Подшивка (переплет) дела

Подшивке или переплету подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, личные дела, лицевые счета по зарплате сотрудников.

Дела постоянного хранения, интенсивно используемые с расшивкой дел, рекомендуется не переплетать, а хранить в скоросшивателях до сдачи в архив. При этом на обложке скоросшивателя должны быть указаны все необходимые реквизиты.

Документы, составляющие дело, подшиваются за левое поле на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом обеспечения свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов должны быть удалены.

Дела постоянного хранения, состоящие из неформатных документов, рекомендуется хранить в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках).

В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела, в необходимых случаях - бланки форм для внутренней описи документов дела.

Нумерация листов дела производится в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело.

Все листы дела, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графическим карандашом или нумератором арабскими цифрами. Нумеровать листы чернилами, пастой, цветными карандашами и т.п. не разрешается.

Каждый том (часть) дела, состоящего из нескольких томов (частей), должен иметь самостоятельную нумерацию листов.

Сложенные листы большого формата разворачиваются и нумеруются в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Заверительная надпись (лист-заверитель) дела составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.

Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела, в книгах (при возможности) - на последнем чистом листе, в картотеках на отдельном чистом листе формата карточки. Заверительная надпись составляется по установленной форме (приложение 13 к настоящей Инструкции). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+», количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

- наличие литерных номеров листов;

- наличие пропущенных номеров;

- наличие поврежденных листов;

- номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;

- номера крупноформатных листов;

- номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается (за верхнюю часть) на внутреннюю сторону обложки дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, присоединение новых документов, замена подлинных документов на копии) отмечаются в новых листах-заверителях, при этом старая Заверительная надпись не уничтожается и не перечеркивается.

Внутренняя опись составляется в случае наличия в деле документов, требующих особого учета.

Внутренняя опись составляется работником структурного подразделения, в деятельности которого было сформировано данное дело.

В учреждениях системы Банка России составление внутренней описи обязательно для следующих категорий дел:

1) личные дела;

2) личные карточки работников;

3) приказы по основной деятельности, распоряжения;

4) протоколы заседаний постоянного действующего коллегиального органа, стенограммы совещаний, заседаний комиссий.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 14 к настоящей Инструкции), которая содержит сведения о порядковых номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

По согласованию с архивом учреждения разрешается не составлять внутреннюю опись распорядительных документов в деле, содержащем менее 10 документов (30 листов).

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения в составе документов дела (изъятие, включение документов, замена подлинников копиями) отражаются в графе "Примечание" внутренней описи, при этом дается ссылка на документ, послуживший основанием для замены (изъятия) и т.п. документа.