змінився.

Документування інформації здійснюється згідно з відповідними законами й постановами органів державної влади, якими визначається організація діловодства і стандартизація документів.

Розрізняють поняття "первинний документ" – це документ, що містить у собі вихідну інформацію, та "вторинний документ" – це документ, що являє собою результат аналітико-синтетичної та іншої переробки або кількох документів. У процесі управління документ виконує такі функції:

♦ соціальну;

♦ правову;

♦ інформаційну;

♦ комунікативну;

♦ управлінську;

♦ облікову;

♦ культурну;

♦ історичну.

Підсумовуючи різні погляди з питання про поняття "документ", слід відзначити, що наявність узагальнюючого поняття "документ" не виключає можливості існування більш окремих, вузькоспеціальних його трактувань стосовно різноманітних сфер суспільної діяльності та наукових дисциплін:

♦ історичного джереловедення,

♦ дипломатики,

♦ юридичної науки,

♦ діловодства.