Средства связи, используемые для доставки деловой корреспонденции

Отличительный признак деловой переписки – обеспечение информационного обмена с использованием средств связи.

Средства связи – технические, программные и иные средства, используемые для формирования, приема, обработки, хранения, передачи, доставки сообщений электросвязи или почтовых отправлений при оказании услуг связи или обеспечении функционирования сетей связи.

Для пересылки деловой корреспонденции, как правило, используются почтовая связь и электросвязь.

Перечисленные виды деловой переписки, за исключением деловых писем, относятся к документам, передаваемым по каналам электросвязи.

Почтовая связь – вид связи, представляющий собой единый производственно-технологический комплекс технических и транспортных средств, обеспечивающий прием, обработку, перевозку, доставку (вручение) почтовых отправлений, а также осуществление почтовых переводов денежных средств. Почтовая связь действует в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

В Российской Федерации действуют:

− почтовая связь общего пользования;

− специальная связь федерального органа исполнительной власти, осуществляющего управление деятельностью в области связи;

− федеральная фельдъегерская связь;

− фельдъегерско-почтовая связь федерального органа исполнительной власти в области обороны.

Письменная корреспонденция, пересылаемая по каналам почтовой связи, подразделяется на простые почтовые отправления и регистрируемые почтовые отправления. Регистрируемые почтовые отправления, в сою очередь, подразделяются на заказные и с объявленной ценностью.

Простое почтовое отправление – отправление, принимаемое без выдачи отправителю квитанции.

Регистрируемое почтовое отправление- отправление, при подаче которого отправитель поручает оператору связи сообщить ему или указанному им лицу, когда и кому вручено почтовое отправление. При подаче регистрируемого письма отправителю вручается квитанция, адресат получает письмо под расписку, уведомление о вручении направляется отправителю.

Заказное почтовое отправление – почтовое отправление, принимаемое без оценки стоимости вложения с выдачей отправителю квитанции и вручаемое адресату под расписку. Следственные и судебные органы, военкоматы, в необходимых случаях организации любого типа пересылают повестки и другие документы в виде заказных писем с уведомлением о вручении. Уведомление о вручении письма для отправителя является доказательством отправки письма.

Почтовое отправление с объявленной ценностью – почтовое отправление, принимаемое с оценкой стоимости вложения, определяемой отправителем, выдачей отправителю квитанции и вручаемое адресату под расписку. В письмах с объявленной ценностью пересылаются документы: дипломы, паспорта, водительские удостоверения, ценные бумаги, грамоты, личные дела и др., а также ценные предметы: фотографии, рукописи и др.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 24 марта 2006 г. № 160^[119] с 1 июля 2006 г. введены в действие нормативы частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольные сроки пересылки письменной корреспонденции. В частности, из почтовых ящиков, расположенных вне объектов почтовой связи, на внутригородской территории городов федерального значения либо на территории административных центров субъектов Российской Федерации, корреспонденция извлекается 5 дней в неделю не менее двух раз в день, а в оставшиеся 2 дня – не менее одного раза в день.

Контрольные сроки пересылки письменной корреспонденции (без учета дня приема) составляют:

− между городами федерального значения, административными центрами субъектов Российской Федерации согласно приложению к постановлению.

− на внутригородской территории городов федерального значения, на территории административных центров субъектов Российской Федерации - 2 дня;

− между административным центром субъекта Российской Федерации и административными центрами муниципальных районов на территории субъекта Российской Федерации – 2 дня;

− между административным центром муниципального района и поселениями, расположенными на территории муниципального района, – 3 дня.

Для пересылки по почте письма вкладываются в почтовые конверты.

Почтовый конверт – плоская прямоугольная оболочка из бумаги или другого подобного материала, закрываемая липким или самоклеющимся клапаном, расположенным вдоль одной из ее сторон. Почтовые конверты различаются по: размерам; наличию окна; месту расположения закрывающего клапана; наличию указаний, разъясняющих место и порядок написания адресной информации; территории хождения; виду оформления лицевой стороны. Виды и размеры конвертов установлены ГОСТ Р 51506-99^[120]. Установленные размеры конвертов приведены в табл. 2.

Обозначение конверта (по ИСО 269)	Размеры конверта, мм
Высота H	Длина L
С6
DL
C5
C4
B4

Табл. 2. Размеры конвертов по ГОСТ Р 51506-99.

Электросвязь – передача или прием знаков, сигналов, голосовой информации, письменного текста, изображений, звуков или сообщений любого рода по радиосистеме, проводной, оптической и другим электромагнитным системам.

С помощью электросвязи осуществляется телефонная, телеграфная, факсимильная связь, передаются сообщения компьютерной электронной почты.

В организации для передачи документной информации обычно используется несколько видов связи. Прием и отправка служебных документов, в том числе переписки, могут осуществляться с помощью:

− почтовой связи; факсимильной связи;

− электронной почты;

− телеграфной и телексной связи;

− телефонной связи;

− фельдъегерской доставки;

− нарочных, курьеров.

Написание адреса на почтовых отправлениях. Для отправки письма корреспонденту на конверте указываются почтовые адреса отправителя и получателя с указанием почтового индекса. На почтовых отправлениях адреса пишутся отправителем. В адресе не должно быть сокращенных названий, не относящихся к адресу знаков.

Адрес пишется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи^[121] в следующем порядке:

− наименование адресата (для граждан – фамилия, имя, отчество);

− название улицы, номер дома, номер квартиры;

− название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

− название района;

− название республики, края, области, автономного округа (области);

− название страны (для международных почтовых отправлений);

− почтовый индекс (условное цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи).

Адрес корреспондента пишется в правой нижней части почтового конверта, почтового пакета, почтовой карточки, а адрес отправителя – в левом верхнем углу (рис.1).

От кого Издательство "Наука" Откуда ул. Профсоюзная, 98 Москва, 117571

Кому ВНИИДАД Куда ул. Профсоюзная, д. 82 Москва, 117393

Рис.1 Пример оформления адреса корреспондента и отправителя на конверте

Все адресные данные пишутся разборчиво чернилами, печатаются типографским способом или с использованием другой печатающей техники. На почтовые отправления можно наклеивать адресные ярлыки, заранее напечатанные крупным шрифтом. Для ярлыков используется белая бумага или бумага светлых тонов.

Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, оформляются на русском языке. Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории республики в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственном языке соответствующей республики при условии повторения адресов на русском языке.

Почтовые отправления могут быть адресованы до востребования с указанием фамилии, имени, отчества адресата или на абонентский ящик с указанием фамилии, имени, отчества адресата или полного наименования юридического лица.