Электронное письмо

Электронное письмо (электронное сообщение) – документ, передаваемый по электронной почте, позволяющей осуществлять обмен информацией между базами данных персональных компьютеров, а также обеспечивать обработку и хранение полученных и отправленных сообщений.

Электронная почта – способ пересылки информации в виде текстовых файлов, графического изображения, звуковых файлов в режиме реального времени с помощью компьютерной программы электронной почты (Outlook Express, The Bat, Internet Mail или др.).

Электронная почта используется как для пересылки сообщений внутри одной организации, так и для передачи сообщений между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).

Электронная переписка имеет ряд преимуществ:

− быстрота передачи информации и удобство получения; минимум затрат (электронное письмо не требует затрат на конверты, бумагу, регистрацию, отправку, получение и др., при электронной переписке оплачивается только время пребывания в системе, работник тратит свое время только на составление электронного письма);

− удобство составления (компьютерная программа электронной почты имеет встроенную адресную книгу и текстовый редактор);

− при необходимости электронное письмо всегда можно распечатать;

− электронные письма, созданные, полученные, черновые экземпляры, могут храниться и многократно использоваться;

− электронные письма легко уничтожается.

В соответствии с законодательством юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью, порядок пользования которой определен Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2001 № 1-ФЗ. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в указанных системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

Наличие бумажных аналогов отправленных по электронной почте документов определяется в регламентах, инструкциях по ДОУ в организации. Бумажный аналог создает удобства в работе для сотрудников, необходим в случае возникновения конфликтных ситуаций, в случае неполучения документа адресатом и т.п.

Подключившись к электронной почте, пользователь получает возможность переписываться с другими абонентами.

Электронная почта предоставляет абонентам следующие возможности:

— взаимодействовать через электронные почтовые ящики с подразделениями организации, между собой и с иными абонентами сети ЭП;

— иметь оперативный доступ к информации, хранящейся в базах данных различных организаций;

— обмениваться сообщениями с абонентами других сетей;

— получать сообщения с телеконференций по интересующим темам и отправлять собственные сообщения в телеконференцию;

— иметь доступ к публичным архивам, существующим на некоторых серверах как в Internet, так и в других, связанных с ней сетях во всем мире.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Всю корреспонденцию, в зависимости от ее содержания и предназначения, система электронной почты хранит в различных «папках», которые подразделяются наличные и общие. Это дает возможность разделять полученные письма и отправленные; отдельно хранить незаконченные письма и копии удаленных; защищать частную информацию, поскольку личные папки одного пользователя не должны быть доступны для других пользователей системы электронной почты.

В системе электронной почты предусмотрены следующие операции с письмами: поиск, копирование и перенос из одной папки в другую, отбор по заданному критерию.

Встроенная адресная книга и текстовый редактор облегчают процесс создания и отправления писем. Однажды созданное и занесенное в базу форм документов письмо может быть использовано многократно.

Правила работы с электронной перепиской включаются в инструкции по делопроизводству организаций.

Основные правила работы с электронной перепиской состоят в следующем:

1. Системы электронной почты обеспечивают, прежде всего, деловые связи, поэтому важные сообщения должны быть распечатаны и помещены в соответствующие дела или включены в электронную систему хранения документов;

2. Вся электронная почта – собственность организации, поэтому уничтожать электронные письма можно только в соответствии с принятыми в организации инструкциями;

3. Создавать бумажные копии электронных документов нужно только в тех случаях, когда это необходимо;

4. Не следует распечатывать документы, присланные для информации.

Если деловое письмо готовится для отправки по электронной почте, оно готовится на бланке организации в одном экземпляре, который после согласования, подписания и регистрации направляется на отправку по электронной почте. Официальный документ, оформленный на бланке организации, нужно отправлять адресату как присоединенный файл.

Электронное сообщение состоит из адреса или нескольких адресов получателей, заголовка, содержащего служебную информацию, и текста.

Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя, и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@», например:

[email protected] – <имя пользователя>@<домен>.

Имя пользователя и домен могут содержать латинские буквы, цифры и некоторые знаки, регистр букв (прописные или заглавные) для домена роли не играет, но иногда важен в имени пользователя.

Домен состоит из сегментов, или поддоменов (доменов разного уровня), разделенных точками (в некоторых адресах на сегменты могут делиться и имена пользователей, например: mail.ru. Последний поддомен (обычно двухбуквенный) обозначает страну.

