Сопроводительные письма

1. Деловая переписка. Общие сведения.

1.1. Классификация деловой переписки. ^[113]

Деловая переписка (служебная переписка, деловая корреспонденция)^[114] – понятие собирательное. К деловой переписке относятся различные виды официальных документов, входящих в систему информационно-справочной документации и используемых для обмена информацией в деловой деятельности организаций и граждан.

Переписка является инструментом оперативного информационного обмена на различных стадиях выработки, принятия и выполнения управленческих решений, при ведении справочной и аналитической работы, при установлении деловых связей и заключении сделок. Переписка, как и любые документы, служит для закрепления и передачи информации. При этом главной для переписки считается ее коммуникативная функция. В связи с этим основным отличительным признаком переписки служит ее назначение – обеспечение информационного обмена с применением средств связи.

Классификация официальной переписки проводится по различным признакам (основаниям деления). Виды деловой переписки и их названия – деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) – сложились в зависимости от способов передачи деловой информации и используемых для этого технических средств. Деловая переписка ведется с помощью почтовой связи и электросвязи. Почтовой связью пересылаются письма и почтовые карточки. С помощью средств электросвязи осуществляются телефонная, телеграфная, факсимильная связь, передаются сообщения электронной почты.

Классификация деловой переписки связана с характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи по сетям связи.

Деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, составляемый организацией (лицом) и направляемый адресату (организации или лицу) по почтовой связи.Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Письмо – самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов. Письма составляют б о льшую часть входящих и исходящих документов любого учреждения.

Телеграмма – обобщенное название документов информационно-справочного характера, составляемых организацией (лицом) и направляемых адресату (организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.

Телекс – обобщенное название различных по содержанию документов, телеграммы, выделяемых в связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети.

Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Телефонограмма – документ информационного характера, представляющий собой сообщение информационного характера, передаваемый и получаемый устно по телефонной связи.

Электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по каналам связи между базами данных персональных компьютеров (электронной почте). Электронное письмо имеет статус документа, если оно удостоверено электронной цифровой подписью.

В области связи принято разделение письменной корреспонденции в зависимости от места нахождения адресата на внутреннюю (направляемую внутри страны) и международную. Сообщения, передаваемые по каналам связи, классифицируются также по категориям, отражающим совокупность признаков, определяющих порядок и условия приема, обработки, перевозки и доставки (вручения) сообщения.

По назначению переписка, как любая другая документация, подразделяется на официальную и личную. Личная переписка – это переписка между физическими лицами вне сферы их служебных (официальных) отношений. Письма с пометкой «Лично», поступающие в организации на имя конкретных работников, также относятся к личной, а не к официальной переписке, что определяет особый порядок обработки этих документов.

В форме писем могут создаваться не только документы, служащие для ведения переписки частного или официального характера. Термин «письмо» используется также в названиях публикаций в средствах массовой информации («открытое письмо»), литературных и научных произведений.

Важную роль в работе с деловой перепиской играет статус автора и адресата, их положение в иерархии управления. По этому признаку, например, выделяется переписка с вышестоящими, подведомственными, сторонними организациями. Наличие сведений об авторе лежит в основе разделения обращений на документы, содержащие необходимые сведения об авторе, и анонимные. Характер корреспондента определяет особенности в организации работы с депутатскими запросами, обращениями граждан, запросами контролирующих органов и т.д. Количество авторов и адресатов также имеет значение при систематизации деловой переписки.

Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным сферам деятельности, вопросам, системам управленческой документации(по тематике) (например, переписка по вопросам материально-технического обеспечения, финансов, строительства, транспорта, культурного обмена и т.д.).

Ряд признаков классификации деловой переписки связан с положением сообщений в информационных системах, их местом в информационном обмене (положение в системе документооборота). Так, принято разделять поступающие и отправляемые сообщения, инициативные сообщения и ответы на них. В классификациях отражается устойчивость информационных связей (например, письмо от постоянного корреспондента), частота информационного обмена (первичное, повторное письмо), завершенность информационного обмена (письма, требующие или не требующие ответа).

Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию (по уровню типизации формы документа). Так, выделяются типовые письма и письма в произвольной форме. По композиции письма подразделяются на простые и сложные. Например, простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношении ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, — это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др. Простое письмо может состоять из двух частей: первая часть — обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка; и вторая часть (заключение) — просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие и т.п. Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Они состоят из следующих основных частей: вступление, основное содержание, заключение.

Классификация переписки может производиться и по другим признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, особенностями обработки в системах связи и делопроизводства. Перечень оснований, по которым может систематизироваться деловая переписка, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.