Требования, операции

Управленческая информация представляет собой совокупность сведений о состоянии управляющей и управляемой подсистем организации, о ее внутренней и внешней средах. Само управление в известном смысле может быть определено как процесс восприятия, преобразования и передачи информации. Информация, работа с ней пронизывает весь управленческий цикл и является его смыслом.

Информация обладает двумя свойствами, делающими ее незаменимой в процессе управления:

○ способностью отображать события, процессы, явления;

○ возможностью преобразовываться, обрабатываться, хра­ниться, многократно использоваться, обеспечивая тем са­мым возможность получения сведений о прошлом, настоя­щем и будущем.

Требования к управленческой информации:

• объективность (отражение объективных закономерностей посредством представления их в виде документа);

• надежность (с определенной степенью риска, так как обеспечивает уверенность в каче­стве полученных сведений и возможности их использования в широком спектре проблем);

• достоверность (с определенной вероятностью, так как чем точнее информация отражает реальное состояние объекта, т. е. чем ближе она к реальным процессам и характеристикам изучаемого объекта, тем выше качество управленческой работы);

• полнота (информация должна дать комплексное виденье, что обеспечивает рациональность ее использования);

• логичность (в информационном сообщении должны быть причина, следствие и связь между ними; если связь отсутствует, то сообщение может утерять свою логичность);

• доступность (краткость, наглядность, выразительность);

• оптимальность;

• оперативность;

• своевременность (с мо­мента сбора информации до ее получения, обработки и использования проходит определенный промежуток времени, в течение ко­торого информация стареет, теряет актуальность и в конце концов вообще не может быть использована, поэтому необходимо определение опти­мальной периодичности сбора информации с учетом дина­мики изменений внешней и внутренней среды организации);

• соответствие информации полномочиям и компетенции субъекта управления;

• возможность многократного использования;

• соответствие информации диапазону управления субъекта;

• релевантность (необходимость, достаточность по объему) и т. д.

Перечисленные требования на практике совместить весьма проблематично, так как полнота информации и ее достоверность требуют определенного периода времени, что противоречит требованию своевременности. В свою оче­редь, критерий достаточности может противоречить требова­нию своевременности, поскольку этот критерий весьма субъ­ективен и может меняться по мере углубления в рассмотрение проблемы и изучение альтернатив возможного выхода из со­здавшегося положения.

Источники информации условно можно разделить на две большие группы: внешние и внутренние[145].

Внешняя информация может быть получена различными путями:

○ во-первых, информация, яв­ляющаяся результатом деятельности других организаций и за­фиксированная в монографиях, статьях в журналах и сборни­ках, докладах на семинарах и совещаниях;

○ во-вторых, сведе­ния, которые получены в ходе деловых встреч и переговоров, проводимых сотрудниками функциональных подразделений фирмы (снабжение, сбыт, маркетинг, технология), о состоянии дел у партнеров и конкурентов, а кроме того полученные от третьих лиц – покупателей, сотруд­ников государственных и частных кредитных, страховых, ин­вестиционных организаций;

○ в-третьих, официальные публи­кации законодательных актов, инструкций, отчетов крупней­ших банков и акционерных обществ о состоянии баланса, размерах прибыли и т. п.;

○ в-четвертых, сведения из Интернета и долговременной памяти собственной компьютерно-инфор­мационной системы;

○ в-пятых, ком­мерческий шпионаж, т. е. скрытый сбор сведений об иннова­ционном, маркетинговом, финансовом потенциале конку­рента, объекта инвестирования или кредитования, которые не могут быть получены из других источников.

Внутренняя информация – это информация о результатах (положительных или отрицательных) предыдущих решений, являющаяся следствием обратной связи – отчетов нижестоя­щих работников и организаций, поступающих в процессе контроля: бухгалтерская и статистическая отчетность, внут­ренний аудит и т. п.

Важную роль играют способы фиксирования информации. Наиболее распространенными являются различного рода до­кументы: приказы, инструкции, служебные записки, т. е. ма­териальные объекты, закрепляющие информацию в письмен­ной форме.

Операции с управленческой информацией:

○ сбор;

○ производство (исследования, изобретения, разработки);

○ аналитико-синтетическая переработка (описание, классификация, предметизация, аннотирование, реферирование);

○ кодировка (раскодировка);

○ хранение (материальный носитель);

○ преобразование;

○ передача (обязательные элементы данного процесса: отправитель, сообщение, канал, получатель);

○ сортировка (классификация по заданным признакам);

○ синтез (объединение различных информационных блоков для получения полного сообщения);

○ размножение;

○ использование (в виде, необходимом для осуществления управленческих операций);

○ оценка (зависит от потребности в ней);

○ контроль за эффективностью использования;

○ уничтожение (устаревание информации).