От 15.11.2006 г. №135

Подпись (реквизит 22)

Это один из обязательных реквизитов, обеспечивающих состав удо­стоверения документа.

В состав реквизита 22 «Подпись» входят:

наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если документ оформлен на бланке). Наименование должности печатается от границы левого поля (нулевое положение табулятора);

личная подпись;

расшифровка подписи (инициалы и фамилия. Пробел между ними не делают, его заменяют точки). Расшифровка дается без кавычек и ско­бок, от 6-го положения табулятора, всегда на уровне последней строки наименования должности.

Должностные лица подписывают документы в пределах их компетен­ции. На документе проставляются одна, две или несколько подписей в зави­симости от вида документа, содержания, способов принятия.

Документ, принятый на основе единоначалия, - приказ, распоряже­ние, указание - всегда имеет одну подпись, как правило, руководителя организации, учреждения, предприятия, например:

1. Документ оформлен не на бланке организации:

Директор Московского личная

политехникума подпись Л. А. Румынина

2. Документ оформлен на бланке Московского политехникума:
Директор личная подпись Л. А. Румынина

Допускается в реквизите 22 «Подпись» центровка наименования дол­жности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

Генеральный директор личная

компании «АМИК» подпись Н.А.Федосов

Допускается также в реквизите 22 «Подпись» в наименовании дол­жности лица указывать ученую степень и звание, например:

Зав. кафедрой теории госу­
дарства и права МИИТ, доцент личная
кандидат юридических наук подпись К. Л. Кириллов

Если документ оформляется на должностном бланке, то наименова­ние должности лица, подписывающего документ, не указывают.

Документ, принятый коллегиальным органом (советом, коллегией), -постановление, решение - имеет две подписи, например:

Председатель коллегии личная подпись И.И.Иванов

Ответственный секретарь личная

коллегии подпись К.И.Медведев

Две подписи на документе означают, что за его содержание несут ответственность лица, его подписавшие.

Две подписи проставляются на документах денежно-финансового характера. Это подписи руководителя организации и главного бухгал­тера, расположенные одна под другой с 2,0-4,0-межстрочным интерва­лом, например:

Директор личная подпись Л. А. Румынина

Главный бухгалтер личная подпись А. А. Андрианова

Если на документе две подписи и это подписи двух равных по долж­ности лиц, то их располагают на одном уровне: первую подпись - от нулевого положения табулятора, вторую - от 4-5-го положения табуля­тора, причем дается полное наименование должностей, так как такие документы составляются на чистом листе бумаге, а не на бланке, на­пример:

Директор Медицинского Директор Лечебно-консульта-

центра «Авиценна» тивного центра «Парацельс»

личная подпись А. А. Степанов личная подпись С. П. Филатов

Документы, составляемые комиссией, например акты, подписывают все члены комиссии с указанием распределения их обязанностей в со­ставе комиссии. Первой всегда идет подпись председателя комиссии, а затем подписи всех членов комиссии в алфавитном порядке, например:

Председатель комиссии: личная подпись Р. К. Ламкин

Члены комиссии: личная подпись И.А.Арефьев

личная подпись А. В. Лаптев

личная подпись М. М. Матвеева

личная подпись А. А. Яблокова

Как правило, подписывается только первый экземпляр документа. Два или несколько экземпляров подписывают, если это совместный документ (договор, контракт). Необходимое количество (от двух и бо­лее экземпляров) подписывают, если документ представляет собой акт проверки, ревизии и т. д. - по количеству лиц или организаций, кото­рым необходимо предоставить данный акт.

Все экземпляры документа, на которых проставлены подлинные подписи, имеют равную юридическую силу.

Документ должен быть подписан тем должностным лицом, чья рас­шифровка фамилии проставлена. Документ теряет юридическую силу, если подписывается другим должностным лицом с проставлением ко­сой черты или приписыванием ручкой букв «и.о.», «за» и т.д. перед должностью.

