Составление сводной номенклатуры дел учреждения

Сводная номенклатура (свод номенклатур) дел учреждения составляется службой ДОУ из номенклатур дел структурных подразделений по установленной форме.

В начале сводной номенклатуры дел располагается номенклатура дел службы ДОУ. так как именно в ней отражаются наиболее важные нормативные, распорядительные, методические и т.п. документы; затем - номенклатуры дел секретариатов руководителей учреждения (если они не входят в состав службы ДОУ) и номенклатуры дел остальных структурных подразделений в соответствии с утвержденной структурой.

К сводной номенклатуре дел оформляется титульный лист, а также итоговая запись, заполняемая по итогам года на основании суммарных данных, полученных от структурных подразделений.

В случае создания нового структурного подразделения, его номенклатура дел должна быть составлена в 3- месячный срок.

В случае изменения функций структурного подразделения его номенклатура дел пересоставляется в течение 1 месяца.

Номенклатуры дел вновь созданных или реорганизованных структурных подразделений помещаются в конце сводной номенклатуры дел.

Сводная номенклатура дел учреждения составляется в необходимом количестве экземпляров, подписывается руководителем службы ДОУ, визируется заведующим архивом, после чего утверждается руководителем учреждения.

Организации при Банке России, главные управления (национальные банки) не реже одного раза в 5 лет направляют сводные номенклатуры дел в Административный департамент Банка России для сведения.

Сводная номенклатура дел территориального учреждения подлежит рассмотрению и одобрению ЭК и представляется на рассмотрение ЭПК соответствующего учреждения Федеральной архивной службы России.