Информационные системы: принципы построения и типы

Вся разнородная и разновидовая информация должна быть упо­рядочена по определенным классификационным принципам для того, чтобы облегчить ее использование в управленческой деятельности. Упорядоченность информации предполагает создание в организации информа­ционной системы, которая позволит удовлетворять потребности пользователей любого уровня путем обращения к банку данных или поиску и выдачи информации, обеспечивая достоверность информации и защиту ее от постороннего вмешательства.

Информационные системы, соби­рая и накапливая информацию, позво­ляют улучшать качество всех функций менеджмента за счет полноты накопленной информации и быстрого доступа к данным. При этом системы обеспечи­вают поиск и аналитическую обработ­ку нужных сведений, формируют опорные решения и подсказки, а так­же предоставляют консультации по различным областям знаний.

Информационные системы могут быть построены:

○ по функ­циональному принципу, который предусмат­ривает сбор и обработку информации каждым функциональ­ным подразделением, исходя из существующих форм доку­ментов и своих потребностей; результатом такого подхода зачастую яв­ляется невозможность использования первичной ин­формации, поскольку она охватывает разный круг объектов, составлена на разных методических основах, а придание ей формы, пригодной для использования, требует дополнитель­ного времени, что в условиях эволюционного развития организации будет резко снижать ценность информации;

○ по системному принципу, который предусмат­ривает сбор и обработку информации под определенный круг вопросов (рубрику) по единой системе, что устраняет дублирование, присущее функциональному принципу, и значительно повышает каче­ство информации.

Любые информационные системы управления должны:

• повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;

• обеспечивать своевременность принятия решений по управле­нию организацией в условиях рыночной экономики;

• добиваться роста эффективности управления за счет своевремен­ного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;

• согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;

• за счет информированности управленческого персонала о те­кущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост произ­води-тельности труда, сокращение непроизводственных потерь и т. д.

Возможны несколько вариантов классификации информационных систем.

Первая классификация предложена Н. Н. Треневым[146] (рис. 17.2). Она основывается на том основании, что информационные системы обеспе­чивают автоматизацию учета много­численных внутриорганизационных потоков (административно-управленческих, информационно-аналитических, материально-финансовых), что оборачивается автоматическим сбором и накоплени­ем сведений о текущем состоянии организации. В простейшем случае такая система превращается в базу данных – автоматичес­кую систему учета.

Рис. 17.2. Типы информационных систем

База данных обеспечивает накоп­ление информации. При этом инфор­мация может классифицироваться по признакам (ключам), что обеспечивает быстрый поиск и подборку требуемых данных. Например, при занесении в базу данных специалисты организации могут классифицироваться по признакам:

• пола;

• зарплаты;

• выполняемых функций;

• функций, которые они могут вы­полнять;

• полномочий;

• ответственности;

• возраста;

• семейного положения;

• наличия детей.

База данных позволяет делать выборку специалистов, которые могут выпол­нять требуемые для конкретной ра­боты функции. Если накопление информации происходит в автомати­ческом режиме, то база данных пере­ходит в систему автоматического учета внутриорганизационных потоков. Преимущества автоматичес­кого учета внутриорганизационных потоков:

○ накопление и аналитическая обработка информации;

○ владение оперативной информацией;

○ повышение качества принимаемых решений;

○ получение новых знаний;

○ обеспечение прозрачности текущего состояния организации, что затрудняет хищения;

○ оперативная ориентация организации на производ­ство востребованных и завершен­ных товаров и услуг;

○ введение внутренних цен для взаиморасчетов между подразделениями.

На базе информации о текущем состоянии организации может произ­водиться оптимизация ее деятельнос­ти. При этом система автоматического учета потоков переходит в систему поддержки формирования решений. Система поддержки формирования решений обеспечивает аналитическую обработку информации и формирова­ние опорных решений.