В случае отсутствия руководителя (отпуск, болезнь) должен быть приказом назначен исполняющий обязанности (и.о.) руководителя и подпись в документе в таких случаях оформляют с указанием его фак­тической должности и фамилии, например:

И.о. директора института -

зам. директора по науке личная подпись А. К. Аверкин

В связи с применением современных средств передачи информации может применяться электронная цифровая подпись. Особенности ее применения также регламентируются действующим законодательством, в частности Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Гриф согласования документа (реквизит 23)

Согласование - это предварительное рассмотрение проекта подго­товленного документа. Согласование проводится с целью проверки со­ответствия содержания текста действующему законодательству, норма­тивным актам данной отрасли деятельности, проверки правильности оформления документа, оценки качества решения поставленных в нем вопросов.

Каждое из указанных направлений проверяют (или оценивают) со­ответствующие организации или должностные лица в зависимости от их компетенции. Так, согласование документа с юридической службой (юристом) организации имеет целью проверку соответствия действую­щему законодательству и нормативным актам, согласование со служ­бой документационного обеспечения - проверку правильности оформ­ления документа. Если в проекте документа затронуты денежно-финан­совые вопросы, то проект должен быть согласован либо с вышестоящей организацией, либо с финансовым подразделением и т. д. Кроме того, проект документа должен быть согласован с теми органами, должност-

ными лицами, которым предстоит выполнение указанных в проекте до­кумента вопросов.

Как уже было отмечено, согласование документа может быть с дру­гими организациями (внешнее согласование), а также с должностными лицами, возглавляющими службы и подразделения внутри организа­ции (внутреннее согласование). Для внешнего согласования применя­ется гриф согласования документа, для внутреннего - виза согласова­ния документа.

Внешнее согласование может проводиться двумя способами:

согласование с конкретным должностным лицом;

согласование, осуществляемое с помощью другого документа (пись­ма, протокола и др.).

В состав грифа согласования в первом случае входят:

слово СОГЛАСОВАНО, напечатанное прописными буквами, без кавычек;

должностное лицо, с которым согласовывают документ (включая наименование организации);

личная подпись;

расшифровки подписи (инициалов, фамилии);

дата согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Главного планово-экономического управления Комсоцзащиты Москвы

личная

подпись Л.К.Орехова

25.10.2006

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и другими документами, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания коллегии Минтруда РФ

от 28.12.2006 г. №58

Гриф согласования располагают ниже подписи от левого поля (ну­левое положение табулятора). Если два грифа согласования, то второй гриф оформляется справа от первого, но от 5-го положения табулятора.

В случае необходимости оформления большего количества грифов согла­сования целесообразно составлять отдельный лист согласования, на кото­ром должно быть указано, что это лист согласования, приведено наимено­вание вида документа, дан его заголовок. Грифы согласования на таком листе располагают в два ряда.

Визы согласования документа (реквизит 24)

С помощью данного реквизита оформляется внутреннее согласова­ние проекта документа. Виза включает в себя: наименование должности визирующего; личную подпись;

расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату визирования. Например:

Юрисконсульт

личная подпись Л. В. Рыгалова

30.11.2006

Должностные лица не имеют права отказываться от визирования, выражая таким образом несогласие с проектом документа. Если есть замечания, с которыми исполнитель не согласен, а также предложения и дополнения, то визирующий должен приложить к проекту документа подписанные свои замечания, а визу оформить следующим образом:

Замечания прилагаются

Главный бухгалтер

личная подпись О. Е. Федосеева

25.10.2006

Визы проставляются:

в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа, если этот подлинник остается в организации (например, на внутренних документах, на всех видах распорядительных документов). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе, на котором должен быть заголовок «Лист согласования проекта приказа от...»;

в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа (например, на копии служебного письма, подлинник которого всегда отправляется адресату).

Всегда должен соблюдаться следующий принцип - визы должны проставляться на том экземпляре документа, который останется в орга­низации и подлежит формированию в дело.

Для отдельных документов допускается, по усмотрению организа­ции, полистное визирование документа и его приложения.

