Деловая переписка в управленческой деятельности. Функции деловой переписки

Деловая переписка выполняет важную роль в процессе принятия и исполнения управленческих решений: на стадии выработки и принятия решения деловые письма могут использоваться для получения информации, необходимой для качественного эффективного решения, на стадии исполнения принятого решения деловая переписка используется для информирования заинтересованных сторон о ходе исполнения и завершении исполнения решения.

Исследования показывают, что объем письменной деловой корреспонденции возрастает по мере роста экономики и деловой активности. Данные таковы:^[115]

− объем письменной корреспонденции в России в 2002 году составил более 1,3 млрд. штук;

− 1% прироста ВВП дает 1% прироста письменной корреспонденции;

− в пересчете на душу населения количество писем составляет: в США – 700, во Франции – 432, в Германии – 252, в Чехии – 68, в Польше – 48, в Бразилии – 26, в Индии – 15, в России – 8.

Объем письменной корреспонденции, создаваемой в России, по данным на 2002 г., распределялся таким образом:

− 63% – население;

− 22% – коммерческие организации;

− 15% – бюджетные организации.

В организациях деловая переписка составляет 70–75% всей документации.

Деловое письмо, составленное и удостоверенное в соответствии с принятыми правилами, может использоваться в качестве судебного доказательства.

Юридическая сила деловой переписки определяется её соответствием действующему законодательству, компетенции органа или должностного лица, от имени которого издается документ, установленному порядку оформления.

Юридическая сила документа –свойство официального документа вызывать определенные правовые последствия. Юридическую силу деловые письма получают после их подписания должностным лицом и в необходимых случаях – после проставления печати организации.

Для придания юридической силы документам на бумажном носителе (деловое письмо, телеграмма, телефонограмма) используются специальные бланки и/или определенный набор реквизитов, прежде всего, это: наименование организации или лица – автора документа, справочные данные об авторе, подпись лица, в определенных случаях – печать организации.

Деловые письма подписывают:

− руководитель организации;

− заместители руководителя организации в соответствии с установленным в организации распределением обязанностей между руководством;

− руководители самостоятельных структурных подразделений, если им это право предоставлено руководителем.

Двумя лицами – руководителем организации и главным бухгалтером подписываются письма финансового содержания, гарантийные письма.

При ведении электронной переписки юридическая сила делового письма обеспечивается электронной цифровой подписью.

В практике управленческой деятельности используются подлинники документов, составляющих деловую переписку, и их копии.

Подлинник (официального) документа – первый или единственный экземпляр официального документа.^[116] Как правило, подлинник документа передается адресату, а заверенная копия документа остаётся у автора. Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы; заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу^[117].

Копия делового письма сохраняется автором в течение установленного срока хранения^[118] в целях подтверждения факта подготовки и отправки документа.

При ведении электронной переписки понятия подлинника письма и копии письма не имеют того значения, которое придается этим понятиям при работе с документами на бумажной основе. Как правило, подлинник электронного письма и его копия совпадают по времени отправки и получения, поэтому различить подлинник электронного письма и его электронную копию можно только по реквизитам почтовой программы.

Документы, используемые для информационного обмена внутри организации таковы: докладные, служебные, объяснительные записки, справки, предложения, представления, в практике работы с документами принято называть "внутренней перепиской", хотя, строго говоря, эти документы в состав деловой переписки не входят. В данной теме «внутренняя переписка» не рассматривается.

В управленческой деятельности деловая переписка выполняет несколько функций:

− информационную;

− коммуникативную;

− социальную;

− правовую;

− управленческую;

− культурную;

− историческую.

Информационная функция – способность деловой переписки фиксировать и сохранять информацию.

Коммуникативная функция – способность деловой переписки осуществлять связи между элементами социальной структуры – организациями, должностными лицами, работниками.

Социальная функция – способность деловой переписки удовлетворять различные социальные потребности, прежде всего, потребности в информации.

Правовая функция способность деловой переписки служить свидетельством или доказательством, в том числе, - в процессе судебного разбирательства.

Управленческая функция – способность деловой переписки инициировать управленческие решения и сопровождать их реализацию.

Культурная функция – способность деловой переписки сохранять и передавать культурные традиции.

Историческая функция – способность деловой переписки удовлетворять потребности общества в ретроспективной информации.

Деловая переписка может одновременно выполнять несколько функций, но, безусловно, основными функциями переписки являются информационная и коммуникативная.

Деловое письмо не может использоваться в качестве инструмента правового регулирования. Нормативные правовые акты издаются в виде правил, положений, инструкций, постановлений, приказов, распоряжений и не могут издаваться в виде писем и телеграмм.