Главная Случайная страница Контакты | Мы поможем в написании вашей работы! | ||
|
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Формирование дел осуществляется секретарем структурного подразделения при методическом руководстве службы ДОУ и архива учреждения.
. При формировании дел соблюдаются следующие основные требования:
- документы постоянного хранения группируются в дела отдельно от документов временного хранения;
- документы временного. - хранения группируются в дела в соответствии со сроками хранения;
- если на экземплярах документа имеются пометы, визы и т.д., то в дело включаются все экземпляры, содержащие пометки (визы).
- при формировании дел. содержащих международную корреспонденцию, в дело включается один экземпляр списка (реестра) отправлений международной корреспонденции с отметкой о получении их отделением связи;
- в дело группируются документы одного календарного года за исключением переходящих и личных дел, дел по регистрации, лицензированию, надзору, санированию кредитных организаций и т.п., документов учебных заведений, которые формируются за учебный год, а также дел, отражающих деятельность международных или иностранных организаций;
- дело постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения не должно содержать
более 250 листов (толщина не более 4 см); количество листов и толщина дел временного
(до 10 лет) хранения, не передающихся в архив учреждения, может превышать
указанные нормы;
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, дополнительные экземпляры, черновики.
Подлинники и копии документов формируются, как правило, раздельно. Копии и подлинники связанных по содержанию документов, если они касаются решения одного вопроса, могут формироваться в одно дело.
Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по фамилиям авторов или корреспондентов, расположенным в алфавитном порядке.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов формируются в отдельные тома.
Поручения органов государственной власти и документы по их исполнению группируются в дела в порядке возрастания дат или номеров поручений.
Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела в возрастающем порядке номеров и дат.
Приказы по основной деятельности и распоряжения формируются в самостоятельные дела.
Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет группируются отдельно от приказов по личному составу, имеющих меньшие сроки хранения.
Протоколы заседаний группируются в делах по номерам.
Документы к протоколам группируются в дела в соответствии с номерами протоколов, к которым они относятся, внутри - пунктам повестки заседания.
Переписка группируется за период одного календарного года и систематизируется в хронологической последовательности (документ - ответ помещается за документом - запросом).
Если входящий документ получен в текущем году, а ответ на него дан в следующем году, то ответ подшивается в дело, содержащее инициативный документ.
. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.
Документы к отчетам (разъяснения по составлению, проекты и т.д.) рекомендуется группировать в деле в хронологическом порядке.
Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Лицевые счета сотрудников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям.
Лицевые счета сотрудников расчетно-кассового центра группируются в самостоятельные дела, отдельно от лицевых счетов работников главного управления (национального банка).
Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются р дела в соответствии с номенклатурой дел. При большом объеме документов с пометкой «ДСП» их целесообразно группировать в отдельные дела в соответствии с общими правилами формирования дел.
Порядок формирования юридических дел кредитных организаций определяется специальными нормативными актами Банка России.
При формировании дела в текущем делопроизводстве на лицевой стороне обложки дела (на папке типа «корона» разрешается использовать торцевую сторону) для дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу обозначаются название учреждения и его структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, полный заголовок, год заведения дела, срок хранения и номер статьи по Перечню Банка России.
***Оформление дел.
Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
Оформлению по завершении календарного года, в котором они были заведены, подлежат законченные делопроизводством дела.
Цель оформления дела - подготовка его к архивному хранению в соответствии с установленными правилами.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Оформление дел проводится работниками структурных подразделений учреждения при методической помощи архива. При формировании дела в текущем делопроизводстве на лицевой стороне обложки дела (на папке типа «корона» разрешается использовать торцевую сторону) обозначаются: индекс дела, год. полный заголовок дела, год заведения дела, срок хранения и номер статьи по Перечню.
Полностью оформляются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, подлежащие передаче в архив учреждения. Полное оформление дела предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
- оформление реквизитов обложки дела: уточнение названия организации и структурного подразделения (на конец календарного года), индекса и заголовка дела, крайних дат документов в деле, количества листов; заполнение листа-заверителя дела.
Документы в деле подлежат перегруппировке (пересистематизации) в хронологическом порядке: документы раннего периода - в начале дела, позднего - в конце (с января по декабрь).
подлежат частичному оформлению, допускается хранение дел в скоросшивателях (в том числе типа «корона»), при этом пересистематизация документов не проводится, листы не нумеруются.
Регистрационные дела кредитных организаций в подразделении лицензирования банковской деятельности оформляются частично: на обложке указываются название учреждения, название структурного подразделения, осуществляющего функции лицензирования банковской деятельности, делопроизводственный индекс, полный заголовок дела («Регистрационные документы /название кредитной организации» и ее регистрационный номер), начальная дата документов в деле, срок его хранения и номер статьи по перечню.
Полностью обложка регистрационного дела кредитной организации оформляется перед передачей дела в архив: к ранее проставленным реквизитам добавляются конечная дата документов и общее количество листов в деле,
Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, темными светостойкими чернилами или шариковой ручкой с черной или синей пастой.
При подготовке дел к передаче в архив учреждения в реквизиты, указанные на обложке, могут вноситься изменения и уточнения. Например, при изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке дописывается новое наименование этого структурного подразделения (или преемника), прежнее наименование заключается в скобки. В личных делах при смене фамилии лицом, на которое заведено дело, на обложке дела зачеркивается старая фамилия и указывается новая (допускается написание в скобках прежней фамилии).
Могут уточняться также заголовки, сроки хранения дел в соответствии с изменениями в перечнях, данные о количестве листов в деле.
Дата публикования: 2014-10-29; Прочитано: 1988 | Нарушение авторского права страницы | Мы поможем в написании вашей работы!