Оттиск печати (реквизит 25)

Оттиск печати проставляется при необходимости заверения подпи­си должностного лица на определенных видах документов, например, на документах, связанных с получением денег и материальных ценнос­тей: гарантийном письме, доверенности, банковском чеке или поруче­нии; на документах, удостоверяющих личность, трудовой стаж и ква­лификацию: в паспорте, удостоверении личности, трудовой книжке, дип­ломе, свидетельстве, аттестационном листе и др.

Перечень таких документов, на которых необходимо проставление печати, оговаривается специальными нормативными актами, а порядок использования печатей в организации оговаривается в инструкции по делопроизводству, регламентах, распорядительных документах.

Печати бывают двух видов:

гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организа­циях);

простая печать.

Гербовая печать имеет в центре изображение Государственного гер­ба Российской Федерации или субъекта Российской Федерации. Поря­док воспроизведения на печатях Государственного герба Российской Федерации регламентируется Положением о Государственном гербе Российской Федерации (утверждено Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993 г. № 2050) и постановлением Правитель­ства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядо­чении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

Требования к общему виду печати регламентированы. Так, например, требования к печати акционерных обществ описаны в п. 6 ст. 2 Феде­рального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное наименование на русском язы­ке и указание на место его нахождения. В печати может быть указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Простые печати не имеют изображения герба, вместо него воспро­изводится название организации или структурной организации (управ­ление делами, канцелярия и др.).

Иногда в простой печати указывают то, для чего предназначена пе­чать (например, «для телеграмм»).

Простые печати бывают различной формы: круглой, квадратной, прямоугольной, треугольной.

Организация может иметь несколько простых печатей, использовать их для удостоверения подписей на пропусках, на справках, для изго­товления больших тиражей копий официальных документов, при опе­чатывании пакетов, бандеролей и др.

Печать должна быть хорошо читаема и на организационно-распоря­дительных документах должна захватывать часть наименования долж­ности лица, подписывающего документ. Печать не ставится на личную подпись. В отдельных видах документов, не входящих в УСОРД, пе­чать ставится в строго определенном месте, например в платежном по­ручении.

Отметка о заверении копии (реквизит 26)

Копии документов часто используются в управленческой деятельно­сти. Как правило, подписывается первый экземпляр документа, а осталь­ные не имеют личной подписи в реквизите 22 «Подпись». Копии, необ­ходимые для ознакомления с документом в других структурных подраз­делениях организации, подчиненных организаций, копии исходящих документов (служебных писем, например) должны остаться в деле орга­низации; копии могут выдаваться на руки гражданам для защиты своих прав и интересов (например, копия приказа об увольнении). Даже в том случае, если копия сделана путем факсимильного копирования, долж­но быть заверение ее соответствия подлиннику. Определенные виды документов имеет право заверять только нотариус. Но те копии органи­зационно-распорядительных документов, которые создают организации, должны быть заверены путем проставления ниже реквизита 22 «Под­пись»:

заверительной надписи «Верно» (без кавычек) от нулевого положе­ния табулятора;

наименования должности лица, заверившего копию, личной подпи­си, расшифровки подписи (инициалы, фамилии). Эти сведения указы­вают на следующей строке под словом «Верно» также от нулевого по­ложения табулятора;

даты заверения, проставленной под наименованием должности.

Например:

Верно

Начальник канцелярии личная подпись А. А. Архарова 18.12.2003

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Так, например, если копия пересылается в подведомственные организации, она заверяется простой (канцелярской

печатью); если выдается на руки гражданину для защиты его интере­сов в суде - заверяется гербовой печатью.

Порядок выдачи копий и правила их оформления в организации дол­жны быть оговорены в инструкции по делопроизводству организации.