Экспертная система при помощи вопросов, задаваемых пользо­вателю, раскладывает сложную картину реальности на простейшие описания (аспекты проблемы). По каж­дому аспекту проблемы пользователю предлагается вариант или набор вари­антов решения. Затем при помощи правил композиции простейшие реше­ния объединяются в решение интегри­рующее.

Накопление и структуризация знаний приводят к переходу эксперт­ных систем в новое качество – базы знаний. В этом случае пользо­ватель может получать консультации по предметной области и не только повышать качество принимаемых ре­шений, но и приобретать новые зна­ния.

Вторая классификация основывается на том основании, что информационные системы обслуживают информационные потребности разных уровней управления (табл. 17.1)[147]. При этом необходимо иметь в виду, что системы одного уровня могут быть ориентированы на обеспечение информационных потребнос­тей разных функциональных областей (производство, финансы, маркетинг, управление персоналом).

Системы поддержки решений высшего звена руководства обслуживают страте­гический уровень организации:

• предназначены для работы с неструктурированными решениями и подготовку концептуальных решений;

• предполагают использование данных о внешней среде (новые налоговые законы, информацию о конкурентах);

• аккумулируют сведения из различных информа­ционных систем организации;

• обладают развитыми телекоммуникациями и графическими средствами.

Таблица 17.1

Уровни управления	Типы систем	Информа­ционные входы	Обработка	Информа­ционные выходы	Пользователи
Стратегический уровень	Системы поддержки решений руководства	Агрегирован­ные данные, внешние и внутренние	Графика, имитация, диалог	Прогнозы, ответы на вопросы	Высший уровень управления
Управлен­ческий уровень	Системы поддержки принятия решений	Данные в небольшом объеме, аналитические модели	Диалог, имитация, анализ	Специальные отчеты, анализ решений, ответы на вопрос	Руководители среднего звена, профессионалы
Автомати­зиро-ванные системы управления	Обобщенные данные о трансакциях	Повторяющиеся отчеты, простые модели, анализ	Обобщения и выборки
Уровень знаний	Профессио­нальные системы	Проектные спецификации, базы знаний	Моделирование, имитация	Модели, графики	Профессионалы
Офисные системы	Документы, схемы	Управление документами, разработка схем, комму­никации	Документы, графики, электронная почта	Технический персонал
Операционный уровень	Системы обработки трансакций	Трансакции, события	Сортировка, состав-ление списков, объединение	Подробные отчеты, списки, обобщения	Операционный персонал

Системы поддержки принятия решений обслуживают управленческий уровень организации:

• аккумулируют информацию из внутренних (офисных, профессиональных, трансакционных систем и АСУ) и внешних источников (текущие цены акций, цены на продукты у конкурентов и т. п.);

• обладают большими аналитическими возможностями по сравнению с системами других уровней;

• помогают аналитически обосновывать варианты решений, которые не очень хорошо структурированы, носят ситуа­ционный характер и не предусматриваются заранее;

• интерактивны, и лицо, прини­мающее решение, может менять условия задач и включать в них но­вые данные, используя дружественный пользовательский интерфейс.

Автоматизированные системы управления (АСУ) обслуживают, прежде всего, управленческий уровень организации:

• обеспечивают организацию информацией о текущей деятельности и отчетами о деятель­ности в прошлом;

• отвечают на фиксированные, заранее известные вопросы;

• не являются гибкими и обладают ограниченными аналитическими возможностями.

Профессиональные и офисные системы обслуживают информационные потребности спе­циалистов в различных областях знаний и потребности обслуживаю­щего персонала, который производит обработку данных:

• обеспечивают содействие созданию новых знаний и способствуют интеграции этих знаний и опыта практической дея­тельности организации;

• повышают эффектив­ность работы с данными;

• обеспечивают связи с внешними организациями.

Системы обработки трансакций обслуживают текущие операции организации:

• выполняют и регистрируют рутинные регулярные трансак­ции (банковский перевод, резервирование мест в гостинице, выплата заработной платы, отгрузка продукции и т. п.).

Третья классификация основывается на соответствии типа информационных систем уровням принятия решений в организации (табл. 17.2)[148].

