Оперативное хранение дел в структурных подразделениях

С момента заведения и до передачи в архив учреждения (или уничтожения в установленном порядке) дела хранятся в структурных подразделениях учреждения по месту их формирования.

Ответственность за сохранность документов и дел возлагается на руководителей и секретарей (ответственных за делопроизводство) структурных подразделений.

Дела в структурных подразделениях хранятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются по годам в соответствии с номенклатурой дел подразделения. Копия номенклатуры дел помещается на дверце шкафа с внутренней стороны.

Хранить документы в неприспособленных шкафах или в столах запрещается.

Учет дел в период их оперативного хранения в структурных подразделениях ведется по номенклатурам дел.

Изъятие из дел подлинников документов правоохранительными, судебными, налоговыми и т.п. органами допускается в исключительных случаях и производится в установленном порядке при наличии на их запросе положительной резолюции руководителя учреждения. На место изымаемого документа подшивается заверенная печатью копия, а также копия документа, на основании которого производилось изъятие (протокола, акта изъятия и т.п.). Факт изъятия документа должен отражаться во внутренней описи документов в деле. Подлинник документа, на основании которого производилось изъятие, передается в архив учреждения и хранится там в деле фонда.