Отметка об исполнителе (реквизит 27)

Если возникает необходимость уточнения затронутых в документе вопросов, не принято обращаться к тому, кто подписал документ, т. е. к руководителю. Иногда это просто затруднительно осуществлять, поэто­му обращаются к тому, кто работал над проектом документа, - к испол­нителю. Для оперативной связи с исполнителем на лицевой или обрат­ной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу простав­ляют фамилию (или фамилию, имя, отчество) и номер его телефона, например:

Чадаева 400 00 74

или

Чадаева Алла Петровна 400 00 74

ГОСТ Р 6.30-2003 включает в состав этого реквизита только ука­занную информацию, но в организациях может добавляться информа­ция о количестве экземпляров и их распределении, если документ тре­бует особого учета, например:

Савина Наталья Евгеньевна 406 50 28

экз. 1 - в адресат

экз. 2- в дело 03-15

экз. 3 - в Управление персоналом

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28)

Этот реквизит проставляют только на исполненных документах, ко­торые нужно подшивать в дело для последующего хранения и исполь­зования в справочных целях.

В состав реквизита входят:

ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его ис­полнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении;

слово «В дело» и номер дела, в котором будет храниться исполнен­ный документ;

подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ, и дата проставления отметки. Например:

Исполнено письмом от 15.12.2000 №745/01-13 В дело 01-03

личная подпись 16.12.2000 или

Вопрос по телефону решен положительно с начальником отдела кадров 30.11.2000 В дело 05-15 личная подпись 01.12.2000

Отметка об исполнении всегда помещается на первом листе докумен­та в левом нижнем углу. Согласно схеме, приведенной в ГОСТ Р 6.30-2003, реквизит должен быть помещен над нижнем полем в зоне, равной 16x94 мм. Однако в практике часто бывает, что эта зона занята напеча­танным текстом, поэтому отметку об исполнении помещают на нижнем поле документа.

Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29)

При поступлении документа в организацию важно знать дату, а иногда время поступления, а также необходимо вести количественный учет по­ступивших документов. Данный реквизит содержит следующие данные: порядковый номер и дату поступления (а при необходимости - часы и ми­нуты). Данный реквизит проставляется штемпельным устройством или вручную. Иногда в этот реквизит включают сокращенное название орга­низации или структурного подразделения, если в организации осуществ­ляется децентрализованная регистрация. Данный реквизит помещается в нижней части первого листа документа справа от реквизита 28 в зоне, рав­ной 16x30 мм, например:

РЦдИ

Вх. № 155

25.10.2000

15 ч 20 мин или

РЦдИ

общий отдел

Вх. № 431

17.12.2000 или

Вх. №1351

23.12.2000

Если документ получен по факсу или компьютерной почтой, дата и время его поступления фиксируются автоматически.

Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30)

Если документ создан на компьютере или введен в базу данных орга­низации (в память ПК), то часто возникает необходимость быстро его найти для использования в дальнейшем в работе. Данный реквизит ус­тановлен с целью облегчения поиска документа и содержит следую­щую информацию:

имя файла;

код оператора;

а также другие поисковые данные.

Например:

DEPARTAMENT/PRIKAZ/IVANOV.DOC 158 20 12 2000

где

DEPARTAMENT - каталог; PRIKAZ - подкаталог; IVANOV.DOC - имя файла.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет местоположение реквизита в правом нижнем углу документа в зоне слева от реквизита 29 на каждом листе документа. В реквизит также могут включаться и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Требования, установленные ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению рек­визитов, направлены не только на применение современных техноло­гий создания и обработки организационно-распорядительных докумен­тов, но и на обеспечение юридической силы этих документов. Но, как уже было отмечено, все 30 реквизитов не используются одновременно на одном документе. Официальный документ определенного вида име­ет установленный набор реквизитов, расположенный в определенной последовательности, так называемый формуляр документа. Кроме того, организации в зависимости от их уровня и компетенции имеют право издавать определенные виды организационно-распорядительных доку­ментов.

Таким образом, чтобы обеспечить юридическую силу документов, необходимо знать не только общие требования к оформлению реквизи­тов, но и цели создания определенного вида документа, набор реквизи­тов, характерных для него, особенности построения текста, особеннос­ти согласования, подписания и утверждения документа, порядок вступ­ления его в действие, продолжительность его действия, порядок его изменения, дополнения или отмены.