Таблица 17.2

Уровни принятия решений	Типы и виды ИС	Пользователи
Стратегический	Системы поддержки решений высшего руководства	Высшее руковод-ство предприятия
Тактический	Системы поддержки принятия решений: информационные системы управления, интеллектуальные системы управления	Руководители среднего звена, профессионалы
Операционный	Офисные системы Системы обработки трансакций	Технический персонал, операционный персонал

Четвертая классификация основывается на интегральном эффекте от использования информационных систем, обеспечи­вающих беспрепятственное прохождение информационных потоков между различными подразделениями организации (табл. 17.3)[149].

Таблица 17.3

Классы информационных систем	Название
Крупные интегрированные системы (комплексное уп­равление, учет, управление производством)	R3 Ваап IV Oracle Application
Средние интегрированные системы (комплексное уп­равление, учет, управление производством)	JD Edwards SytcLino Галактика Парус
Малые интегрированные системы (комплексный учет и управление финансами)	Concord XAL Scala Platinum NS-2000
Локальные системы (учетные системы по нап­равлениям деятельности)	1C БЭСТ Инфип

Наиболее широкое применение при формировании корпоративных информационных систем получили крупные интегрированные системы.

Дополнительными классификационными признаками информационных систем являются (рис. 17.3)[150]:

• уровень в системе государственного управления:

○ информационные системы федерального значения решают задачи информационного об­служивания аппарата административного управления и функциони­руют во всех регионах страны;

○ информационные системы территориального (регионального) значения предназначены для решения информационных задач управления административно-территориаль­ными объектами, расположенными на конкретной территории;

○ информационные системы муниципального значения функционируют в органах местного само­управления для информационного обслуживания специалистов и обеспечения обработки экономических, социальных и хозяйственных прогнозов, местных бюджетов, контроля и регулирования дея­тельности всех звеньев социально-экономических областей города, административного района и т. д.;

• область функционирования экономического объекта:

○ информационные системы промышленно­сти;

○ информационные системы сельского хозяйства;

○ информационные системы транспорта;

○ информационные системы связи и т. д.;

• виды процессов управления:

○ информационные системы управления технологическими процессами предназначены для автоматизации различных технологических процессов;

○ информационные системы управления организационно-технологическими процессами пред­ставляют собой многоуровневые, иерархические системы, которые сочетают в себе системы управления технологическими процессами и системы управления предприятиями;

○ информационные системы организационного управления, которые предназначены для автоматизации функций управленческого персонала;

• степень автоматизации информационных процессов:

○ ручные информационные системы, которые характеризуются отсут­ствием современных технических средств обработки информации и выполнением всех операций человеком по заранее разработанным методикам;

○ автоматизированные информационные системы, которые представляют собой человеко-машинные системы, обеспечивающие автоматизированный сбор, обработку и передачу информации, необходимой для принятия управленческих решений в организациях различного типа;

○ автоматические информационные системы, которые характеризуются выпол­нением всех операций по обработке информации автоматически, без участия человека, но оставляют за человеком контрольные функции.

Рис. 17.3. Типы информационных систем

Рис. 17.4. Требования к информационным системам[151]

Основные составляющие информационных систем:

○ информационные ресурсы;

○ каналы циркуляции;

○ носители;

○ кадры.

Для того чтобы получить информацию, необходимую для успеш­ного функционирования организации, требуется собрать данные, передать их на обработку, привести их в форму, удобную для после­дующего использования, и передать пользователям полученные результаты. Пользователи могут уточнить, какие данные нужно собирать, а также скорректировать методы их обработки с точки зрения полноты, достоверности и формы представления получаемых результатов.

Информационную систему функционально можно опреде­лить как множество взаимосвязанных элементов, которые обеспечи­вают ввод данных, их обработку, а также хранение и распределение полученной информации, используемой в управлении предприятием (рис. 17.5)[152].

Рис. 17.5. Общая схема информационной системы

§ 4. Коммуникации в управлении организацией: понятие,