Документирование хозяйственных операций и документооборот

Каждый факт хозяйственной жизни, происходящий на предприятии, под­лежит документальному подтверждению. Процесс отражения совершаемых экономическим субъектом операций в первичных документах принято называть документированием хозяйственных операций. Первичные учетные доку­менты, содержащие достоверные данные, служат основанием для записи в учетные регистры.

Организация бухгалтерского учета на предприятии немыслима без созда­ния оптимальной схемы движения документов, составленной на основе изу­чения управленческого и производственного процессов. Движение докумен­тов с момента их возникновения (получения) до сдачи в архив после обработки и отражения в учете называется документооборотом.

Различают три основных потока документации:

документы, поступающие из других организаций (входящие);

документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

документы, создаваемые и используемые работниками внутри предприя­тия (внутренние).

Главным бухгалтером предприятия составляется график документооборо­та в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке доку­ментов, выполняемых инженерно-техническими, коммерческими, бухгал­терскими службами с указанием сроков исполнения. Графики обычно имеют форму таблиц, диаграмм. Так, в табл. 18.1 представлен примерный график до­кументооборота.

Точное соблюдение графика документооборота способствует своевремен­ному и полному отражению в учетных регистрах совершаемых хозяйствен­ных операций.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за доку­ментарный фонд предприятия. Документы на предприятии хранятся в соот­ветствии с установленными Главным архивным управлением правилами, но не менее 5 лет, а лицевые счета работников предприятия — 75 лет. Изъятие до­кументов может производиться только соответствующими органами при на­личии предписания с обязательным составлением протокола.

При подготовке документов для записи данных в соответствующие реги­стры их проверяют с точки зрения законности факта хозяйственной жизни и его целесообразности, полноты и правильности заполнения всех реквизитов, подлинности подписей, четкости и аккуратности оформления, правильности записей цифровых данных, итогов арифметических действий, произведен­ных при оформлении документов.

В результате анализа содержания бухгалтерских документов выполняют­ся три основных бухгалтерских действия:

стоимостная оценка;

идентификация во времени;

классификация в номенклатуре плана счетов (корреспонденция счетов), которую обозначают на документах.

В результате перечисленных действий формируются основные информа­ционные сообщения — счетные записи, описывающие каждый свершивший­ся факт хозяйственной жизни и представляющие вход бухгалтерской инфор­мационной системы экономического субъекта.

Контрольные вопросы к главе 18

Укажите номер правильного ответа.