Процессный подход к управлению организацией

Под процессным подходом можно понимать, применяемые для управления деятельностью и ресурсами организации системы взаимосвязанных процессов.

При внедрении процессного подхода к управлению используются следующие методики:

· создания сети бизнес-процессов;

· определения владельцев бизнес-процессов;

· моделирования (описания) бизнес-процессов;

· регламентации бизнес-процессов;

· управления бизнес-процессами на основе цикла РDСА;

· аудита бизнес-процессов.

Ключевыми моментами для внедрения процессного подхода к управлению являются:

· определение и описание существующих бизнес-процессов и порядка их взаимодействия в общей сети процессов организации;

· четкое распределение ответственности руководителей за каждый сегмент всей сети бизнес-процессов организации;

· определение показателей эффективности и методик их измерения (например, статистических);

· разработка и утверждение регламентов, формализующих работу системы;

· управление ресурсами и регламентами при обнаружении отклонений, несоответствий в процессе или продукте или изменений во внешней среде (в том числе изменение требований заказчика).

С внедрением процессного подхода к управлению организация имеет следующие возможности.

Возможность 1. Процессный подход позволяет оптимизировать систему корпоративного управления, сделать ее прозрачной для руководства и способной гибко реагировать на изменения внешней среды. При внедрении процессного подхода регламентируются:

· порядок планирования целей и деятельности;

· взаимодействие между процессами и подразделениями организации;

· ответственность и полномочия владельцев процессов и других должностных лиц;

· порядок действий сотрудников в нештатных ситуациях;

· порядок и формы отчетности перед высшим руководством;

· система показателей, характеризующих результативность и эффективность деятельности организации в целом и его процессов;

· порядок рассмотрения результатов деятельности и принятие управленческих решений по устранению отклонений и достижению плановых показателей.

Внедрение в организации процессного подхода в первую очередь подразумевает работу по описанию и регламентации бизнес-процессов, в рамках которой:

· проводится распределение ответственности за результаты работ, входящих в состав процессов;

· определяется система взаимодействия процессов между собой, а также с внешними поставщиками и потребителями;

· определяется перечень документации, необходимой для функционирования процессов (инструкции, регламенты, положения, методики, должностные инструкции и т.д.);

· составляется график разработки и внедрения этой документации;

· устанавливаются показатели деятельности процессов, способы и формы сбора информации и порядок отчетности перед руководителями;

· определяются границы показателей, характеризующие нормальное течение процессов;

· устанавливаются критерии, по которым начинается работа по устранению причин отклонения.

Возможность 2. Процессный подход позволяет получить и использовать систему показателей и критериев оценки эффективности управления на каждом этапе производственной/управленческой цепочки. Система показателей, построенная в рамках процессного управления, структурируется по четырем направлениям:

· показатели результата деятельности отдельных процессов и организации в целом (достижение запланированных результатов по объему, качеству, номенклатуре и срокам);

· показатели эффективности деятельности отдельных процессов и организации в целом (отношение полученных результатов к затратам времени, финансовых и других ресурсов);

· показатели продуктов, производимых процессами организации;

· показатели удовлетворенности клиентов результатами деятельности организации.

При внедрении процессного подхода разрабатывается двухступенчатая система показателей:

а) показатели, по которым владелец процесса оценивает результативность и эффективность своего процесса и работ, входящих в его состав;

б) показатели, по которым владелец процесса отчитывается перед высшим руководством о результатах деятельности процесса.

В число процессов, которые существуют в организации, входит также процесс управления организацией. Владельцем этого процесса является генеральный директор. Управление дея­тельностью организации производится на основе отчетных показателей, кото­рые владельцы процессов передают высшему руководству.

Возможность 3. Процессный подход обеспечивает уверенность у соучредителей организации в том, что существующая система управления нацелена на постоянное повышение эффективности и максимальный учет мнений заинтересованных сторон, поскольку:

· система основана на измерении показателей деятельности организации, планировании и достижении непрерывного улучшения результатов деятельности;

· система направлена на удовлетворение потребностей пяти групп лиц, заинтересованных в деятельности организации: соучредители (инвесторы); потребители на рынке; персонал организации; поставщики; общество.

Возможность 4. Разработанная и внедренная система управления бизнес-процессами (СУБП) обеспечивает реализацию в организации процессного подхода в соответствии с требованиями ИСО 9000:2000 и получение соответствующего сертификата.

Наличие в организации сертификата соответствия системы менеджмента качества требованиям ИСО 9001:2000 гарантирует потребителям, что она выполнит не только их заявленные, но и предполагаемые требования, а также это свидетельствует о том, что вопросам качества работы уделяется большое внимание. Подобная организация получает конкурентные преимущества на рынке услуг.

Возможность 5. Внедрение процессного подхода к управлению и построение системы менеджмента качества гарантирует четко определенный порядок и ответственность за разработку, согласование, утверждение и ведение документации.

Возможность 6. Основой процессного подхода к управлению является принятие решений, основанное на фактах, поэтому большое значение имеет наличие в организации информационной системы. Внедряемая в организации информационная система позволяет получать владельцам процессов объективную информацию для ведения управления в том случае, если она строится в рамках единой системы управления организацией на основе процессного подхода. В том случае, если система автоматизации внедряется без учета потребностей реального управления организацией, то очень велика вероятность неудачного завершения такого проекта.

Внедрение процессного подхода к управлению в организации рассматривается как проект. Основным заказчиком результатов этого проекта является высшее руководство организации и владельцы процессов.