Классификация первичных учетных документов

С целью облегчения обработки документов, применяемых в бухгалтерском учете и отличающихся по форме, содержанию, способу отражения фактов хо­зяйственной жизни, их группируют по однородным признакам. Такая груп­пировка называется классификацией первичных документов по однородным признакам. Документы классифицируются независимо от средств фиксации по следующим признакам:

назначению;

степени обобщения (порядку составления);

способу охвата фактов хозяйственной жизни;

месту составления;

количеству учетных позиций;

характеру фактов хозяйственной жизни и др.

По назначению документы подразделяются на организационно-распо­рядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбиниро­ванные.

Организационно-распорядительные документы отражают вопросы общего руководства предприятием и его хозяйственной деятельностью. Они пред­ставляют собой приказ о выполнении определенного хозяйственного действия, например, доверенность на получение материальных ценностей для предприятия, платежное поручение или чек для получения денег из бан­ка. Примеры таких документов приведены на рис. 18.1, 18.2. В них отсутству­ет подтверждение совершения факта хозяйственной жизни, и они не служат основанием для учетных записей.

Организационно-распорядительные документы составляют работники всех структурных подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности заполняют непосредственно работники бухгалтерской службы (банковские чеки и т.п.). Документы по финансово-расчетным опе­рациям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалте­рии. Документы по снабжению и сбыту — преимущественно работники ком­мерческих служб организации, а также работники учета (требования на от­пуск материалов и др.).

Оправдательные документы составляют и подписывают лица, ответствен­ные за осуществленный ФХЖ и его оформление. Они подтверждают совер­шение хозяйственного факта, а для материально ответственных лиц считают­ся оправданием в расходовании или получении ценностей. К ним относятся товарно-транспортные накладные, приемные акты на поступление матери­альных ценностей, кассовые ордера (рис. 18.3) и т.п. На основе данных доку­ментов делают записи на счетах бухгалтерского учета.

Документы бухгалтерского оформления составляются на основе распоря­дительных или оправдательных документов для систематизации учетных за­писей и определения корреспонденции счетов.

Они прилагаются к распорядительным или оправдательным документам и самостоятельного значения не имеют. Отдельно используются документы бухгалтерского оформления в том случае, когда бухгалтер составляет справки и расчеты на основе действующих инструкций о начислении амортизации основных средств, отчислений на социальное страхование и пр.

Комбинированные сочетают в себе разные виды документов, например, распорядительных и оправдательных (расчетно-платежная ведомость на вы­дачу заработной платы), оправдательных и бухгалтерского оформления (авансовый отчет) (рис. 18.4), распорядительных, оправдательных и бухгалтер­ского оформления (расходный кассовый ордер) (рис. 18.5). В последнем до­кументе сочетаются распоряжение на выдачу (подпись распорядителя), оп­равдание расхода денег кассиром (подпись лица, получившего деньги) и ука­зание корреспондирующего счета для записи операции. На практике, как правило, используются комбинированные документы, что упрощает их учет­ную обработку, сокращает количество документов и затраты на них.

По степени обобщения (порядку составления) документы подразделяются на первичного оформления и вторичные (сводные). Документы первичного оформления составляются в момент совершения факта хозяйственной жизни (приемные акты, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и рас­ходные накладные, кассовые ордера и др.). Примеры таких документов при­ведены на рис. 18.6 и 18.7. Вторичные (сводные) документы обобщают данные первичных документов. Например, материальный отчет склада, составлен­ный кладовщиком на основе приходных и расходных документов, приложен­ных к отчету; авансовый отчет, к которому прилагаются документы (проезд­ные билеты, квитанции об уплате за проживание в гостинице и т.д.).

По способу охвата фактов хозяйственной жизни документы классифици­руются на разовые и накопительные. Разовые документы служат для оформ­ления одного факта хозяйственной жизни (приходные и расходные кассовые ордера, требования на выдачу материалов и др.). Накопительные документы применяются для оформления нескольких однородных и периодически пов­торяющихся ФХЖ, например в течение недели, декады, месяца (накопитель­ный рабочий наряд, лимитно-заборная карта, отражающая многократный отпуск в течение месяца материалов со склада в цех, и др.).

По месту составления документы подразделяются на внутренние, оформ­ленные и применяемые внутри одного предприятия, и внешние, поступающие от других юридических и физических лиц. Внутренние документы: путевые листы, кассовые приходные и расходные ордера, акты, расчетно-платежные ведомости по заработной плате (рис. 18.8) и др. Внешние документы: товарно-транспортные накладные, счета-фактуры поставщиков, судебные и исполни­тельные документы и т.д.

По количеству учетных позиций документы бывают однострочные, содер­жащие одну позицию (наряд на выполнение какой-либо работы), и многост­рочные, состоящие из нескольких позиций и наименований (счет, товарно-транспортная накладная).

По характеру фактов хозяйственной жизни документы подразделяются на кассовые, банковские, материальные, расчетные.

Кроме того, документы различаются по авторскому составлению — на слу­жебные и личные, по степени типизации — на стандартные и нестандартные, по сроку исполнения — на срочные и несрочные, по подлинности составления — на подлинные и копии (дубликаты).