Законодательное регулирование деловой переписки

Правила оформления и обработки документов, относящихся к деловой переписке, во многом определяются законодательством в области делопроизводства и связи.

Законодательство ограничивает использование документов, относящихся к деловой переписке, ролью инструмента нормативного регулирования. Так, Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденные постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009, связывают нормативные правовые акты с определенными видами документов и органами управления. Нормативные правовые акты могут издаваться только в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.

Деловая переписка занимает заметное место в процессе заключения, изменения и расторжения гражданско-правовых договоров. В соответствии с Гражданским кодексом РФ договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от одной из сторон по договору. При толковании условий договора судом принимается во внимание предшествовавшая договору переписка. Письмо может выступать частью договорной документации при заключении международных договоров (например, Федеральный закон от 11.11.2003 № 142-ФЗ «О ратификации Рамочного соглашения между Российской Федерацией и Европейским инвестиционным банком, регулирующего деятельность Банка в Российской Федерации, и письма-приложения к нему»).

Документ обладает юридической силой лишь при условии соблюдения установленных требований. Так, в инструкциях по делопроизводству обычно содержится положение о том, что документы, переданные (полученные) по факсимильной связи и электронной почте без использования в установленном порядке технологии электронной подписи, не имеют юридической силы, поэтому указанные способы не могут применяться для передачи документов, требующих удостоверения подлинности документа.

При разрешении экономических споров и рассмотрении дел, отнесенных к компетенции арбитражных судов, оценивается способность документов служить доказательством, их соответствие принятым правилам. Например, в статье 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ от 24.07.2002 № 95-ФЗ указывается, что письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа. Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также документы, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором. Документы, представляемые в арбитражный суд и подтверждающие совершение юридически значимых действий, должны соответствовать требованиям, установленным для данного вида документов.

Официально-деловая сфера общения, а также функциональная направленность переписки во многом определяют ее особенности и основные требования к ней. Деловая переписка должна:

− вестись в рамках действующего законодательства;

− исходить от полномочного органа и подписываться компетентным должностным лицом;

− иметь структуру соответствующего вида деловой корреспонденции;

− составляться грамотно, аккуратно, без исправлений и оформляться на специальных бланках;

− независимо от содержания излагаться официально-деловым стилем, содержать аргументацию, точные и ясные характеристики и выводы, которые должны быть краткими и логически последовательными;

− содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь в качестве приложений разъясняющие и дополняющие материалы;

− соответствовать правилам изготовления документов на печатающих устройствах.

В настоящее время при подготовке и изготовлении писем широко используются средства компьютерной техники. Эффективность автоматизированной подготовки документов достигается за счет всестороннего упорядочения процесса документирования, снижения доли ручных операций и трудоемкости при создании документов.

Официальный характер деловой переписки и этика делового общения требуют высокого качества изготовления документов. При выводе составленного и соответствующим образом оформленного письма на печать следует соблюдать:

− единый стиль оформления документа;

− установленные размеры служебных полей;

− одинаковые абзацные отступы;

− четкие, ясные и однообразные оттиски знаков;

− ровную линию строк, букв;

− равномерные пробелы между знаками, буквами и цифрами;

− правильное расположение заголовков, адресата, подписи, приложений;

− правильное построение таблиц.

− Составление документов, передаваемых по каналам электросвязи, имеет свои особенности и предполагает:

− наличие служебных заголовков;

− ограничение объема сообщения;

− использование установленного ограниченного набора сокращений;

− оформление в соответствии с правилами, установленными органами связи.

Эти особенности влияют на структуру текста, композицию, язык и стиль сообщений, передаваемых по электросвязи.

Федеральный закон от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи» устанавливает правовые основы деятельности в области связи на территории Российской Федерации и на находящихся под юрисдикцией Российской Федерации территориях, определяет полномочия органов государственной власти в области связи, а также права и обязанности лиц, участвующих в указанной деятельности или пользующихся услугами связи.

Законами Российской Федерации регулируется деятельность федеральной фельдъегерской связи (Федеральный закон от 17.12.1994 № 67-ФЗ) и почтовой связи (Федеральный закон от 17.07.1999 № 176-ФЗ). Передача документной информации за рубеж осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 04.07.1996 № 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене».

Государственное регулирование деятельности в области связи осуществляется Президентом РФ, Правительством РФ, федеральным органом исполнительной власти в области связи, а также в пределах их компетенции — иными федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Правительством РФ утверждены Правила предоставления услуг телеграфной связи (постановление от 28.08.1997 № 1108), телефонной связи (постановление от 26.09.1997 № 1235), почтовой связи (постановление от 26.09.2000 № 725). Оператор связи обязан оказывать пользователям услуги связи в соответствии с законодательством РФ, национальными стандартами, техническими нормами и правилами, лицензией, а также договором об оказании услуг связи.

Деятельность в области связи строится в Российской Федерации в соответствии с решениями Всемирного почтового союза и Международного союза электросвязи. Международное сотрудничество в области связи осуществляется на основе международных договоров и соглашений РФ. Расширение международного информационного обмена способствует выработке единых правил оформления и обработки деловой корреспонденции. Этой работой занимаются международные организации, действующие в области связи, унификации и стандартизации управленческой документации.

Всемирный почтовый союз (ВПС) создан 9 октября 1874 г. в Швейцарии (г. Берн). Эта дата ежегодно отмечается как Всемирный день почты. В настоящее время ВПС объединяет 189 стран и считается наиболее представительной международной межправительственной организацией, имеющей статус специализированного учреждения ООН. Почта России активно участвует в деятельности ВПС и является постоянным членом Административного совета и Совета почтовой эксплуатации.

Ассоциация государственных почтовых операторов Европы образована в 1993 г. в качестве регионального союза Всемирного почтового союза. Россия была принята в члены Ассоциации в 1994 г. В настоящее время эта организация объединяет 42 страны.

Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации осуществляется национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации (ИСО), образованной в 1947 г. В этой организации представлены национальные органы по стандартизации более 140 государств. Одним из принципов стандартизации, закрепленных в Федеральном законе от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании», является применение международного стандарта как основы разработки национального стандарта.

Правила, касающиеся деловой переписки, принимаются не только ИСО, но и другими международными организациями различного уровня. Так, в странах Европейского союза стандарты разрабатывает Европейский комитет по стандартизации (European Committee for Standardization). В стандартах, создаваемых этой организацией, находят отражение многие вопросы, связанные с деловой перепиской.

При переписке с зарубежным партнером следует учитывать действующие в его стране национальные нормы в области связи и делопроизводства.

Глобальная сеть Интернет позволяет оперативно получать информацию об организациях, действующих в области связи, принимаемых ими нормативных актах, предоставляемых услугах.