Телефонограмма

Телефонограмма – сообщение информационного характера, передаваемое устно по телефону.

Несмотря на то что текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи, он записывается отправителем и получателем.

Телефонограммы используются для передачи срочной информации, требующей документирования. Телефонограммами передаются несложные, небольшие по объему тексты – до 50 слов (приглашения на совещания, заседания и т.д.). Решение об отправке телефонограммы принимает руководитель организации или уполномоченное им лицо.

Принимаемые телефонограммы записываются с соблюдением стандартных правил оформления на стандартных листах бумаги, специальных бланках (рис. 4.) или в журнал. Телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и отпечатана.

В тексте телефонограммы следует избегать труднопроизносимых слов и словосочетаний, сложных речевых оборотов.

Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

− исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

− должностью, фамилией, именем, отчеством лица, отправившего телефонограмму;

− должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью (в журнале регистрации) лица, принявшего телефонограмму;

− входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Наименование организации ТЕЛЕФОНОГРАММА   _______№_________________ _________час.____________мин. Адресат Текст Должность и фамилия лица, подписавшего телефонограмму ПЕРЕДАЛ____________________________ (должность, фамилия, телефон) ПРИНЯЛ__________________________________ (должность, фамилия, телефон)

Рис. 4. Пример бланка телефонограммы

Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или иным должностным лицом.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Составленные и подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего.

Переданные телефонограммы подшиваются в хронологическом порядке в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу.

Пример телефонограммы приведен на рис. 5.

АДМИНИСТРАЦИЯ ПЕРМСКОЙ ОБЛАСТИ Начальнику Главного управления по делам ГО и ЧС Пермской области И.О. Фамилия