Понятие информационных ресурсов

Как определено Федеральным законом "Об информации, информатизации и защите информации", под информационными ресурсами понимаются отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных). Иными словами, к информационным ресурсам относится документированная информация. При этом в общей массе создаваемых документов значительную часть составляет управленческая документация. Организационно-распорядительные (административные) документы являются наиболее обшей категорией управленческих документов и играют столь же важную роль, как и другие специальные системы документации (финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация, отчетно-статистическая документация, банковская документация и др.). Именно организационно-распорядительные документы непосредственно связаны со структурой и процессами управления и относятся к ценнейшим информационным ресурсам организации. Не случайно для значительной части этих документов нормативно установлен постоянный срок хранения и они включаются в информационные ресурсы Архивного фонда России.

Использование ретроспективной информации при подготовке служебных документов.

Для того, чтобы эффективно использовать архивные документы, архив организации создаёт научно-справочный аппарат к этим документам - описи дел, картотеки, каталоги, указатели, обзоры документов,базы данных.

Использование документов, хранящихся в архиве производится в разных формах. К ним первую очередь относится выдача гражданам и организациям архивных справок, архивных копий документов, выписок из них, необходимых для обеспечения прав и законных интересов граждан и организаций. Порядок выдачи архивных справок чётко регламентирован ведомственными правилами.

Документы архивов учреждений используются подразделениями, организациями и должностными лицами в целях выполнения возложенных на них функций.

Использование документов не должно осуществляться в ущерб интересов Российской Федерации,, а также прав и свобод граждан. При использовании документов должна быть обеспечена их физическая сохранность, а также сохранность содержащейся в них информации.

Решение о предоставлении права пользоваться документами архивов юридическими и физическими лицами, принимают руководители учреждения. с разрешения руководителя делопроизводственной службы, заведующего архивом.

Основными формами использования документов архивов являются:

- выдача дел из архива;

- исполнение запросов организаций и граждан;

- предоставление документов для изучения в читальном зале архива.