Ведомственное хранение документов

Документы, передаваемые на хранение в архив государственной организации, должны храниться в нём в соответствии с установленными Правительством РФ сроками. В течение всего установленного срока хранения документов в архиве организации должна быть обеспечена организация их хранения в соответствии с установленными правилами, к которым можно отнести:

организацию учета документов архива организации;

обеспечение сохранности документов архива организации путем создания оптимальных условий хранения, рационального размещения документов, создания страхового фонда;

создание научно-справочного аппарата к документам архива организации;

организацию использования документов архива организации;

организацию передачи архивом организации документов Государственного архивного фонда на государственное хранение.

Основным документом, регламентирующим работу архива организации, являются Основные правила работы архивов организаций, утвержденные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

Указанным документом определены следующие основные виды учетных документов архива организации:

опись как основной архивный справочник, являющийся основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата и документом, обеспечивающим оперативный поиск дел;

книга учета поступлений и выбытия документов для учета каждого факта поступления и выбытия;

лист фонда для фиксации изменений в названии организации-фондообразователя, составе и степени обработанности дел;

топографические указатели для определения адресов хранения конкретных дел;

отчеты о составе и объеме дел (единиц хранения), хранящихся в архиве, формы которых утверждены Госкомстатом РФ;

акты, в которых фиксируются все изменения в составе хранимых документов и итоги периодических проверок наличия и состояния, формы которых утверждены Росархивом;

дело фонда, в котором концентрируются акты, копии статистической отчетности и другие документы.

Сохранность документов архива организации достигается прежде всего путем выполнения определенных требований к оборудованию архивохранилища, помещения которого должны быть отделены от рабочих комнат и защищены от доступа посторонних лиц. Двери должны быть дополнительно укреплены. На окна первого этажа архивохранилища устанавливаются решетки, которые открываются изнутри. На окнах должны быть или специальное остекление, или краска, или прочные шторы. В архивохранилище не должны проникать прямые солнечные лучи; светильники должны быть закрытого типа. Выключатели и предохранительные щиты должны быть вынесены из хранилища.

ТЕСТОВЫЕ ВОПРОСЫ:

1. На чистых листах (не на бланках) печатаются:

- документы, подготовленные совместно с другими организациями- прав. ответ

- документы, предназначенные для использования внутри аппарата учреждения- прав ответ

-приказы

1. Укажите номер правильного ответа

На кого возлагается ответственность за организацию делопроизводства?

1. секретаря

2. делопроизводственную службу

3. общий отдел

4. руководителя – правильный ответ

2. Укажите номер правильного ответа

Ссылка на индекс входящего документа проставляется:

1. во всех исходящих документах

2. в письмах

3. в письмах – ответах – правильный ответ

3. Укажите номер правильного ответа

Наименование вида документа – обязательный реквизит для:

1. деловых писем

2. для всех документов, кроме писем – правильный ответ

3. для всех документов

4. только для приказов и распоряжений

4. Укажите номер правильного ответа

Составляться комиссиями могут:

1. все виды документов

2. распоряжения и письма

3. акты – правильный ответ

4. приказы

5. Укажите номер правильного ответа

В случае отсутствия лица, подпись которого заготовлена на документе, допускается:

1. подписать документ другим лицом с предлогом «за»

2. подписать документ другим лицом, обязательно указав при этом фактическую должность лица, подписавшего документ – правильный ответ

3. подписать документ другим лицом, поставив при этом косую черту перед наименованием должности

6. Укажите номера правильных ответов

Наименование организации – автора документа располагается

1. наверху по центру бланка – правильный ответ

2. в левом верхнем углу – правильный ответ

3. в правом верхнем углу

7. Дополните фразу:

……………. – это современная технология, компонентами которой является документированная информация, персонал, технические и программные средства, а также нормативно установленные процедуры формирования и использования информационных ресурсов.