Передача дел в архив

Передача дел в архив учреждения производится только по описям.

В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения хранятся в структурных подразделениях учреждения.

В архив учреждения передаются документы ликвидированных структурных подразделений и подведомственных организаций, не имеющих правопреемника, а также организаций-предшественников.

Документы организаций, не входящих в систему Банка России, в архивы не принимаются.

Передача дел в архив учреждения осуществляется, как правило, по графику приема-передачи дел в архив.

График приема-передачи дел на новый календарный год составляется ежегодно в конце года архивом и согласовывается с руководителями структурных подразделений и учреждений, передающих документы в архив.

График приема-передачи дел утверждается руководителем учреждения.

Отступление от графика приема-передачи дел допускается только по письменному разрешению руководителя учреждения, курирующего службу ДОУ.

Прием каждого дела производится заведующим (сотрудником) архива учреждения (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника структурного подразделения. На двух экземплярах описи в графе "Примечание" против каждого дела. включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи после итоговой записи цифрами и прописью указывается количество фактически переданных (принятых) дел в архив учреждения, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, передавшего дела и сотрудника архива учреждения, принявшего дела.

Например:

Сдал 15 (пятнадцать) дел:

Должность, подпись, расшифровка подписи.

Дата

Принял 15 (пятнадцать) дел:

Должность, подпись, расшифровка подписи

Дата

Номера дел, не переданных в архив, перечисляются в обязательном порядке.

Если часть или все дела по описи остаются в подразделении, то в конце описи после итоговой записи ставится гриф согласования с заведующим архивом (ответственным за архив) учреждения. В особых случаях необходимо получить гарантийное письмо (с указанием причин, обосновывающих необходимость хранения дел в подразделении и сотрудника, ответственного за обеспечение их сохранности) за подписью руководителя структурного подразделения, на хранении в котором остаются дела.

При передаче дел в архив учреждения один экземпляр сдаточной описи структурного подразделения остается в архиве, другой экземпляр возвращается в структурное подразделение.

При хранении в структурном подразделении всех дел, включенных в опись, один экземпляр описи структурного подразделения передается в архив для контроля, другой экземпляр возвращается в структурное подразделение.

Снятие или отмена ограничительных пометок («ДСП», «Конфиденциально» и т.п.) с документов, принятых в архив учреждения, производится структурными подразделениями, от которых эти документы поступили в архив, или их правопреемниками. При отсутствии правопреемников у ликвидированных, реорганизованных и т.д. подразделений снятие или отмена ограничительных пометок производится комиссией, специально создаваемой для этих целей на основании распоряжения руководства учреждения».