В сети Internet допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации: используются трехбуквенные поддомены, которые указывают на принадлежность владельца адреса к организациям следующих классов:

СОМ	коммерческие организации;
EDU	учебные и научные заведения;
GOV	правительственные учреждения;
MIL	военные организации;
NET	сетевая администрация;
ORG	прочие организации.

Служебный заголовок электронного сообщения содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой:

− отметка о прохождении через компьютер;

− дата и время отправления электронного сообщения;

− имя отправителя и обратный электронный адрес;

− внутренний идентификатор сообщения, индекс, который используется для ссылок на сообщение;

− электронный адрес получателя;

− тема сообщения указывается автором электронного сообщения.

Основными заголовками являются следующие:

To:	Адрес получателя письма или список адресов
From:	Адрес отправителя письма ("Личное имя")
Date:	Дата и время отправки письма
Subject:	Тема письма, указываемая отправителем письма
Message-ld:	Уникальный идентификатор письма, который генерируется почтовой программой отправителя.

При составлении электронного письма всегда заполняйте поле "Личное имя", если ваша почтовая система позволяет это делать: имя и адрес позволят легче идентифицировать отправителя, чем просто электронный адрес, например, электронный адрес < [email protected] > содержит значительно меньше информации, чем: "Ivan Petrov < 12345@ mail.ru > или: < 12345@ mail.ru >(Ivan Petrov).

В письме могут быть и другие заголовки:

Сс	"Carbon сору", дополнительные адреса, по которым высылается копия письма.
Вcc	"Bind carbon сору ", по этим адресам тоже высылается копия письма, но основной получатель (чей адрес указан в То:) об этом не узнает.
Reply-То	Адрес, на который почтовая программа получателя будет посылать ответ на это письмо.
X-Mailer	Название и версия почтовой программы отправителя.
Status	Информация о том, прочитано ли письмо, отправлен ли на него ответ – добавляется почтовой программой получателя.

Тема сообщения заполняется отправителем. Тему следует формулировать кратко. По теме получатель электронного сообщения решает, читать сообщение или нет. Тема является тем ключом, по которому происходит поиск сообщения, сортировка или иные действия. Если дается ответ на сообщение, и при этом меняется смысл сообщения, нужно изменить тему письма.

Посвященные одному вопросу сообщения позволяют сформулировать тему достаточно конкретно, например:

Приглашение на семинар по делопроизводству 21 февраля 2007 г.;

Программа семинара по делопроизводству 21 февраля 2007 г.;

Список участников семинара по делопроизводству 21 февраля 2007 г.

Электронные сообщения могут иметь более общие формулировки темы:

Юридические услуги;

Оформление сертификатов.

Следует избегать слишком общих, мало информативных формулировок в теме сообщения, не позволяющих понять его содержания, например:

По поводу рекламы;

Касательно договора;

Услуги юридическим и физическим лицам;

Коммерческое предложение.

Если текст электронного сообщения получается слишком большим (более 100 килобайт), его лучше сжать при помощи команд «compress» в системах семейства UNIX, «pkarc» или «pkzip» в MS DOS или отправлять сообщение по частям.

Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объектный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму.

Посылать электронное сообщение, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать.

По электронной почте может быть послано:

− электронное сообщение, напечатанное в окне для сообщений почтовой программы (пример приведен на рис. 6);

− деловое письмо, оформленное на бланке и подписанное должностным лицом, имеющее для получателя статус копии документа;

− деловое письмо, удостоверенное электронной цифровой подписью и имеющее юридическую силу.

Дата: 18.01.06 12:30 От кого: <[email protected]> Кому: <[email protected]> Тема: НА: Rе: из "Справочника секретаря..."   Уважаемая Ольга Петровна! Спасибо за доработку статьи. Следующую статью жду от вас до 27 февраля. Жду также ответы на вопросы читателей. С надеждой на длительное и плодотворное сотрудничество, Губернская Екатерина, главный редактор журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера" 937-90-80 (доб. 12-95)

Рис.6. Пример электронного письма

Функциональные разновидности электронной переписки те же, что и в обычной переписке: рекламные письма, коммерческие предложения, информационные письма, письма-приглашения, заявки, ответы, напоминания, сообщения, сопроводительные и др.